Miről kell adatot szolgáltatni 2018. július 1-jétől? Ki nyilatkozik az adatokról? Jövőre ismét bővülnek a hatóságok által bekért adatállományok. Bő fél évünk maradt a felkészülésre, az adatok és a rendszerek értékelésére, mielőtt az adóhatóság teszi ugyanezt. Fontos mérföldkő előtt állunk, ezért érdemes már most úgy kialakítani a belső számlázási-számviteli rendszerünket, hogy a következő években lehetőségünk legyen a további fejlődésre.

Online számlázás

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 31/B.§ 2018. július 1-től hatályos szövege alapján „nyilatkozni kell” minden olyan számláról, amelyben az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot. A 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet a számlázó programmal szemben támasztott követelmények közé sorolja azt is, hogy a program biztosítsa a számla adattartalmának továbbítását az adóhatóság szerverére. Eszerint minden olyan számítógépen kell lennie internet elérésnek, ahol számlázó program üzemel. Előfordulhat, hogy az internet kapcsolat meghibásodás miatt szünetel, de ebben az esetben a hiba elhárítását követően haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül továbbítani kell a számla adatait, a meghatározott file formátumban. A fenti folyamatot természetesen a számlázó program végzi a háttérben, külső beavatkozás nélkül. Az adatszolgáltatást megelőzően minden számlázó szoftvert regisztrálni kell majd. Az adóhatóság pedig adózónként és program példányonként visszaküld egy regisztrációs kódot, és ez a kód fog megjelenni minden adatcsomagban. Egy adatcsomagban mindig csak egy számla szerepel, xml formátumban. Ezen kívül a programnak naplóznia kell a folyamatokat, hiszen minden számlatovábbítási kísérletet tudni kell igazolni, és minden számla sikeres továbbításáról nyugtát fog küldeni az adóhatóság szervere, amit szintén tárolni kell az elektronikus archiválás szabályai szerint.

A kézi számlák

A kézzel kiállított számlák esetén is figyelni kell a 100 eFt-os áfa limitet, hiszen az Art. rendelkezései nemcsak a számlázó programmal készült számlákra vonatkoznak. Ebben a vonatkozásban kézi számlának minősül minden olyan számla, ami nem egy zárt rendszerben programozott szoftverrel készül, és nem automatikusan adja a program a számla sorszámát. A kézi számlatömbön kívül ide sorolható az előre sorszámozott számlalap, a leporello, és minden olyan számla, amely szigorú sorszámadás alá vonható és előre nyomott számlasorszámmal rendelkezik.

A kézi számlák esetén jó megoldás lehet a jövőben:

1. átállni egy asztali számítógépes számlázó programra;
2. online számlázó rendszer használatának megkezdése, amely okos telefonról is egyszerűen és gyorsan kezelhető;
3. a kézzel kiállított számla adattartalmának manuális rögzítése a NAV – majd erre a célra rendszeresített –felületén, a számla kiállítástól számított 24 órán belül.

Látszik hogy mindhárom megoldás internet elérést feltételez. Azon településeken, helyszíneken, ahol ez technikai problémát jelenthet, érdemes már most megtenni az ezzel kapcsolatos lépéseket, észrevételeket.

Online továbbításra kerülő adatok

A számlákról tárolt valamennyi olyan adat továbbításra kerül majd az adóhatóság szerverére, amelyet a jogszabály előír. Ez számszerűsítve több mint 150 féle adatot jelenthet egy számla esetében. Az adatstruktúra leírást a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet új, 4. számú mellékelte tartalmazza, amelynek tervezete 2017. június 27-én jelent meg. A korábbitól eltérően az új melléklet már csak szoftver fejlesztőknek készült, program sorokba van foglalva. Érdemes rendszerben látni, és értelmezni ezt a tartalmat. Jó tisztában lenni azzal, hogy az összes – értékhatár feletti – számla összes tétel adatát továbbítani kell majd egy nagyon nagy adatbázisba…

Az online számlázás jelenleg teszt üzem alatt áll. Az adóhatóság létrehozott a fejlesztők részére egy KOBAK nevű online számla teszt portált, és közzétette a legfrissebb XSD leírást, 14.2 verziószámmal. Számlázó szoftver készítőknek célszerű már most áttanulmányozni a várt adatstruktúra leírást.

