Civil szervezetek alatt – jelen írásomban – elsősorban az alapítványokat és egyesületeket értem. Esetükben az évzárás több ponton is eltér a normál gazdálkodókhoz képest, mivel eltérő jogszabályi környezettel rendelkeznek.

Külön nehézséget jelent, hogy több törvény és rendelet is érinti, mind a számvitelüket, mind pedig az évzáráshoz kapcsolódó egyéb teendőiket. Éppen ezért a gyakorlatban nem egyszer egy-két feladat egyszerűen elmarad, kimarad, így talán nem hiábavaló, ha még egyszer összefoglaljuk ezeket a tételeket, számviteli oldalról megközelítve a kérdést.

A civil szervezetek esetében az első és legfontosabb dolog megemlíteni, hogy számvitelük alfája és omegája a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet (224/2000 Korm.rend.). Ugyanakkor elmondható, hogy minden olyan kérdésben, amelyet a kormányrendelet vagy a civil törvény másként nem szabályoz, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szv. tv.) általános szabályait kell irányadónak tekinteni!

A civil szervezetek egy része továbbra is vezethet egyszeres könyvvitelt naplófőkönyvi formában. Ezzel az opcióval kizárólag azok a szervezetek élhetnek, akik nem rendelkeznek közhasznú státusszal. A közhasznú státusszal rendelkező civilek kizárólagosan kettős könyvvitelt vezethetnek. A civil szervezetek mikrogazdálkodói beszámoló készítést nem választhatnak, mint ahogy továbbra sem élhetnek az eltérő üzleti év lehetőségével, tehát kizárólag naptári évben gondolkodhatnak!

Fentiek alapján a közhasznú szervezetek jelenleg az alábbi beszámolási formák közül választhatnak:

1. Egyszerűsített beszámoló a kormányrendelet 1. és 2. sz. melléklet szerinti formában, egyszeres könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány-megfelelés: PK-141.
2. Egyszerűsített éves beszámoló a kormányrendelet 3. és 4. melléklete szerinti formában, a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány megfelelés PK-142.
3. Számviteli törvény szerinti éves beszámoló a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány külön erre a célra jelenleg nincs, problémát okozva a letétbe helyezésnél. Azon civilek részére, akik ezt a formát választották, és elektronikus letétbe helyezésre kötelezettek, javaslom a PK-142-es nyomtatvány garnitúra egyéb csatolmányaként közzétenni az éves beszámolót.

A többi esetben is probléma, hogy – noha mind a kormányrendelet mind a számviteli törvény csak tartalmilag köti meg a beszámolók sémáját – az elektronikus letétbehelyezést jelenleg nem lehet kivitelezni, csak olyan ÁNYK nyomtatványokkal, melyeknek legfeljebb a csatolmánya lehet az általunk elkészített formátum.

A beszámoló letétbe helyezési határideje május 31-e, amit az Országos Bírói Hivatalnál (OBH) kell teljesíteni. A letétbe helyezés kötelezően elektronikus azon szervezetek részére, akik közhasznú státusszal rendelkeznek, vagy a szervezet típusa miatt kötelezettek erre. Mindazon szervezetek, akik egyik körbe sem tartoznak az előzőkben említettek közül, a letétbe helyezést papír alapon is megtehetik.

Letétbe helyezni a jegyzőkönyvet és a beszámoló-elfogadó határozatot nem kötelező, de nem is tilos! Önmagában az a tény, hogy az elfogadó jegyzőkönyv letétbe helyezése nem kötelező, még nem jelenti azt, hogy a jegyzőkönyv felvételétől és a beszámoló elfogadásától el lehetne tekinteni.

Sajnos még mindig nagyon sokszor probléma és típushiba a közhasznú státusz és a közhasznú tevékenység nem megfelelő elkülönítése a gyakorlati életben, így erre célszerű külön kiemelt figyelmet fordítani úgy a könyvvezetés, mind a beszámoló készítés folyamán.

Közhasznú tevékenységet közhasznú státusz hiányában is lehet végezni, tehát hangsúlyozom, a közhasznú státusz nem egyenlő a közhasznú tevékenységgel! Ugyanakkor nagyon fontos figyelni arra a tényre, hogy mi is a közhasznú tevékenység fogalma – ennek ugyanis a NAV 1% fogadása tekintetében is kiemelt szerepe van – és az alapító okirat, alapszabály megújítása okán is foglalkozni kell vele.

