Sajnos bármikor úgy hozhatja az élet, hogy egy szeretett kolléga, aki kiváló munkaerő, kiesik hosszabb időre a munkából. Az élet azonban megy tovább, a feladatokat el kell látni. Mi ennek a leghatékonyabb módja?

Sokféle helyzet adódhat, ami miatt valaki hosszú hetekig nem tud dolgozni: bárányhimlős lesz sorban az összes gyerek (ez gyerekenként két hét kiesést jelent egy anyukának), kórházi kezelésre kerül sor (ez egyes betegségeknél akár 5-6 hét is lehet), síelés közben eltöri a lábát valaki, esetleg műteni is szükséges (itt szintén 4-6 hét a gyógyulási idő), vagy hirtelen kiderül egy állapotos kollégáról, hogy veszélyeztetett terhes. Ezek mind olyan szituációk, amik váratlanul következnek be, senki sem tud előre tervezni, csak jön egy reggel a telefon, hogy baj van.

A munkahelyen azonban nem állhat meg az élet, azonnal kell gondoskodni a kolléga pótlásáról. Többféle megoldás is létezik, érdemes mindig azt választani, ami az irodának és a munkatársaknak is a leginkább megfelelő.

Szerencsés – és ritka – helyzetben van olyan ismerőse valakinek, aki szabadúszóként dolgozik vagy épp most keres állást, és így egy pár hétre, szerződéssel foglalkoztatható. Az is sokszor segítség, ha sikerül egy egyetemistát megkérni az alkalmi munkára, aki segít az adatrögzítésben, szkennelésben, nyomtatásban, elintézi a szükséges telefonokat, megfogalmazza az emaileket. Ez esetben a meglévő kollégák az egyszerűbb feladataikat át tudják adni olyan mértékben, hogy a felszabaduló idejükben közösen el tudják látni a kieső kolléga munkáját is.

Ha erre nincs lehetőség, akkor szét kell osztani a feladatokat átmenetileg a kollégák között. Ez olyankor működik, ha épp nincsenek annyira leterhelve az emberek, nem közeleg valamilyen adózási határidő. A legegyszerűbb, ha ügyfelek alapján történik a bontás, de vannak olyan feladatok, amikor a részfeladatok szerinti kiosztás működik jól.

Nagy segítség, ha a távollévő kolléga legalább telefonon keresztül elérhető és tud segíteni abban, mit hol kell keresni, milyen rendszer szerint találják meg a kollégák az anyagokat, mire kell figyelni. Ha azonban erre nincs lehetőség, például, mert az illető kórházban tartózkodik és nagyon beteg, akkor segít, ha a munkahelyen eleve van egy átlátható munkamenet, amit mindenkinek követnie kell.

Ilyen például az egységes mapparendszer, amikor minden almappának ugyanaz a neve, ugyanaz a struktúrája, így egy másik kolléga is azonnal átlátja, mit hol kell benne keresnie. Szintén nagy segítség, ha az ügyfelek vagy projektek kapcsolattartójának elérhetősége egy mindenki által elérhető helyen van összegyűjtve, és minden egyes ügyfélről és projektről van egy rövid, lényegre törő leírás azzal kapcsolatban, hogy mi a pontos feladat, amire megbízást adott. Ezek a kapaszkodók mind fontosak a gördülékeny helyettesítés érdekében.

Nálatok hogyan oldjátok meg egymás helyettesítését? Volt már példa arra, hogy hosszú időre kiesett valaki? Mit tettetek? Írjátok meg nekünk!