Ahol több kolléga dolgozik egy irodában, ott óhatatlanul is hallják az emberek egymás telefonbeszélgetéseit. Nem mindegy ezért, hogyan intézzük hivatali és magánbeszélgetéseinket.

Magánbeszélgetések

Egy közös térben, mint amilyen az iroda, csínján kell bánni a magáncélú beszélgetésekkel. Ez ugyanis egyáltalán nem tartozik a munkatársakra, sőt, vannak helyzetek, amikor épp ők nem kíváncsiak ezekre a beszélgetésekre. Például a nagyothalló nagyszülőket semmiképp se a kollégák mellett ülve hívjuk fel, mert garantáltan mindenki abbahagyja a munkát, és sírva fog nevetni, amíg próbáljuk elmagyarázni a nagyinak, hogyan használja a tévé távkapcsolóját.

Amire szintén senki sem kíváncsi, az a szerelmünkkel folytatott beszélgetés. Különösen kerüljük „a nem, én jobban szeretlek” és a „te tedd le előbb, jaj, nem is tetted le!” típusú beszélgetéseket, amitől mindenkinek a haja is égnek áll. Párunkat otthon biztosítsunk szerelmünkről, és magyarázzuk el, hogy napközben nem tudunk beszélgetni, csak akkor, ha elhagyjuk az irodát.

Természetesen előfordulhatnak olyan helyzetek, hogy le kell bonyolítanunk egy hívást. Például fel szeretnénk hívni a gyereket, hogy hazaért-e a suliból, meg szeretnénk kérni a párunkat, hogy ő vásároljon be hazafelé. Ha van rá lehetőség, hagyjuk el a közös irodát, beszéljünk a konyhából, kertből. Ha mégis az asztalunknál maradunk, beszéljünk csendesen és röviden. Kezdjük azzal a beszélgetést, hogy az irodából telefonálunk, így a készülék másik végén sem fognak csodálkozni, hogy szokásunkkal ellentétben miért nem gügyögünk és becézgetünk (már, ha éppen otthon ezt tesszük).

Hivatalos telefonok

Attól, hogy ügyfelet hívunk, még szintén nem kell harsánynak lennünk, hogy a hívás alatt senki más ne tudjon a munkájára koncentrálni. Természetes, hogy ilyen alkalmakkor az asztalunknál ülve maradunk, hiszen szükségünk van a laptopunkra, asztali számítógépünkre, a jegyzeteinkre vagy az előkészített számlákra, amelyekre hivatkozni szeretnénk.

Azonban mindig gondoljunk arra, hogy pár perc múlva egy másik kolléga fog telefonálni, amikor épp mi végzünk odafigyelést igényló feladatot, és minket is zavarna egy hangos beszélgetés. Érthetően, de ne harsányan intézzük hát a hívást. Szorítkozzunk a lényegre, csak addig tartson a beszélgetés, amennyi ideig a fennálló problémát, kérdést meg tudjuk beszélni.

A multinacionális cégeknél paravánokkal szokták leválasztani az asztalokat, amelyeknek minimális hangszigetelő hatása van, erre kisebb irodákban nincs lehetőség, sokszor összetolt asztalok mellett ülve telefonálunk.

Egy másik hiba, ha a hívás közben szórakoztatjuk a munkatársakat. Lehet, hogy nem a kedvenc ügyfelünkkel beszélgetünk, de ha közben grimaszolunk, vicces rajzokat firkálunk a white board-ra, garantáltan elkezdenek a kollégák kuncogni, nevetni, esetleg megjegyzéseket is tesznek. Ezek ugyanúgy behallatszanak a telefonba, és egyenes út vezet ahhoz, hogy elveszítsük az illető ügyfelet. Beszéljünk úgy, olyan stílusban, modorban, mintha személyesen ott lenne az illető előttünk. Így az ügyfél is érzi a figyelmet, odafigyelést, és mi sem vétünk hibát.