Egyéni vállalkozóként a járművek üzemeltetésével kapcsolatos üzemanyagköltség elszámolása gyakorta okoz fejtörést. Általános kérdésként merül fel, hogy „kinek a nevén lehet az autó”, hogy „milyen típusú üzemanyag számolható el”, hogy „mennyi üzemanyagköltséget vehetek figyelembe”, stb. Előző cikkemben az értékcsökkenési leírást már tárgyaltam, a következő részben olvashatunk majd a többi költség (fenntartási, javítási, felújítási és egyéb) elszámolhatóságáról. Ebben a cikkemben csak az üzemanyagköltségről kívánok szót ejteni, a tisztánlátás kedvéért szeretném egy kicsit alaposabban körbejárni a témát!

Az egyéni vállalkozók esetén a járművek költségelszámolásával kapcsolatos tudnivalókat egyrészt a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) mellékletében, másrészt a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben (Kormányrendelet) találjuk.

Költséget elszámolni egyéni vállalkozó esetén nem csak az saját tulajdonában lévő járműre lehet, hanem a házastársa tulajdonát képezőre is. Zárt végű lízingbe vett járműnél ugyanezen feltételekkel számolható el költség. Mindkét esetben előfeltétel, hogy kizárólag üzemi célt szolgáljon a jármű. Amennyiben az egyéni vállalkozó személygépkocsi-bérbeadó vagy személyszállító tevékenységet folytat, a tevékenység tárgyát, illetve eszközét képező személygépkocsival kapcsolatos költségelszámolásra is az itt leírtakat kell alkalmazni, amennyiben az egyéni vállalkozó az adott járművet más célra részben sem használja, és üzleti nyilvántartásai ezt egyértelműen alátámasztják. Ezt utóbbi meghatározást nevezzük „kizárólag üzemi célú” felhasználásnak.

Az üzemanyag elszámolás tekintetében az egyéni vállalkozók az alábbi két, általuk választott módszer közül választhatnak. Közös feltétel, hogy a választástól az adott naptári negyedéven belül nem lehet eltérni.

1. Az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság honlapján közzétett üzemanyagár alapján történő költségelszámolás

Amennyiben az egyéni vállalkozó az üzemanyag általános forgalmi adóját levonásba helyezi, abban az esetben ez a módszer – értelemszerűen – nem választható, hiszen az áfa levonhatóságának tárgyi feltétele a számla megléte.

Az üzemanyag-fogyasztási normát a Kormányrendelet szerint az adott gépjárműre a Kormányrendeletben meghatározott szempontok figyelembevételével vagy egyedi normaképzési módszerrel számolhatjuk ki, vagy pedig a 4.§ szakaszban található egyszerűsített elszámolás alkalmazásával. A 4.§ szakasz átalányban rögzíti a norma szerint elszámolható üzemanyag mennyiséget benzin-, illetve gázolajüzemű gépjárművek tekintetében külön-külön, a hengerűrtartalom nagysága szerinti bontásban. Ez alapján:

A Kormányrendelet meghatározza többek között a segédmotorokra vonatkozó átalányt is és találunk például korrekciós lehetőséget a gépjármű-oktatást végzőkre vonatkozóan is. Esetükben a fenti táblázatban meghatározott alapnorma átalányt 1,8-es szorzóval korrigálhatjuk, azaz 180%-os mértékben számolhatjuk el a költségek között.

A költségelszámolás módja pedig a következő: amennyiben jogosultak vagyunk az átalánynorma szerinti üzemanyagköltség elszámolására, első lépésben meghatározzuk, hogy az adott gépjárműnek a fenti táblázatok alapján mennyi a norma szerinti üzemanyag átalány.

Következő lépésként megkeressük az adóhatóság honlapján közzétett, az adott hónapra előírt üzemanyagárat és az adott hónapban megtett kilométer mennyiség alapján kiszámoljuk az adott hónapban figyelembe vehető üzemanyagköltséget. Ez az elszámolás lesz az alapbizonylata az üzemanyagköltségünk könyvelésének, ezért fontos elévülési időn belül megőrizni a kapcsolódó bizonylatokkal (útnyilvántartás/menetlevél, az adóhatóság honlapján található üzemanyagár, stb.) együtt.

2. A számlával igazolt üzemanyag-vásárlás alapján történő költségelszámolás

Amennyiben az egyéni vállalkozó nem a norma szerinti költségelszámolást választja, illetve azt nem választhatja, számlával kell igazolnia az üzemanyag beszerzéseit. Ez esetben viszont a számla szerint elszámolt üzemanyag mennyiség nem haladhatja meg a norma szerint elszámolható mennyiséget. Ez tehát azt jelenti, hogy a norma szerinti üzemanyag-elszámolást akkor is bizonylatolni kell (azaz az 1. pontban meghatározott módon nyilvántartást kell vezetni a norma szerint elszámolható üzemanyagról is), ha számla alapján történik a költségelszámolás. Ez esetben a számla lesz a könyvelésünk alapbizonylata, a mellékelt norma szerinti elszámolás pedig bizonyítani fogja, hogy a számlán szereplő üzemanyag mennyiség nem haladja meg a norma szerinti mennyiséget. Ellenkező esetben a költségek között csak a norma szerint kimutatott mértékig lehet figyelembe venni az üzemanyag mennyiségét, azaz a könyvelésbe csak ilyen mértékig állíthatjuk be.

Fontos azonban a költségelszámolás maximumát elkülöníteni az általános forgalmi adó levonhatóságától, ugyanis: amennyiben az egyéni vállalkozó jogosult az adott számlán szereplő áfát levonásba helyezni, az akkor is teljes egészében levonható, ha a rajta szereplő üzemanyag mennyiség nem számolható el teljes egészében, hiszen az általános forgalmi adóról szóló előírások nem írnak elő erre az esetre korlátozásokat.

Ne felejtsük el azt sem, hogy amennyiben az egyéni vállalkozó nem jogosult áfalevonásra, akkor a számla szerinti áfával növelt, bruttó ár adja majd ki adott esetben az üzemanyagköltséget.

* * *

Legyél az elsők között! Írd be tavaszi konferenciáink dátumait már most a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016 – TAVASZ