A munkavégzéshez kapcsolódó munkáltatói költségtérítés számos formában adható. Az utazással kapcsolatban keletkező költségek egy részét a munkáltató köteles megtéríteni, másik részét pedig megtérítheti, ha belső szabályzatában erről rendelkezett.

Előző cikkemben a munkavállaló heti hazautazásával kapcsolatos költségtérítés szabályokat jártam körbe. Mostani írásomban a kiküldetéshez kapcsolódó költségtérítés szabályok kerülnek ismertetésre.

A kiküldetés fogalma

A költségtérítések adózási kérdéseinek megfejtéséhez a kiküldetés (kirendelés) fogalmának tisztázása az egyik legfontosabb kérdés. Az Szja tv. 3. § 11. pontja kiküldetésnek (kirendelésnek) minősíti a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést (pl. tárgyalás, ellenőrzés, értekezlet, konferencia, szakmai út stb.). Kiküldetésről tehát akkor beszélünk, amikor a munkáltató elrendeli a munkavállalója számára, hogy a munkaszerződésében rögzített munkahelyétől eltérő helyen végezzen munkát.

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) külön definiálja a külföldi kiküldetést. E szerint külföldi kiküldetésnek minősül a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást [Szja tv. 3. § 12.]. Külszolgálatnak minősül a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés [Szja tv. 3. § 13.].

A kiküldetéshez kapcsolódó utazás történhet:

• tömegközlekedés igénybevételével (távolsági autóbusszal, vonattal, repülővel, esetleg hajóval, helyi közösségi közlekedéssel),
• a munkáltató tulajdonában lévő személygépkocsival vagy
• saját tulajdonú személygépkocsival.

A munkáltatónak belső szabályzatban kell rögzítenie, hogy kiküldetés esetén miként határozzák meg az igénybe vehető gépjármű típusát és komfortfokozatát. A munkáltató rögzítheti, hogy pl. első osztályon történő utazásra jogosító vasúti jegyet nem térít.

Tömegközlekedési eszköz igénybevétele

Tömegközlekedési eszköz igénybevétele estén a munkáltató köteles megtéríteni a jegy árának 100 százalékát. A tömegközlekedési költségek megtérítése mentes a személyi jövedelemadó alól.

A tömegközlekedési eszközök igénybevételére jogosító jegyek ára (pl. repülőjegy, hajójegy) étkezési költség is beépülhet. Ugyancsak megjelenhet a hálófülke használatának ára a nemzetközi vasúti közlekedés esetében. Az Szja tv. 7. § (1) bekezdés q) pontja alapján nem kell jövedelmet számolni a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékéből, ideértve a szokásosan, a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét. A nemzetközi vasúti közlekedésben indokoltan igénybe vett hálófülke költségének megtérítése sem keletkeztet adóköteles jövedelmet sem a munkavállalónál sem a munkáltatónál.

Saját tulajdonú gépjármű használata

A munkavállaló a kiküldetéshez kizárólag saját tulajdonában lévő gépjárművét használhatja. Ezzel kapcsolatban a munkáltató nem dönthet másképpen. Saját tulajdonú gépjárműnek a munkavállaló, illetve házastársa tulajdonában, lízingelésében lévő gépjármű minősül. A magánszemélynek a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát – az Szja tv. bizonylat megőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával – a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel kell igazolnia, amelyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni.

Gépjárműhasználat esetén a térítendő költségek három részre bonthatók:

• üzemanyag költség,
• gépjárműhasználat költsége,
• egyéb felmerülő költségek.

Az utazáshoz kapcsolódhatnak egyéb költségek is, mint pl. komphasználat, úthasználat, a parkolás, garázsbérlet, utas- és poggyászbiztosítás.

Az úthasználati díjra fordított kiadásból a magánszemély saját (vagy bérelt) személygépkocsijának hivatali, üzleti használata esetén a matrica érvényességi időszakában – útnyilvántartással alátámasztott tételes kimutatás alapján, a díjköteles útszakaszon hivatali, üzleti célból megtett utakra – számolhat el költséget.

A saját tulajdonú gépjármű használatának engedélyezése során kérdésként merülhet fel a casco biztosítás megléte. A munkáltatónak el kell döntenie, hogy a teljes körű casco biztosítás meglétét megköveteli vagy sem. Amennyiben a munkáltató kötelezi munkavállalóját casco biztosítás megkötésére, akkor annak díját is köteles megtéríteni. Természetesen nem az éves díjról van szó. A casco biztosítás határozott időre is köthető.

