A könyvelési szakma átalakulása egy évtizede kezdődött, és csak előnyünkre vált. Az előző cikkemben az adókötelezettségek teljesítésével kapcsolatos változásokról írtam, mai írásomban a könyvelés során feldolgozott adatok rögzítéséről és elemzéséről lesz szó. Ezen a területen is a szoftvereké a főszerep. Mi csak válogathatunk közöttük, megtanuljuk alkalmazni azokat, és hagyjuk, hogy segítsenek, ezzel is növelve a munkánk színvonalát, és az ügyfél elégedettségét.

Adatrögzítés

Az informatikai eszközök bevezetésével jelentősen lecsökkent a könyvelési feladatokra, egyeztetésekre fordított idő. Megszűnt a redundancia egy programon belül, azaz már nem kell több helyen rögzítenünk ugyanazt az adatot. Ez egyelőre még csak egy programon belül igaz, de a cél az, hogy ne rögzítsük többször például a számlákon szereplő adatokat. Hiszen ma még – a legtöbb helyen – egyszer adatokat rögzít a számla kiállítója, majd kinyomtatva, a „papír-számla” alapján újra rögzíti a számla befogadó iktatója, könyvelője, esetleg a számla kiállító könyvelője is. Ugyan az integrált rendszerek már továbbítják az adatokat valamilyen fokú automatizmussal, de még így is van a folyamatban felesleges ismétlődés.

Az adatok begépeléséhez nincs feltétlenül szükség a mi szerteágazó szaktudásunkra. Erre jó megoldást kínálnak azok a könyvelő programok, amelyek képesek importálni a számlákat egy „idegen” számlázó programból. Több file formátum is ismert az adatimportra: XML, XLS, CSV, stb. Ne féljünk áttérni az adatok beolvasására, mert megéri ezzel a módszerrel dolgozni! Rengeteg időt spórolunk, megszűnik a gépelési hiba, ami sok egyéb mellett adókockázatot is jelenthet. Ebben a folyamatban már most látszik, hogy 2018. július 1-től, az online számlázás bevezetése elindítja a bejövő számlák adatimportjának lehetőségét is.

A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet tervezet szerint minden kiállított számla egy-egy XML állományba kerül. De akkor miért ne küldhetné el a számla kiállítója ezt a file-t is a számla képe mellé? Ezzel a megoldással nem kerülhető el az elektronikus számla elektronikus aláírása, de az adat feldolgozását elősegíti. Mivel a számlák eltérőek, egyelőre itt nem nélkülözhető a szakemberek közreműködése.

Egyre több könyvelő program tud banki adatexportot is fogadni, importálni. Ennek előnye, hogy a könyvelési idő lerövidül, és csökken a számszaki egyeztetések száma. 2018-tól hatályba lép az a Pénzforgalmi Szolgáltatásokról szóló EU irányelv (PSD2), amely lehetővé teszi, hogy valamennyi bank egységes adatexportot biztosítson a könyvelő programok számára. A számlák kiegyenlítésének nagy része szintén könyvelői szakértelmet kíván. Ebben az automatizmusban még adókockázat is keletkezhet, ha elhagynánk a könyvelő szakértelmét. Ha az előlegfizetésre gondolok egy bankkivonaton, akkor annak automatizálására még érdemes egy rendszert felállítani. Felvetődik például, hogy készült-e a megfelelő időben előleg számla? Teljesül-e az előleg fizetés pénzforgalmi szemléletű áfa könyvelése és bevallása? Megfelelő-e az előleg számla és végszámla kapcsolata?

Megemlítem a sorban a bérszámfejtő programokat is. Szerencsés, ha olyan programot használunk bérszámfejtésre, amely kompatibilis a könyvelő szoftverrel. Ezalatt azt értem, hogy a bérszámfejtés adatait célszerű egy gombnyomásra átadni a könyvelésnek, egyéb plusz adatrögzítés nélkül. Az én személyes tapasztalatom alapján már sokan élvezzük ennek előnyeit, de aki még nem, annak érdemes egy próbát tenni.

A fentieken túl számos opció létezik a készletek és egyéb analitikák vezetésére is, amelyekhez a terjedelmük és a felhasználó személye alapján érdemes szoftvert választani.

Audit adatexport

A hazai könyvelőprogramok többsége (70) rendelkezik a 2010-ben kifejlesztett AUDIT adatexport funkcióval, amely alapján a Kamara „könyvvizsgálóbaráttá” minősíti ezeket a könyvelő programokat. Ez egy XML állomány, és tartalmazza a főkönyvi könyvelés adatait. Az AUDIT adatexportot egyrészt könyvvizsgálók használják, mert különböző elemzéseket készítenek ebből. Másrészt könyvelők részére is használható, mert alkalmas az adófolyószámla egyeztetésre, a beszámoló elkészítésére, de a főkönyvi állományból is sok egyéb könyvelési feladatot el lehet készíteni.

Például Te milyen gyakran és hogyan informálod ügyfeleidet a cég eredményéről, a főkönyvi kivonat fontosabb sarokpontjairól? Szoktál árbevételt egyeztetni az ügyféllel?

Az év végi zárlat elég nagy terhet ró a könyvelőkre, általában tavasszal. De ha a könyvelő program, vagy más- kiegészítő program, táblázat el tudja készíteni a kiegészítő mellékletet, cash-flow kimutatást, az éves adólevezetéseket, az nagy segítség. A 2016. évi beszámolókat már az OBR (online beszámoló rendszer) felületén keresztül lehetett csak közzétenni. Néhány program ezt már ez év tavaszán el tudta készíteni és csak egy file-t kellett feltölteni az OBR honlapra. Ez hatalmas segítséget jelentett időben.

Adatelemzés

Ha valóban lényegesen kevesebb adat rögzítésére lesz szükség, akkor mire érdemes ezt a felszabaduló energiát fordítani (a munkában J)? Na jó, azért unatkozni nem fogunk. Lássuk be, hogy az automatizmus mellett nagyobb energiát kell fordítani a könyvelt adatok ellenőrzésére. Emellett olyan automatizált adatelemzéseket is készíthetünk, ami az ügyfelünk igényére van szabva.

Az adózók összes adóbevallása, az online pénztárgép adatszolgáltatása, a közúti árumozgások adatai az adóhatóság adatbázisában vannak. Az adatelemzés lehetősége már most is fennáll, de az adóellenőrzésre való jog elévüléséig utólag is bármikor lekérdezhetők a kívánt listák. Ügyfelünk adatainak többségét mi is látjuk, ezért érdemes kibővíteni az adatelemzési feladatainkat. Ezzel segítséget nyújtunk ügyfeleinknek abban, hogy vezetői döntéseik megalapozottak legyenek.

* * *

Amennyiben szeretnéd rendszerben látni az adatexportok körét, megismerni a benne szereplő adatok tartalmát, vagy többet szeretnél tudni az adatelemzésről, akkor jelentkezz október 2-ig kedvezményesen a Készüljünk együtt az online számlázásra címmel 2017. november 2-án a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is megvitatjuk felmerülő kérdéseidet!