Míg másfél évvel ezelőtt a gazdálkodók legtöbbje ellenségként tekintett az elektronikus számlázásra, manapság már egyre többen döntenek az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválásra való áttérés mellett. Ennek döntő oka, hogy egyszerűsödött a jogszabályi környezet, és a technikai megoldásokkal is gyorsan megbarátkoztak az üzleti élet szereplői.

Verseny határok nélküli: egységes európai megoldásokra van szükség

Az Európai Unió egyik legfontosabb törekvése a versenyképes, minden szempontból példamutató piacgazdaság kiépítése. Az Európa 2020 stratégia egy versenyképes európai szociális piacgazdaság jövőképét vázolta fel a XXI. századra vonatkozóan, és kiemelte a digitális társadalomban rejlő gazdasági és szociális előnyök teljes kiaknázásának szükségességét. Célul tűzte ki, hogy ehhez minden lehetséges segítséget megadjon a jogszabályi környezet kedvező átalakításával. Ennek megfelelően került kidolgozásra a 2010/45/EU tanácsi irányelv. Az irányelv megteremtette a papír alapú számlák és az elektronikus számlák egyenlő kezelését.

Költségcsökkentést eredményez

A folyamatszervezési és kényelmi szempontokon túl akár jelentős költségcsökkentés is elérhető az elektronikus számlázással. Olyan kiadások is megszűnnek vagy mérséklődnek, mint az irattárolást végző szolgáltató díja, a postaköltség, vagy a nyomtatási díjak.

Az áttérés ráadásul munkaerőt szabadít fel: az elektronikus számlázásra átállással bizonyos adminisztratív feladatok kiiktathatóvá válnak a számlafeldolgozási és tárolási folyamatokból. Ezzel mérséklődik a munkatársak leterheltsége, illetve a munkatársak ekképpen felszabaduló kapacitásai más feladatokra allokálhatók.

Az elektronikus számlának csak a megjelenése más…

Általánosságban fontos kiemelni, hogy a számláknak – függetlenül attól, hogy elektronikusak vagy papíralapúak – eredethitelesnek, sérthetetlennek és olvashatónak kell lenniük. A hitelesség-sértetlenség-olvashatóság hármas feltételrendszere az e-számlák esetében is előírás, de ez már előírás volt a papír alapú számláknál is. A számla hitelessége a kibocsátó hitelt érdemlő azonosíthatóságának biztosítását jelenti. Az adattartalom sértetlensége arra vonatkozik, hogy a számla tartalma nem változtatható meg. A számla olvashatósága az olvasható írásképre vonatkozik. Ezen követelményrendszernek a Társaság eleget tehet bármilyen olyan üzleti ellenőrzési eljárással, amely megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít a számla és a számlázott ügylet között, ugyanakkor az Áfa tv. a hitelesség és a sértetlenség biztosítására két módszert külön is nevesít – bár nem teszi őket kötelezővé. Ezek a minősített e-aláírás és az EDI rendszer.

A fentiekből tehát látható: ha a papír alapú számláink jelenleg megfelelő folyamatok szerint vannak kiállítva, ebben az esetben nagy valószínűséggel az elektronikus számláink is megfelelnek majd a jogszabályi előírásoknak.

Egyszerűsödött az elektronikus archiválás

Az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni (e-archiválás). Az e-archiválás szabályai 2018. július 1-jétől változtak, és az új Archiválási rendelet több módosítást is hozott:

Mindezek mellett a Társaság dönthet úgy is, hogy a papíralapú számlákat is elektronikusan kívánja archiválni. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítéskor a Társaság a papíralapú számlákról készített elektronikus másolatot záradékkal láthatja el, illetve az e-archiváláshoz szükséges egyéb elemeket szükséges elhelyezni a számlán.

A fenti lehetőségekkel az archiválási folyamatok is egyszerűsödnek, ami további költségcsökkentést eredményez, illetve további munkaerőt szabadíthat fel.

Ha egyszer bevezetésre kerül az elektronikus számlázás és az elektronikus archiválás folyamata, az mindenkinek: a tulajdonosoknak, az ügyvezetésnek és a munkavállalóknak is előnyt jelent. Érdemes tehát fontolóra venni az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválás lehetőségét!

* * *

Amennyiben kérdésed merül fel az elektronikus számlázással kapcsolatban, legyen az jogszabályi háttérre, az archiválásra, vagy a gyakorlati tudnivalókra vonatkozó akkor ajánlom figyelmedbe Dr. H. Nagy Dániellel közösen tartandó előadásunkat, melynek címe Elektronikus számlázás és elektronikus archiválás 2019, üzleti lehetőségek és újdonságok. A konferencia időpontja 2019. március 7., jelentkezni most még kedvezményesen tudsz.