Ha rendszeren küldesz hírleveleket az ügyfeleknek, akkor tudod, mennyire fontos, hogy minden kiemelt alkalomra szóló levél tartalmát gondosan megtervezd. Nincs ez másképp az újévi köszöntéssel sem.

Az újév kezdete az újrakezdés, az újratervezés ideje. Magánemberként sokan tesznek ilyenkor újévi fogadalmakat, miért ne tehetné ezt egy cég is?

Mit érdemes átgondolni, megfogadni egy szakma képviselőjeként?

Gondoljuk át, milyen volt az előző év, és hol, miben szeretnénk módosítani? Tudtuk tartani a határidőket? Ha nem, az a mi hibánk volt, vagy az ügyfeleké, mert nem adták le időben a számlákat, igazolásokat? Ha mi hibánk, mi okozta a problémát, esetleg a létszámhiány?

Mit tudunk tenni annak érdekében, hogy 2018-ban még jobb munkát végezhessünk? Szeretnénk új irodába költözni vagy a régit felújítani? Kapacitásbővítésre lenne szükség, új munkatársakat vennénk fel?

Hogyan kommunikáljuk ezt az ügyfelek felé?

Szóljon a terveinkről az első hírlevél! Fejezzük ki reményünket, hogy minden kedves ügyfelünk kipihente magát az ünnepek alatt, és újult erővel vág neki az új évnek. Fogalmazzuk meg, hogy mi is átgondoltuk az előző évet, és tele vagyunk új tervekkel.

Avassuk be elképzeléseinkbe az ügyfeleket! Például mondjuk el, ha a még magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás érdekében idén több munkatársunk is szakmai továbbképzésen vagy konferencián fog részt venni.

Mondjuk el, ha új munkatársakat keresünk annak érdekében, hogy egy ügyféllel több ideig tudjunk foglalkozni. Kérjük az ügyfeleket, hogy fogadják szeretettel az új könyvelő munkatársat, akit majd hamarosan, remélhetőleg az év első felében bemutattok.

Beszélhetünk, írhatunk arról is, ha a cég elköltözik vagy felújítják az irodát. Fogalmazzuk meg, hogy mindez ugyan egy pici, átmeneti kellemetlenséggel járhat ugyan, de épp azért van rá szükség, hogy hamarosan egy szebb környezetben, kényelmesebb bútorok között, megújult belső térben fogadhassátok az ügyfeleket.

Ezek az előzetes tervek, hírek azért fontosak, mert egyrészt növeli az ügyfél elköteleződését, ha beavatottnak érzi magát, másrészt érzi, hogy mindez az ő javát fogja szolgálni.

Óvatosan megfogalmazhatunk apró elvárásokat is az ügyfelek felé. Például, ha van olyan cég, vállalkozó, aki rendszeresen késve hoz nagy mennyiségű számlát, és ezért többeket túlórára kényszerít, akkor az idei tervek közé vegyünk be azt is, hogy mi elhatároztuk, hogy idén még precízebben fogunk dolgozni, ezért már a határidő előtt el fogjátok készíteni mindig a bevallásokat, könyveléseket. A legjobb könyvelő pedig, aki legkorábban végez a bevallásokkal, lehet a szezon/negyedév könyvelője. Tervünk végrehajtásában kérjük az ügyfelek segítségét azzal, hogy idén ők is korábban leadják a szükséges dokumentumokat. Így ez egy apró jelzés, hogy eddig nem így tették, ugyanakkor nem elmarasztalásként, hanem segítségkérésként van megfogalmazva, burkolt célzásként.

Végezetül kívánjunk az ügyfeleinknek is sikerekben gazdag, eredményes új évet, megköszönve azt, hogy idén is az ügyfelek körében köszönthetitek őket, és fejezzétek ki reményeteket, hogy 2018-ban is az ügyfelek megelégedését váltja ki a munkátok.