Már elérhető a 2018. július 1-től alkalmazandó online számlázás adatstruktúrája. A szabályozás lényege, hogy a számlázó programnak emberi beavatkozás nélkül kell teljesítenie a követelményeket, és ez részben leveszi a terhet a könyvelő válláról. Miként szolgálhatja még a könyvelés munkáját az új rendszer 2018-ban és a jövőben?

A könyvelők munkáját már eddig is nagyban segítették és egyszerűsítették a könyvelő programok, az elektronikus adóbevallás, az egyéb könyvelést segítő szoftverek. Emlékszik még valaki arra mikor minden hónap 20. napján postára (esetleg személyesen az adóhatóságra) jártunk a bevallások leadása miatt? Ennek már több mint 10 éve. Ma már természetes az elektronikus bevallás küldés, az azonnali adószámla lekérdezés, de akár néhány óra alatt megjelenik a monitorunkon egy nullás igazolás is. Ez alapján jól látszik, hogy a digitális fejlődés a könyvelők életét is egyszerűsíti. Legyünk nyitottak az online számlázásra is!

A január 17-én az adóhatóság közzétett egy 112. oldalas leírást az online számlázás technikai információiról és néhány kérdés-válasz segíti a fejlesztők munkáját. Időszerű felhívnunk ügyfeleink és a számlázó szoftverfejlesztők figyelmét a fejlesztésre. Előfordulhat, hogy egy számlázó program nem fogja biztosítani az online számlázás feltételeit. Hogy jogszerű-e ez a szándék? Igen, hiszen most csak a 100 000 Ft-os áfa limit felett és csak belföldi adózók közötti ügyletekről kell online adatot szolgáltatni. Így például egy alanyi áfa mentes adózó továbbra is használhat egy ilyen programot.  (Még egy darabig…) Viszont ha szükség lenne a számlázó program váltásra, akkor arra időben fel kell készülni (a törzsadatok átvétele, rögzítése időigényes lehet).

Ki az (online) adatszolgáltatásra kötelezett?

Az általános válasz a szokásos: az adózó. Emellett lehetőség lesz arra, hogy az adózó meghatalmazottja, illetve az általuk az elektronikus felületen megjelölt személy, aki hozzáférési jogosultságot kap. A jogosultságok kiosztását az EKÁER rendszerhez hasonlóan hierarchikus módon képzeljük el. Azaz például az ügyvezető – mint elsődleges kötelezett – megjelöli a különböző telephelyeken működő egységeinek vezetőjét, vagy ha a könyvelőnek számlázási feladatai is vannak, akkor őt. Minden személyhez hozzá kell rendelni a jogosultságokat (pl. küldés, módosítás, csak olvasás, … stb.).

Amennyiben az önszámlázás is alkalmazásra kerül, akkor az online adattovábbítási kötelezettséget is bele kell foglalni az adózó és a számla kiállító között hatályos megállapodásba, hiszen itt elválik egymástól az adatszolgáltatásra kötelezett és a számla kiállítója. Számolni kell azzal, hogy ez meghosszabbítja majd a regisztrációs folyamatot, mivel a számla kiállítójának minden adózó tekintetében meg kell jelölnie magát.

Mire kell számítani?

A számlázó programoknak lesz egy kommunikációs csatornája, amelyen keresztül a program automatikusan küldeni fogja a számlák csomagjait. A működéshez legkésőbb 2018. júniusban – azaz közvetlenül a beszámolókészítést követően – regisztrálni kell a számlázó programokat. Ennek feltétele, hogy az adott számítógép, amelyen a számlázó program (vagy modul) fut, közvetlen vagy közvetett módon internet elérést tegyen lehetővé.  A regisztráció során minden adózó és azon belül a számlázó program(ok) kap(nak) egy egyedi azonosítót, és ez minden számla csomag adataiban szerepelni fog. Ez egyértelműen beazonosítja az adózót, a szoftver gyártóját is, valamint a küldés időpontját. A szoftver gyártójánál megállok egy kicsit. Ha korábban előfordult valakinél, hogy a számla kelte nem az aktuális dátumot mutatta, akkor ez a korábbi gyakorlat néhány hónap múlva megváltozik. Ugyanígy nincs lehetőség a számlák olyan keltezésére, ahol a számla kelte és a sorszáma nem párhuzamosan növekvő.

