Vannak emberek, akik attól érzik fontosnak magukat, hogy mindig ezer dolguk van, rohannak, levegőt venni sincs idejük. Mások számára viszont az a fontos, hogy a munka mellett legyen idő a családra, a kikapcsolódásra is. Vajon a kétféle embertípus közül melyik végzi el a több munkát? Eláruljuk, egyik sem! A különbség annyi, hogy az, aki a munka mellett másra is akar időt szakítani, sokkal hatékonyabban, kevesebb idő alatt végzi el ugyanazokat a feladatokat.

Mit is jelent a hatékony munkavégzés fogalma? Biztosan te is érezted már azt, hogy ülsz a laptopod felett, és csak nézel ki az ablakon, álmodozol, mert úgy érzed, semmi erőd, hogy elvégezd az épp aktuális feladataidat. Ha viszont pörögsz, és tudod, hogy adott időre le kell adnod valamit, ha akarod, meg tudod csinálni.

A lényeg tehát az elhatározás, a fókuszáltság és a motiváció. Egy kutatás szerint egy átlagember 90-120 percen át képes maximális figyelemmel végezni egy tevékenységet. Ezt követően váltásra, pihenőre van szükség. Ha a munkával töltött időt növeljük, akkor nem a hatékonyságot növeljük. Épp ellenkezőleg, a túlzásba vitt munka figyelmetlenné, fáradékonnyá, hosszú távon beteggé tesz.

Hogyan lehet növelni a hatékonyságot?

Először is, listázd a feladatokat, és minden tétel mellé szabd meg az időkeretet, amennyi perc/óra alatt az adott feladat elvégezhető. Legyen egy stratégiád, lásd át a feladatmennyiséget!

Fogjatok össze, és cégszinten szüntessétek meg a felesleges meetingeket! Mindenki a saját feladataival foglalkozzon, általános ügyekről pedig elég körmailben vagy havonta egyszer tájékoztatni a munkatársakat. A felesleges megbeszélések, emailek olvasásának kiiktatásával rengeteg idő szabadul fel, amit hasznos munkavégzésre lehet fordítani.

Felejtsd el a multitaskingot! Lehet, hogy büszke vagy arra, hogy egyszerre több dologra is tudsz figyelni, de ez a munkavégzés során nem mindig hatékony. Egyszerre csak egy feladattal foglalkozz, és ne szakítsd azt félbe, amíg el nem végezted. Közben ne telefonálj, emailezz, mert ahhoz át kell állítani a gondolataidat egy másik projektre. Kizökkensz, amitől máris lelassulsz.

Ami nem a te munkád, vagy egy alacsonyabb beosztású kolléga is el tudja végezni, azt add át másnak. Nem kell mindig mindent neked megcsinálni, csak azért, mert szereted kézben tartani a dolgokat. Hidd el, a másik kolléga ugyanolyan lelkiismeretesen elvégzi a feladatot.

Kommunikálj megfelelően! Ahelyett, hogy csapkodsz és fújtatsz, mert ötpercenként kérdez valaki valamit, jelezd a kollégák felé, hogy most szeretnél 30 vagy 60 percen keresztül a feladatodra koncentrálni. Kérd meg őket, hogy a határidő leteltéig ne kérdezgessenek vagy jöjjenek oda hozzád mesélni, utána viszont állj a rendelkezésükre, addig legalább pihensz egy kicsit.

Mindennek legyen meg a helye. Ha sok időt elvesztegetsz a számlák keresgélésével, a saját és a kollégáid munkaidejét is növeled. Ha tudod, hova nyúlj, értékes perceket nyersz.

Tudd abbahagyni a munkát! Ha fáradt vagy, pihenésre van szükséged. Inkább állj le, kapcsolódj ki egy kicsit, sétálj, mintsem órákon át ülj az asztal fölött merengve.

Ha jól csinálod, jut elég idő a családra, szórakozásra vagy a hobbidra is. Ne feledd, az élet nem egyenlő a munkával, viszont a hatékony munka mellett arra jut időd, amire csak akarod. Így kiegyensúlyozottabb, boldogabb leszel, és ez hosszú távon a munkádon is meglátszik, elégedettebbek lesznek veled főnökeid.