Az elektronikus számlázás már lassan 20 éve lehetséges Magyarországon, azonban ebben a két évtizedben nem terjedt el feltétlenül minden vállalkozásnál. Amennyiben kicsit követjük az európai számlázási szabályok fejlődését, akkor egyértelműen láthatjuk, hogy már nem is a számlák elektronizációjáról, hanem digitalizációjáról beszélünk. Nézzük meg, mit rejt a két fogalom és mennyiben jelent fejtörést vagy lehetőséget a digitális számlák megjelenése!

Az elektronikus számla bármilyen típusú, a számla adatait tartalmazó elektronikus dokumentum, amelyet elektronikusan bocsátottak ki és fogadtak be. Elektronikus számla lehet akár egy beszkennelt számlakép, PDF számla, de EDI üzenet, XML dokumentum is. A két véglet között számos más technikai megoldással is találkozhatunk persze, azonban jól érzékelteti a két szélsőség közötti tág határt. A digitális számla alatt olyan számla dokumentumokat értünk, amelyeket lehetséges közvetlenül, átalakítás nélkül géppel értelmezni és feldolgozni. A digitális számla alatt tehát kizárólag adatstruktúrával rendelkező számlákat értünk.

A különbségtétel alapja az emberi szem számára való értelmezhetőség és a gép által történő értelmezhetőség lehet. Az elektronikus számlánál bár nem alapkövetelmény, de valahol mindenképpen megjelenik az ember. Az ember számára történő megjelenítés egyike az alapvető feltételeknek. A digitális számláknál is megjelenhet az ember általi értelmezhetőség, azonban nem ebben van a hangsúly, hanem a gépi feldolgozhatóságban.

A digitális számlákat az hívta életre, hogy egyre több ország vezet be számlaadat-szolgáltatási, központi elektronikus számlázási rendszereket, egyre több vállalkozás alakít ki olyan folyamatokat, amelyek lehetővé teszik a számlák automatizált feldolgozását. A döntéshozók célja világos, ezt a folyamatot kívánják erősíteni úgy, hogy a jogszabály a digitális bizonylatokat tekinti alapértelmezettnek, a papíralapú bizonylatokat pedig inkább kivételes esetnek. A digitális bizonylatoknál pedig a gépi feldolgozhatóság kritériuma jelenik meg.

A következő évek legjelentősebb digitalizációs áttörését az Európai Bizottság Áfa a digitális korban (VAT in Digital Age, továbbiakban ViDA) javaslatcsomagja jelenti, amelynek elfogadása folyamatban van. Az Európai Bizottság részéről már évek óta lehet látni, hogy az elektronikus számlázás és számlaadat-szolgáltatás területén szeretnék egységesíteni a tagállami megoldásokat. Ennek célja, hogy ne tagállami szinten fregmentált számlázási rendszerek jöjjenek létre, hanem alakuljon ki egységes számla fogalmi rendszer és számlamodell. Az elmúlt években a Bizottság jelentős erőfeszítéseket tett ezen a területen és 2022. decemberében kiadta a Héa. irányelv szövegszerű módosítási javaslatait. A javaslatcsomagot mindenki véleményezhette, és jelenleg a tagállamok közötti vita keretében formálódik a végleges ViDA csomag. 

A ViDA javaslatcsomag is rávilágít a digitális bizonylatkezelés előnyeire. Amennyiben egy számla kizárólag kép formájában jelenik meg, akkor azt digitálisan körülményes feldolgozni. A digitális bizonylatkezelés központi kérdése, hogy a számlának tartalmaznia kell gép által könnyen és egyértelműen értelmezhető adatokat. Ahogy az európai számlastandardből látjuk még csak az sem feltétlenül fontos, hogy legyen egységes számlaadat-struktúra. A lényeg a gépi értelmezhetőségben van. Amennyiben az adattartalom leírása, a különböző jelölések egységes elvek mentén kerülnek kialakításra, akkor könnyen lehet olyan konvertereket alkalmazni, amely az egyik adatstruktúrát egy másik adatstruktúrának felelteti meg a számlák adatait. Persze nem lenne túl hatékony ez a megoldás, amennyiben az adatstruktúrák száma a végtelenhez közelítene. Egy ideális világban országonként egy, vagy könnyen megszámlálható adatstruktúra létezése lenne optimális.

További fontos követelmény, hogy a számla digitális adattartalma a lehető legszélesebb legyen, amely az adott gazdasági eseményhez kötődik. Nagyon sok vállalkozás kizárólag az áfa törvény szerinti kötelező adattartalommal látja el a számlákat, ugyanakkor az ügyviteli folyamatok szempontjából ez nem mindig elégséges. Például a megrendelés szám, szállítólevél száma, vagy egy szerződésszám a befogadói oldalon – de akár az értékesítői oldalon is – jelentős hatékonyság növelést tud eredményezni és csökkenteni tudja az emberi beavatkozás szükségességét.