A közhasznú tevékenységgel kapcsolatosan típushiba a beszámoló készítés során, hogy sem a közhasznú tevékenység bevételei, sem a közhasznú tevékenység ráfordításai soron nem szerepeltetnek adatokat, ezáltal veszélyeztetve pl. a NAV 1%-ból eredő összegek jogosságát.

A beszámoló részeként minden civil szervezet kötelezően közhasznúsági mellékletet készít – függetlenül a közhasznú jogállás fennállásától – és ezt a beszámolóval együtt letétbe kell helyeznie. Cél a közhasznúsági paraméterek hosszú távú vizsgálhatósága. Sok esetben – a nem közhasznú jogállású civileknél – ennek közzététele egyszerűen elmarad, mondván nincs benne adat. Ezzel én nem értek egyet, tekintve hogy a közhasznúsági melléklet adattartalma között szerepel a cél szerinti tevékenységek kibontása is. Cél szerinti tevékenysége pedig minden szervezetnek van, még közhasznú tevékenység híján is! Ha nem lenne cél szerinti tevékenysége, akkor nem beszélhetnénk civil szervezetről!

A kettős könyvvitelt vezető civileknek még kiegészítő melléklet-készítési kötelezettsége is keletkezik, mely alatt – amennyiben a kormányrendelet szerinti beszámolást választotta – nem a hagyományos értelemben vett kiegészítő mellékletet, hanem a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet szerinti kiegészítő mellékletet kell érteni, ami tulajdonképpen a szervezet által kapott támogatásokról szól, támogatásonkénti bontásban.

Apropó támogatás! A támogatás fogalma nem egyenlő az adomány fogalmával, mely fogalmak keveredésből szintén sok probléma származik. A kiegészítő mellékletben a támogatások forrását is be kell mutatni. Erre utalást jellemzően a támogatási szerződésben, vagy az ahhoz kapcsolható tetemes dokumentációban találhatunk.

Sajnos nem minden támogatás, ami elsőre annak látszik. A támogatások kezelése tekintetében sok esetben a tőketartalékba érkező támogatásokat kezelik rosszul a civilek, mégpedig bevételként. Az ilyen típusú támogatásokból sosem lesz bevétel – megjegyzem, a normál cégeknél sem -, ezek tőketartalékba érkeznek, és egész addig, míg bármilyen szankció felmerülhet velük kapcsolatban – pl. visszafizetés – a lekötött tartalékba kell átvezetni.  Nagyon fontos, hogy – véleményem szerint – támogatást és annak elszámolását a támogatási dokumentáció ismerete nélkül jól könyvelni nem is lehet.

További típushiba, hogy a civil szervezeteknél rendre elmarad a “természetben” kapott tételek könyvelésben történő lekövetése – sokszor még a bizonylatolása is -, pedig ez mind a nyújtónak, mind pedig a fogadó civilnek is fontos lehet! A civil szervezet szempontjából sok esetben nem mindegy, hogy mennyi a kimutatott bevétel – a megfelelő arányszámok biztosításához -, hogy csak a vállalkozási tevékenységet folytatókat említsem.

Mi is lehet ilyen tétel? Például a busz ingyen használata a nyugdíjas kiránduláson, a terem biztosítása az alapítványi bálhoz, stb..

Költség elszámolási oldalon is több kérdés tisztázandó egy civil életében, mert sem a költség típusa, sem annak volumene nem mindegy!

Például egy iskolát támogató alapítvány számítógépeket szerez be. Ezt hogyan könyveljük? Először is minősíteni kell az esetet. Az első és legfontosabb kérdés: kinek a tulajdona a számítógéppark? Ha átadja az iskolának, akkor rögtön költségként jelentkezik ez a beszerzés az alapítványnál, és a könyveiből ez által ki is kerül. Ha az alapítvány csak használatba adja az iskolának ezeket a gépeket, akkor tárgyi eszközként tartja nyilván és értékcsökkenésként kerül a könyvekből kivezetésre, adott esetben akár több év alatt. Eredmény szempontjából ez egyáltalán nem mindegy!

