Az eÁfa rendszer az áfabevallással kapcsolatos elképzeléseinket alapvetően változtatja meg. A cikksorozat első részében elsősorban az áfabevallás kiajánlás alapú megoldását, a webalapú eÁfa rendszert ismerhettük meg. A második rész az eÁfa második pillérét, a gép-gép kapcsolatot járja körül. Az eÁfa által kínált megoldások közül talán ezt lehet a legváltozatosabbnak tekinteni, mivel annyi megjelenési formája lesz, amennyi implementáció fog hozzá fűződni.

Az eÁfa rendszerben a webfelületi működés az áfabevallás kiajánlástól indul el, amelyet a felhasználó szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. Ez a működési elv akkor lehet előnyös egy vállalkozó vagy könyvelő számára, amennyiben az adóhivatali kiajánlás közel tökéletes és kevés manuális változtatásra van szükség.

A gép-gép kapcsolat (vagy M2M, machine to machine rendszer) a webalapú működéshez képest teljesen más logika mentén működik. Nem az adóhivatal által készített tervezetből indulunk ki, hanem a könyvelő által készített áfaanalitikából. A folyamat középpontjában a könyvelő és annak programja áll, amelyet különböző szolgáltatásokkal tud kiegészíteni az eÁfa rendszere. Akár már a bizonylat feldolgozásnál lehetséges adókód javaslatokat kérni az adóhivataltól, de a bevallás beadását megelőzően ellenőrzi az áfaanalitika megfelelőségét is.

Az eÁfa M2M ugyanúgy feldolgozási hibamentességet kínál, hiszen olyan bevallás ezen a rendszeren keresztül sem adható be, amelyet az adóhivatal ne tudna befogadni és bevallásként feldolgozni. Azonban nem várja el azt, hogy az áfaanalitika validációja mindenképp hibátlan legyen, tehát beadható úgy is bevallás, hogy az adóhivatali algoritmus bizonyos elemek tekintetében mást gondol megfelelőnek.

A könyvelő program és az adóhivatali rendszerrel való kapcsolat kialakítása azonban jelentős feladat elé állítja a vállalkozásokat, és elsősorban a fejlesztőket. Az adóhivatali rendszer nem a könyvelőtől várja el az alkalmazkodást, hanem az informatikai megoldásoktól. Végiggondolva azonban a rendszer működését, könnyen rájöhetünk arra, hogy az adóbevallási folyamatot is érdemes átgondolni, amelynek már lényegi hatása lehet a könyvelő napi munkavégzésére is.

Standardizált áfaanalitika

Az eÁfa M2M fókuszában az áfaanalitika áll. A könyvelő által létrehozott áfaanalitikát szükséges feltölteni az adóhivatalhoz, amelyet algoritmusok elemeznek, és végső soron az áfabevallás alapját is képezi az eÁfa rendszerben. Éppen ezért nincs szükség az űrlap alapú bevallásnál megszokott M-lapra, mivel tételes áfabevallás fog az adóhivatal rendelkezésére állni. A legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az eddig jogszabályban nem kellően részletezett áfaanalitikát emeljük egy bevallási folyamat központjába.

Az áfaanalitika legfontosabb szerepe jelenleg, hogy egy-egy áfabevallás sor mögötti bizonylatokat, a bizonylatokhoz tartozó egyéb adatokat nyilvántartásba vegye és ki tudja mutatni. Egy ellenőrzés esetén így akár még évek múlva is rekonstruálható, hogy az adott áfabevallás sorba a vállalkozás könyvelője miért az adott összeget írta, milyen bizonylatokon alapult a végösszeg. Önellenőrzés esetén pedig egy megnyugtató képet ad arról, mely bizonylatokkal módosult esetleg az áfabevallás, és az adott időszakban összességében mely bizonylatok és milyen adatokkal szerepelnek az adóelszámolásban.

Mivel részletes jogszabályi követelmény nem található az áfaanalitikával kapcsolatban, ezért sajnálatos módon nem alakult ki egységes áfaanalitika adatstruktúra és alapkövetelmény-rendszer. Az adattartalom tekintetében nagyon jelentős eltéréseket láthatunk a vállalkozások között. Áfaanalitikaként találhatunk nagymértékben részletezett nyilvántartásokat, de csak néhány oszlopra kiterjedő kimutatást is. A legnagyobb problémát azok az áfaanalitikák jelentik, amelyek nagyon nehezen értelmezhetők, számos adatsor összekapcsolásával jöhetünk rá akár egy-egy áfabevallás sor mögöttes adattartalmára, akár egy-egy oszlop tényleges jelentésére.

