Azt kérdezed, miért fontos, hogy egy könyvelő jól tudjon írni, miközben az ő világa elsősorban számokból áll? Számos olyan helyzet adódik, amikor szöveget kell írni. Ilyenek a hírlevelek, vagy akár a havi értesítők a különféle befizetési határidőkről. Ha ezek a levelek hemzsegnek a hibáktól, miért higgye el az ügyfél, hogy az írója ért a számokhoz?

Egyre kevesebbet írunk kézzel, szinte minden üzenetet e-mailben vagy hírlevélben, digitálisan küldünk. Az elektronikai eszközök pedig kényelmessé tesznek, sokan azt hiszik, az automata hibajavítás vagy a predikatív szövegbevitel segítségével megfelelő anyagok készülnek. Így egyre kevésbé figyelünk oda a helyesírásra, sőt, az iskolákban végzett rendszeres felmérések azt mutatják, hogy a fiatalok körében fokozottan egyre gyakoribbak a helyesírási hibák.

Márpedig, ha egy üzleti, hivatalos vagy félhivatalos levelezés során a szöveg több hibát is tartalmaz, az megkérdőjelezi a küldő szakértelmét egyéb területeken is. Hiszen a helyesírás mindig is egy olyan alaptudás volt, amit elvileg már az általános iskolában el kellett mindenkinek sajátítania.

Lássuk, mik a leggyakoribb hibák, amik manapság a szövegekben jelentkeznek. Ami a leginkább problémát okoz, az a vesszők használata. Sok üzleti levélben is megfigyelhető, hogy az író nem jól tagolja a tagmondatokat, illetve nem mindenki tudja, mikor kell az és és vagy szavak elé vesszőt tenni. A szabály roppant egyszerű: amikor két különálló tagmondatot kapcsolunk össze, akkor kell vesszőt használni. Ezt onnét lehet felismerni, hogy minden tagmondatban van külön állítmány (durván leegyszerűsítve mindkettőben van ige, és nem ugyanaz). Ha pedig felsorolunk, akkor nem kell vessző. Például: almát vagy banánt veszek a boltban – ide nem kel vessző. Nem tudom, hogy boltba menjek, vagy otthon megnézzek egy filmet – ide kell vessző. Almát és banánt is veszek – nem kell vessző. Elmegyek a boltba, és utána otthon megnézek egy filmet – ide kell vessző.

Gyakori hiba, hogy az író oda tesz vesszőt, ahol úgy gondolja, hogy levegőt vesz vagy megáll épp gondolkodni – ez a szöveget olvasva úgy hat, mintha valaki adott mennyiségű vesszőt szeretne elszórni egy szövegben, gondolkodás nélkül.

Jellemző még az is, amikor az ember spontán írja a szöveget, de közben elkalandozik, vagy más irányt vesz az írás. Ha nem olvassa vissza, akkor az olvasó egyszer csak azt veszi észre, hogy megtörik a szöveg lendülete, egy új gondolat kezdődik, akár az alany és az állítmány is egész másra vonatkozik már, de csak megy tovább a mondat vagy 4-5 soron keresztül.

A többi esetben inkább egy-egy szóban fordulnak elő a hibák: j-ly, hosszú és rövid magánhangzók, mássalhangzók helyesírása gyakran megtéveszti az embert. Ha nem vagyunk biztosak abban, hogyan írnak egy szót, ellenőrizzük A magyar helyesírás szabályai című kézikönyvben, de az egyszerűbb szavak írását a neten is könnyedén megtalálhatjuk.

A mondatvégi írásjelek is gubancot okozhatnak, például, ha egy mondaton belül van kérdés is. „Érdeklődnék arról mikor zár be ma a bolt” – a mondat végére pontot kell tenni, ugyanis az állítmány az érdeklődnék, ez egy kijelentő mondat.

Mindig nagyon fontos, hogy egy elkészült írást olvassunk vissza, akár többször is. A Word helyesírásellenőrzőjére érdemes támaszkodni, ugyan nem minden hibás, amit aláhúz, és nem is minden hibát vesz észre, de a legtöbb esetben hasznos, ha azokat a mondatokat újra átolvassuk, ahol kék vagy piros aláhúzás szerepel. Fontos tudni, hogy a kék, dupla aláhúzás a nyelvhelyességi hibára utal, míg a piros hullámos vonal ott jelenik meg, ahol a Word nem ismerte fel a szót. Ez előfordulhat akkor, ha tulajdonnév vagy idegen, esetleg ritkán használt szó szerepel a szövegben, de félregépelések esetén is megjelenik.