A digitális bizonylatfeldolgozáshoz további fontos szempont, hogy a számlák elektronikusan kerüljenek kibocsátásra, befogadásra, minden szereplő ebből a bizonylatból el tudja vinni a számára szükséges adatokat. A leghatékonyabb megoldást az jelentené, hogy például az adóhivatal magát a számlát (vagy annak egy adóhivatali nézetét) kapná meg a számlakibocsátással egyidőben, és így nem lenne szükség a számla adattartalmának és az adatszolgáltatás adattartalmának vizsgálatára. A Bizottság és számos tagállam gondolkodása ebbe az irányba halad.

A számlaadatok digitalizációja jelentős további lehetőségeket nyit meg. Jelenleg folyik egy jelentős technológiai forradalom, amely a gépi tanulással ellátott eszközök szélesebb körű használatát jelenti, valamint számos területen megjelenik a mesterséges intelligencia. Mindezeket az eszközöket akkor lehet jó hatékonysággal használni, amennyiben a gazdasági tranzakcióhoz kapcsolódó adatok gyorsan, jó minőségben és hatékonyan elérhetők. A digitalizált számlák mindezeknek a technikáknak az egyik alapját képezhetik.

A vállalkozások számára a legnagyobb kihívást az jelenti, milyen gyorsan tudnak alkalmazkodni a folyamatos digitális változásokhoz és milyen előnyöket tudnak szerezni mindezekből. Ugyanakkor fontos szempont, hogy a digitalizációs átállás során kellően körültekintők legyünk, hiszen hosszútávú stratégia nélkül jelentős és meg nem térülő költségeket jelenthet egy-egy rosszul megválasztott megoldás implementálása.

A vállalkozások számára a számla digitalizáció tehát nem kérdésként jelenik meg, hogy a közeljövő feladataként. Nem az a kérdés, hogy egy vállalkozás szeretné-e a bizonylatainak digitalizációját, hanem az, hogy mikor és hogyan fogja ezt megtenni. Hiba lenne ezt a változó jogszabályi környezetre fogni. Persze a jogszabályi kényszer is vezethet oda, hogy egy vállalkozás bevezet digitális megoldásokat, azonban számos hatékonysági szempontot is érdemes figyelembe venni. Már jelenleg is elérhetők olyan megoldások, amelyekkel egy vállalkozás jelentős digitalizációs ugrást tehet meg és közben tudja a hatékonyságát növelni, a költségeit csökkenteni.

A jelenleg elérhető technológiák Magyarországon az Online Számla rendszer és a pénztárgépi rendszer adatainak lekérdezhetőségén alapulnak. Ezt egészíti ki a lassan megjelenő eÁFA rendszerben rejlő további lekérdezési lehetőségek. A vállalkozások eljuthatnak odáig, hogy mind a bizonylat kiállításánál és mind a bizonylatok befogadásánál a belső ügyviteli folyamataikat akár teljesen tudják automatizálni, vagy különböző kontrollpontokat bevezetni. 

Az automatizációval jelentős emberi kapacitás spórolható meg úgy, hogy az állandóan visszatérő algoritmizálható feladatokat a gép végzi el. Az emberi munka nem az adatbevitelt fogja jelenteni, hanem sokkal inkább kontroll funkciója lesz, valamint a speciális szaktudást fogja jelenteni. Persze mindezek eredményeként kevesebb könyvelőre lehet szükség, de lehetséges olyan kimenet is, hogy a könyvelők más típusú munkát fognak végezni, mint amit eddig megszoktunk tőlük. Könyvelőként tehát mindenképpen szükséges lépést tartanunk a digitalizálódó környezetünkkel, hogy ne az elszenvedői, hanem a haszonélvezői legyünk ennek a folyamatnak. 

Az e-számlázás és az áfabevallás új lehetőségei című előadás többek között a számlák digitalizációjának lehetséges megoldásaira, hatékony ügyviteli folyamatok kialakítására is mutat gyakorlatban használható példákat.

***

Az „E-számlázás és áfabevallás új lehetőségei” című előadás keretében 2023. november 2-án, Czöndör Szabolccsal áttekintjük az elektronikus számlázás jelenét, valamint az áfa a digitális korban (ViDA) jelentette új követelményeket és lehetőségeket. A NAV által jövő évben vezetésre kerülő eÁFA rendszer kapcsán az előadó ismerteti az áfabevallás új megoldásait és a bennük rejlő lehetőségeket. Szeretettel várunk Téged is a konferenciára! >> Jelentkezem