Ha már szolgáltató az adóhatóság

Az adóhatóság szolgáltató jellege abban is megnyilvánul, hogy folyamatosan bővül a honlapon elérhető adatbázisok és lekérdezések száma. Az online számlázásból beérkező számlákat – nyilván a megfelelő védelem mellett – elérhetővé lehet tenni az arra jogosult adózók számára. Például a belföldi adózó le tudja majd kérdezni a számára kiállított 100 eFt áfa tartalmat elérő számlákat az adóhatóság honlapjáról. Van remény arra, hogy ezt később majd egy számítógép tegye meg M2M (gép-gép) kapcsolatban. Ezzel megvalósulhatna a bejövő számlák importálása a könyvelő programba.

Ezzel párhuzamosan várhatóan két lépésben kiváltható lesz az áfa bevallás összesítő jelentése (1865M lapok), hiszen ezek 1 napon belül a NAV szerverén lesznek, és nem lesz értelme a tárgy hónapot (vagy negyedévet) követő 20. napig várni az adatokra.

Bizonyára sokan prognosztizáljuk, hogy néhány éven belül valamennyi belföldi számlára kiterjesztik majd az online számlázás szabályait. Ezzel lehetőség lesz az e-Áfa bevallás-tervezet elkészítésére is.

Adatexport

2016. január 1-től minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy adóhatósági ellenőrzési funkcióval, amely nem más, mint egy XML formátumú adatexport. Az adatexport tartalma hasonló az online számla adattartamával, de mégis eltér. Mivel ezt a lekérdezést minden belföldi adózó elő tudja állítani, így vannak már olyan programok, amelyek az XML file beolvasásával különböző elemzéseket, riportokat készítenek a kiállított számlákról. A tapasztalatok alapján nem minden számlázó program felel meg a követelményeknek. Az ügyfeleid számlázó programja teljesíti vajon ezeket az elvárásokat? Ha még nem, akkor lesz fejlesztői kapacitás az átalakításra?

Vannak olyan könyvelő programok, amelyek be is olvassák a számlákat, így már csak a kontírozásra kerülő adatokat kell a könyvelés során rögzíteni. Itt is érdemes mérlegelni, hogy az alkalmazott könyvelő programunk képes-e már erre, és ha nem, akkor lesz-e fejlesztés ebbe az irányba?

És hogy miért olyan jó nekünk elemezni, pontosabban beolvasni a kimenő számlákat?

• Egyrészt hatékonyabbá tehetjük a könyvelést és csökkentjük a munkaidő ráfordítást,
• másrészt kiszűrjük a begépelésből adódó hibalehetőséget.
• Harmadrészt pedig olyan elemzéseket és riportot, grafikont adhatunk ügyfelünk kezébe, amely növeli a könyvelési szolgáltatásunk színvonalát.

Ezen kívül az elemzések komolyabb ellenőrzési célokat is szolgálnak. Az ellenőrzések időről időre egyre jobban automatizálhatók. Ne feledjük, hogy az adóhatóság is kockázatbecslési elemzést fog készíteni az online beáramló adatokból. Előzzük meg a kockázatot, és tárjuk fel magunk az esetleges eltéréseket! A digitalizáció rengeteg folyamatot könnyebbé tesz: kiszűri a „felesleges” redundanciát, megvalósul az adatok közötti integráció, bevezethetővé válnak automatizált folyamatok, stb., de az ellenőrzést nem lehet megspórolni.

* * *

Amennyiben kíváncsi vagy milyen adatokkal rendelkeznek a hatóságok az adózókról, vagy szeretnéd megtudni, hogyan lehet felkészülni az online számlázásra, akkor jelentkezz a mai napon kedvezményesen a  Készüljünk együtt az online számlázásra címmel 2017. november 2-án a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is megvitathatjuk felmerülő kérdéseidet!