Az utazásokhoz kapcsolódhat kockázati élet -, baleset- és egészségbiztosítás is. A biztosításokkal kapcsolatban megjegyzendő, hogy Szja tv. 1. sz. mell. alapján a munkáltató által fizetett kockázati biztosítás (jelen esetben balesetbiztosítás) díja a minimálbér 30%-áig mentes az szja alól. A minimálbér 30%-át meghaladó biztosítási díj 1,19-szerese után a munkáltató 15% szja és 27% eho fizetésére kötelezett.

A kapcsolódó költségek elszámolásához bizonylatként a kiküldetési rendelvény szolgál. A kiküldetési rendelvény kiállítható elektronikusan és papír alapon is.

A kiküldetési rendelvény

A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított – papír alapú vagy elektronikus – bizonylat, amely tartalmazza:

• a magánszemély nevét,
• adóazonosító jelét,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
• a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát, útvonalát,
• a futásteljesítményt,
• az utazás költségtérítését, valamint a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.),
• szállásköltség,
• étkezés (különállóként, valamint szállásköltségbe építve),
• napidíj összege,
• egyéb (pl. kirándulás) költségeit.

Nem kell bevételként figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket [Szja tv. 7. § (1) r)].

Igazolás nélkül elszámolható költség a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg [Szja tv. 3. számú melléklet II. 6.].

Általános tévedés, miszerint a kiküldetési rendelvény alapján történő személygépkocsi használat költségtérítése mentesít a cégautóadó alól. Évek óta nem változott az a szabály, hogy amennyiben a munkáltató a teljes üzemanyagárat megtéríti, és az meghaladja a NAV által közzétett üzemanyagárakat, akkor a különbözettel kapcsolatos elszámolásról a dolgozót nyilatkoztatni kell. Az adózási pont a nyilatkozat függvényében jelenik meg.

Abban az esetben, ha a munkavállaló nem kíván költséget elszámolni a többletkifizetéssel szemben, akkor a NAV által elfogadott üzemanyagárat meghaladóan térített összegből 15 százalék személyi jövedelemadót kell levonni.

Nincs akadálya annak sem, hogy a munkavállaló a kifizetéskor költségelszámolásra vonatkozó nyilatkozatot adjon a munkáltatónak. Ebben az esetben a munkáltatónak – miként bármely, nem kiküldetési rendelvény alapján kifizetett költségtérítés (költségátalány) esetében – csak a nyilatkozat szerint elszámolni kívánt összeget meghaladó bevételrészből kell adóelőleget levonnia. Ebben az esetben a magánszemély önadózóvá válik, továbbá cégautóadót is fizetnie kell azokra a hónapokra, amelyekben tételesen költséget számolt el.

Ha a magánszemély az adóbevallásban mégis tételes költségelszámolással állapítja meg a kapott költségtérítés jövedelemtartalmát, akkor emiatt utólagosan és visszamenőlegesen keletkezik cégautóadó fizetési kötelezettsége minden olyan hónapra, amelyet a költségelszámolás érint, de ezt már csak késedelmi pótlékkal növelten tudja teljesíteni.

A belföldi kiküldetési rendelvényre vonatkozó rendelkezések alkalmazhatók a külszolgálat esetén is. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi [Szja tv. 3. § (83)].

A munkáltató autójával történő utazás

A belföldi és külföldi kiküldetésekhez (kirendelésekhez) a munkáltató a saját tulajdonában, vagy használatában lévő (pl. bérelt) gépjárművet is dolgozója rendelkezésére bocsáthatja.

Hivatali gépkocsival történő utazás esetén jellemzően az utazás időtartama alatt keletkező üzemanyag, kenőanyag, úthasználati díj, hídhasználati díj, alagút díj, parkolási díj, garázsbérleti díj számolható el költségként. Az Szja tv. szerint előbbi költségek megtérítése esetében nem keletkezik adókötelezettség még akkor sem, ha a hivatali gépjárművet esetleg magáncélra is használták. Ez a cégautóadó fizetése okán adómentes munkáltatói juttatásnak minősül.

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be a konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016 – TAVASZ