Ahhoz, hogy az áfaanalitika egy digitális folyamatban az áfabevallás alapjává tudjon válni, mindenképp szükséges a standardizálása. A standardizálás rövid távon a vállalkozásoktól, könyvelőktől és fejlesztőktől nagyobb erőfeszítéseket követel, azonban már középtávon látszódhatnak az előnyei.

A standardizálás alatt nem csupán az adatstruktúra meghatározását kell érteni, hanem lényegi adattartalmakban történő megszorításokat is. Enélkül ugyanis az adóhivatali oldalon digitálisan nem értelmezhető, nem dolgozható fel az áfaanalitika. Ilyen megszorítás például, hogy a vállalkozás informatikai rendszere által használt adókódokat meg kell feleltetni az adóhivatali adókódokkal. Nem szükséges az adóhivatali adókódok használata, elegendő az egyértelmű kapcsolatot felépíteni a vállalkozás adókódjai és az adóhivatali adókódok között.

Az adókódok összerendelését megelőzően érdemes elvégezni a használt adókódok felülvizsgálatát is. Előfordulhat, hogy a könyvelő programban vagy vállalatirányítási rendszerben megtalálhatóak hosszú évek óta nem használt adókódok, de ugyanígy lehetnek olyan esetek is, amikor több típusú ügylethez egyetlen adókód tartozik. A felülvizsgálat eredményeként előálló adókód lista alapján érdemes vállalati adókód – standard adókód megfeleltetési táblázatot létrehozni, amely alapvető feltétele a hatékony áfaanalitika készítési folyamatnak eÁfa M2M esetén.

Az adókódokon kívül természetesen fontos feladat az adóhivatali követelményeknek megfelelő adatstruktúra alkalmazása is. Ez néhány esetben akár azt is jelentheti, hogy az addig számos táblázatban tárolt adatokat kell az adóhivatali adatstruktúrába beilleszteni. Ennek a feladatnak számos kihívása lehet, mint például a levonási korlátok megfelelő kezelése.

Áfaanalitika validálása

Az eÁfa rendszernek ügyfél oldalról a legvonzóbb funkciója az áfaanalitika előzetes validációja. Amennyiben az áfaanalitikánkat az előzőekben ismertetetteknek megfelelően össze tudjuk állítani és van egy olyan eszközünk, amelynek segítségével az adóhivatali szerverre fel tudjuk tölteni, akkor az adóhivatali algoritmusok elemzés alá vetik azt. Lényegében egy automatikus ellenőrzés történik, amelynek eredményét az adóhivatal visszamutatja. Az eredmény alapján tudjuk eldönteni, hogy ezzel az adattartalommal beadjuk-e az áfabevallást, vagy még változtatunk rajta.

A validáció eredményét két lépésben tudjuk megkapni: azonnali eredmények és utólagos eredmények. Az azonnali eredmények alapján egyértelmű, hogy az adott áfaanalitika alapján az adóbevallás feldolgozható-e adóhivatali oldalon, vagy nem. Az utólagos eredményekre lehet, hogy akár néhány napot is várnunk szükséges, ennél a visszajelzésnél azonban mélyebb szintű összevetéseket hajt végre az adóhivatal.

Az utólag megkapott validációk miatt került bevezetésre a 15 napos pótlékmentes önellenőrzés és a 15 napos ellenőrzési moratórium. Az utóbbinak azonban feltételei vannak, nem minden adózónak lesz elérhető az ellenőrzési moratórium. Az adott adózónak megbízható adózónak szükséges lennie, valamint nem merülhet fel bevételeltitkolásnak vagy fiktív számlázásnak a valószínűsége. Ezekben az esetekben ugyanis nem illeti meg az adózót az ellenőrzési moratórium.

