Ahhoz, hogy egy vállalat vagy cég lépést tudjon tartani a piacon, mind több eszközre és technikára van szüksége.

Az újonnan belépő munkavállalók számára már szinte alapelvárás a mobilitás, a rugalmas munkavégzés. Ehhez egyre több digitális eszközre és automatizált rendszerre van szükség, amit ráadásul biztonságosan is kell kezelni, hogy az adatokat megvédjük az illetéktelenektől.

Mindent mérni kell

Mérni kell az eltöltött munkaórát éppúgy, mint a dolgozók és az ügyfelek elégedettségét. Rengeteg adat képződik, amit folyamatosan elemezni kell, hogy a legapróbb változások se kerüljék el a cégvezetők figyelmét. A negatív tendenciák nem csupán munkaerővesztéssel, de ügyfélvesztéssel, ezáltal pedig bevételcsökkenéssel is járnak.

A rengeteg adat azzal is jár, hogy kidolgozott archiválási rendnek kell lennie. Hol találhatók azok az adatok, amelyek egy ügyfél aktuális feladataival kapcsolatosak? Hol vannak ugyanazon ügyfél korábbi években termelődött adatai, információi? És hol vannak azoknak az ügyfeleknek az adatai, akik már nem ügyfelek?

Fontos azt is meghatározni, mely információkhoz kik férhetnek hozzá? Az adatokhoz való hozzáférést egy cégnél engedélyeztetni kell, jó, ha nem lát mindenki mindent, viszont a szükséges információkat távolról is el kell érni.

Sok cég emiatt a felhőben tárolja az adatokat. Megfelelő biztonsági kulccsal elérhető, hogy az adatok biztonságban legyenek, minden mappához csak a szükséges számú kolléga férjen hozzá. Például akár Dropbox-szal is megoldható, hogy mindenki csak annyi adathoz férjen hozzá, amennyihez szükséges.

A biztonság mindenekelőtt

A céges laptop és mobiltelefon, valamint a saját eszközök használata fontos kérdés, amire szabályokat kell hozni. Milyen adatok tárolhatók a céges eszközön? Használhatók-e magán célra is? A saját tulajdonban lévő eszközökről elérhetők-e a céges adatok?

Nagyon fontos például, hogy ha egy munkavállaló a saját eszközeiről is hozzáfér a céges anyagokhoz, akkor a megfelelő adatbiztonság például a vírusvédelemre is kiterjedjen. A legtöbb vírus ugyanis így fér hozzá a céges rendszerhez – külső, nem jól védett eszközökön keresztül. Fontos a jelszóval való védettség is, hogy például egy munkavállaló gyereke a szülő mobilján, laptopján játszva ne férhessen hozzá céges adatokhoz.

Mit tehetünk?

A szervezeti és működés szabályzatnak minden részletre ki kell terjednie. Kik, milyen adatokhoz férhetnek hozzá, mely eszközökről. Külön szabályokat kell hozni a vírusvédelemről éppúgy, mint a céges kapcsolattartásról, aminek ma már arra is ki kell terjednie, hogy a munkatársak milyen chat alkalmazásokon keresztül beszélhetnek céges dolgokról, például csak emailben lehet érintkezni vagy Messengeren keresztül is küldhetnek egymásnak üzenetet?

Egy ügyfél bizalmát jelentősen elősegíti, ha a gyors és pontos munkavégzés mellett azt látja, hogy cégadatai, személyes adatai biztonságban vannak.