A közelmúltban még sokszor azt tapasztalhattuk, hogy a köznyelvben az elektronikus számla (e-számla) és a valós idejű adatszolgáltatás során beküldendő számlaadatok fogalma összekeveredett, és a társaságok is nagyfokú ellenállást tanúsítottak az elektronikus számlázás bevezetésével szemben. Mára ugyanakkor már azt tapasztaljuk, hogy a legtöbb társaság felismerte, milyen előnyökkel jár az elektronikus számlázás és az elektronikus archiválás bevezetése, és ennek előnyeit együttesen használják ki a valós idejű adatszolgáltatásban rejlő lehetőségekkel.

Mi is az az elektronikus számla?

A legfontosabb azt tisztáznunk, hogy elektronikus számla minden olyan, az áfa törvényben leírt számlának megfelelő dokumentum, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Azaz, ha az elküldéskor és a befogadáskor is elektronikus a dokumentum, akkor elektronikus számlázásnak minősül a számlázásunk. Így lesz elektronikus számla például egy pdf-ben elküldött számla, de akár egy kinyomtatott számla szkennelés vagy lefotózás után történő megküldése is a partnerünknek. Fontos persze a számlát befogadó beleegyezése is az elektronikus számla befogadására, de ez akár egy hallgatólagos beleegyezéssel is történhet (pl. nem utasítja vissza).

Miért fontos az elektronikus számlázásra való átállás?

Az ipari forradalmak után most a digitalizációs forradalom korát éljük. A versenyszférában és a közszférában is egyaránt az elmúlt években nagymértékű szemléletváltást élünk meg, amelynek motorja a folyamatok automatizációja és további hatékonyságnövelés elérése. A folyamatot a piacon meglévő és országok közötti verseny mellett a nagymértékű munkaerőhiány is generálta.

A feketegazdaság visszaszorítása érdekében a NAV részéről is olyan informatikai fejlesztések, és új rendszerek bevezetése történt meg, amely megkövetelte a vállalkozásoktól, hogy az informatika és a digitalizáció területén is előre lépjenek. A NAV digitális támogató és ellenőrző szerepe az ÁNYK keretprogrammal indult, és mára az Online pénztárgépek, eSZJA, eFIP, eÁFA megoldásokkal nem csak adminisztrációs terhet gördít a vállalkozások elé, de az ezekben rejlő lehetőségekkel nagyban segíti az automatizáció és a hatékonyságnövekedés elérését is.

Tulajdonképpen már az ügyintézés is szinte teljes mértékben elektronikussá vált: gondoljunk csak az adóhatósági ellenőrzésekre, a SZÜF, a Cégkapu, a Perkapu, és EKR portálokra.

A fenti folyamatok mára már tulajdonképpen megkövetelik, hogy a versenyben fennmaradni szándékozó vállalkozások a számlázás területén is az elektronikus számlázás felé forduljanak, és a digitális adatokat felhasználva további hatékonyságnövekedést érjenek el. Beláthatjuk azt is, hogy az elektronikus számlázásra történő átállásnak csak az egyik előnye a papír alapú számlázás nagymértékű költségeinek csökkentése, ugyanakkor a hatékonyságjavuláson keresztül még ennél is nagyságrendekkel több költségelőnyt tudnak a társaságok elérni.

Hogyan alkalmazkodjunk a digitalizációs forradalomhoz?

Nem csak az elektronikus számlázás területén fontos előre lépnünk, hanem például az automatizált könyvelési rendszerek területén is. De mindenekelőtt fontos, hogy a legalapvetőbb folyamatainkat digitalizáljuk. Így az első lépés megítélésem szerint a számlázási és az archiválási folyamatok elemzése és elektronikus útra történő átvezetése lehet. Fontos a versenytársak figyelése is természetesen, mert belátható, hogy egyre többen térnek át ezekre a folyamatokra, és bizonyosan nem véletlenül. A bevezetés utáni időszakban is rendszeresen fejlesztenünk kell az elektronikus számlázási és archiválási folyamatainkat, hogy egy jól működő számlázási és archiválási rendszerrel dolgozzunk, és valóban ne akadály, hanem ellenkezőleg, egyre több segítség legyen mindennapi munkánk során az alkalmazása.

A napjainkban egyre inkább elterjedő home office és elektronikus kapcsolattartáson alapuló üzletvezetés és munkavégzés időszakában az elektronikus megoldások alkalmazása ma már a hosszú távú versenyképesség előfeltételévé vált. Érdemes tehát tovább már nem halogatni az elektronikus számlázásra való áttérést.

* * *

Amennyiben gyakorlati kérdésed van az E-számlázás kapcsán, ajánlom figyelmedbe 2021. április 23-án megrendezésre kerülő Élő Online közvetítésű konferenciámat, ahol garantáltan megválaszolásra kerülnek. Várjuk jelentkezésed még kedvezményes áron >> Elektronikus számlázás és archiválás – Merjünk váltani!