Például a 2018.01.23-án kiállított 105/2018 sorszámú számlát nem követheti egy 2018.01.22-én kiállított 106/2018 számú számla. Hiszen ez alapján nem lenne biztosított a 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet szerinti folyamatos sorszámozás előírása.

Természetesen a fenti leírás pontos előírásokat tartalmaz a technikai hibákra (például áram- vagy internet kapcsolat kimaradás) vonatkozó szabályokra. Ezek előfordulásáról és időtartamáról jegyzőkönyvet kell felvenni, és a számlázó program a hiba elhárítását követő 24 órán belül automatikusan továbbítja a kiállított számlákat az adóhatóság szerverére.  A visszaigazolás nyugtáit is a program fogadja, csatolja a számlához és tárolja el.

Kézi számlák

A nyomdai úton előállított számlák, kézi számlák esetében három lehetősége lesz az adózónak:

1. Manuális adatszolgáltatás a NAV szerverén a kiállított számla adatairól (!)
   – amennyiben az áthárított áfa összege eléri vagy meghaladja az 500 000 Ft-ot, akkor a kibocsátást követő 1. naptári napon belül,
   – ha az áfa eléri vagy meghaladja a 100 000 Ft-ot és 500 000 Ft alatt van, akkor 5. naptári napon belül;
2. A NAV ingyenes online számlázó programjában állítja ki a számlát (ez a hatályba lépésig elérhető lesz, és valószínűleg csak a leggyakoribb számla típusok kiállítására lesz alkalmas);
3. Áttér számlázó programra.

Miben segít ez a könyvelőnek?

2018. júliustól nem lesz szükség a kimenő számlák tételes jelentésére az áfa bevallás összesítő jelentésében. Az ügyfélkapu eBev szolgáltatásai között jelenleg is lekérdezhető az áfa összesítő jelentés. A lekérdezés eredményeképpen azon számlákat látjuk, amit a számla kiállítója szerepeltetett az áfa bevallás M lapján. Ez ma még csak a nagyobb adózókat érinti, hiszen még 1 millió Ft-os az áfa értékhatára, de júliustól jelentősen több adózónál fog megjelenni a több számlából álló adatsor. Ez a lekérdezés várhatóan elérhető lesz M2M (gép-gép) kapcsolatban is. Ennek segítségével pedig a könyvelő programoknak egy kattintással lehetőségük lesz összevetni a NAV adatait a könyvelés adataival. Így megelőzhető lesz egy olyan kellemetlen helyzet, amikor egy adózó nevében valaki más számlát állít ki, és pont a számla nem létezését kell bizonyítani egy ellenőrzésen.

A másik lényegi előnye ennek a lekérdezésnek az, hogy az online számlázás következtében cél a bejövő számlákat se kelljen tételesen rögzíteni az áfa bevallás M lapján. A megvalósítás várhatóan a bevezetést követően, 6 hónappal későbbre tehető.

A következő cikkemben kitérek arra, hogy egyéb tekintetben milyen további előnyt élvezhet a könyvelő vagy könyvvizsgáló az online számlázás bevezetésével. Néhány példát hozok majd a könyvelés adatrögzítési feladatainak szűkítésére, az ellenőrzési és elemzési tapasztalatra és lehetőségekre.

* * *

Ha szívesen hallanál arról, hogyan tudunk felkészülni a közeli jövőre, miközben lépést tartunk hatóságok informatikai fejlesztéseivel, akkor jelentkezz a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. február 27-én tartandó konferenciámra Merre tart a könyvelés: adatrögzítés vagy adatelemzés? – Fordítsuk az online számlázást a könyvelés hatékonyságának növelésére címmel, melyre 2018. január 27-ig kedvezményesen jelentkezhetsz.