Még egy civilekre jellemző tétel: a közérdekű önkéntes tevékenység “ellenértéke”. Bár meglátásom szerint könyvelése nem kötelező, ugyanakkor sok esetben jól jöhet. Amennyiben viszont elszámoltuk – pl. egy pályázatnál -, akkor nem tekinthetünk el a lekönyvelésétől sem, melynek a számítási metódusa az alábbi:

A mindenkori kötelező legkisebb havi munkabér (minimálbér) százhatvanad részét kell figyelembe venni, a 2016-os minimálbér alapján, mely 111 000 Ft/hó, 693,75 Ft/óra. Könyvelési bizonylat: időszakonként kimutatás alapján. Könyvelése: T55 – K96.

Fel kell, hogy hívjam ismételten a figyelmet arra, hogy a számviteli törvény hatálya alatt álló civil szervezet, az abból fakadó egyes kötelezettségeitől, mint például átértékelés, időbeli elhatárolás nem tekinthet el!

A civil szférában jellemző az ún. származtatott jogi személyek, jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységek létrejötte. Ilyenek pl. egy alapítvány óvodái, iskolái, vagy egyes helyi szervezetek.  Mellettük sem mehetünk el szó nélkül, különösen azért, mert két éve közzétételi kötelezettség is tapad beszámolóikhoz!

Felhívom a figyelmet, hogy az új Polgári Törvénykönyv (Ptk.) hatályba lépésével egyidejűleg jelentősen változtak egyes felelősségi, garanciális szabályok, így mostanra egyértelmű, hogy az intézmény gazdálkodásáért a fenntartó is felelősségre vonható, illetve tartozás esetén a fenntartó is szankcionálható. Így meglátásom szerint folyamatosan biztosítani szükséges, ezen intézmények gazdálkodásának ellenőrzését, ami a fenntartó kötelessége! Azt gondolom, hogy éppen ezen szabályrendszer miatt a fenntartóknak kiemelt figyelmet kell fordítaniuk szervezeteik számvitelére, beszámolójára. A beszámoló elfogadása itt – véleményem szerint – két szinten történik: intézményi szinten az intézményi vezetés által, majd fenntartói szinten a fenntartóra vonatkozó szabályrendszer kereteinek megfelelően.

Számvitelüket tekintve – bár sehol nincsen taxatíve leírva – a logika szabályaiból az következik, hogy az intézmények és egyéb származtatott jogi személyek is hasonlóan célszerű, hogy vezessék könyveiket, elszámolásaikat, mint fenntartójuk.

Tehát, ha fenntartó egyszeres könyvvitelt vezet, akkor az intézmény is, ha a fenntartó kettős könyvvitelt visz, akkor az intézménynek is célszerű azt vezetnie. Az intézmény elvileg külön jogi személy, önálló elkülönült könyvvezetéssel.

Ejtsünk néhány szót a nonprofit gazdasági társaságokról is! Ők számviteli szabályrendszerüket nézve nincsenek a civilekre vonatkozó számviteli kormányrendelet hatálya alatt, tekintve, hogy elsősorban gazdasági társaságoknak minősülnek.

Két típusuk létezik: a közhasznú jogállású, és az ilyen jogállással nem rendelkező nonprofit gazdasági társaság. Ez utóbbi esetben – amikor közhasznú jogállás nincs – a beszámolás technikailag ugyanúgy működik, mint egy normál gazdasági társaság esetében, még az társasági adóbevallás is. Ugyanakkor azon nonprofit gazdasági társaságok, akik közhasznú jogállással rendelkeznek – a beszámolójukon túl -, közhasznúsági melléklet készítésére és letétbe helyezésre is kötelezettek. A közhasznúsági mellékletet az IRM rendszerén keresztül, a beszámoló részeként, a kísérőlapon ennek tényét jelölve tehetik közzé!

Bár jelen cikkemben főleg számviteli és beszámolás technikai szempontból közelítettem meg a civil szervezeteket, azért fontos megjegyezni, hogy nincs évzárás náluk sem társasági adó, iparűzési adó, statisztika és sok esetben KOZ nyomtatvány nélkül.

* * *

Ha részletesebben is érdekelnek a civilek zárási feladatai, akkor jelentkezz április 28-ig kedvezményesen a Nonprofit szervezetek III. címmel május 5-én a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is megvitathatjuk felmerülő kérdéseidet.