Az adóhivatal a validáció eredményeit gép-gép kapcsolaton keresztül küldi vissza a vállalkozásnak. Bár az adóhivatali válaszüzenetek emberi szem számára értelmezhető módon is megjelennek, azonban mindenképp szükséges az adózói oldalon egy olyan eszköz, amely képes ezeket átláthatóvá és rendszerszinten is érthetővé tenni. Talán ez utóbbi jelent nagyobb kihívást, mint az adatok feltöltése.

Érdemes-e átállni az eÁfa M2M-re?

Talán ez a kérdés hangzik el a vállalkozások és könyvelők részéről a legtöbbször. Az átállás nem feltétlenül lesz költségmentes és nem is feltétlenül nagyon gyors és látványos folyamat. Végeredményként nem kapunk olyan bizonyosságot, hogy egy adóhivatali ellenőrzés nem fog találni hibákat. Akkor melyek lehetnek azok az okok, amelyek miatt többen átállnak az eÁfa rendszerre?

Az okok között mindenképp a validációt kell keresnünk. Bár tökéletes kockázatmentességet nem tud adni, de ha az adóhivatal nagyon sok és nagyon mély elemzést végez, akkor számos probléma egyszerűen és gyorsan orvosolhatóvá válik. Minden informatikai fejlesztés magában rejti azt a lehetőséget, hogy talán hatékonyabb és rugalmasabb lesz az új rendszer. Persze ez csak akkor igaz, ha az eÁfa átállást kellő körültekintéssel végezzük el. Ebben számos ötletet és támpontot kereshetünk. A hatékonyság növelése, a folyamatok egyszerűsítése tehát még egy fontos indok lehet.

Mindezen okokon felül a legfontosabb üzenet talán az, hogy egyszer úgyis kötelező lesz. Amennyiben a végletekig kivárunk, akkor inkább kapkodás lesz az átállás, nehezen fogunk megfelelő szakembereket találni, akik a munkánkat támogatni tudják. Érdemes tehát előre gondolkozni és megfelelő stratégiát kialakítani az eÁfa átállásra. A rendszer még csak most indult el, és várhatóan az idei év még inkább a rendszer stabilitásának növeléséről, a funkciók bővüléséről fog szólni. Ugyanakkor ez egy tökéletes időpont a felkészülésre és az áttérés megtervezésére.

Az átállásnak azonban lehet egy eÁfa-hoz csak közvetetten köthető oka is, mégpedig az áfaanalitika készítési és áfabevallási folyamat hatékonyabbá tétele. Az eÁfa alapvetően adóhivatali rendszer alkalmazási kötelezettséget és validációkat jelent. Amennyiben egy kicsit messzebbről nézzük, lehetőséget adhat a sokszor túlságosan bonyolult és időigényes bevallási folyamatok átalakítására, automatizációjára, hatékonyabbá tételére. Számos könyvelő küzd 20-át megelőzően azzal, hogy áfaanalitika tételsorokat szétszedjenek, táblázatokban szűrjenek és importáljanak adatokat. Az eÁfa átállás ugyanakkor lehetőséget is jelenthet arra, hogy a nagymértékben manuális és utólag nehezen ellenőrizhető folyamatok leegyszerűsödjenek.

A mérleg másik serpenyőjében pedig a költségek és emberi erőforrások állnak. Nem létezik költségmentes informatikai átállás. Fontos felmérni, hogy a gép-gép kapcsolat milyen nagyságrendű beruházást igényel és ennek mi lehet az időtávja. Minél komplexebb egy vállalkozás belső működése, annál több időt és energiát érdemes a tervezésre fordítani. Érdemes lehet az átállási projekt részévé tenni a belső folyamatok átvilágítását és átalakítását is, így az informatikai költségek nem csupán az eÁfa-ra történő átállást, hanem a belső folyamatok hatékonyságának növelését is tudják szolgálni.

***

5percAdó konferenciaajánló

A PENTA UNIÓ Zrt. 2024. április 16-i, eÁfa – kihívás vagy lehetőség? című konferenciáján dr. Czöndör Szabolcs és dr. Varró György gyakorlati példákon keresztül mutatja be az eÁfa rendszer kapcsán az áfabevallás új megoldásait és a bennük rejlő lehetőségeket, valamint a rendszerre való átállásban is praktikus tanácsokkal látják el a konferencián résztvevőket.

***

A cikksorozat első részét, melynek kiemelt témája az eÁfa webfelület, ide kattintva olvashatod!