Az eÁfa rendszer bevezetésének nem kisebb a célja, mint az egyik legösszetettebb adónemhez, az áfához kapcsolódó bevallási kötelezettség teljesítésének az egyszerűsítése. Ezt a célt az eÁfa két megoldással próbálja szolgálni: webfelület és gép-gép kapcsolat. Az eÁfa jelenleg nem kötelezettségként, hanem lehetőségként jelenik meg. Ugyanakkor ne legyenek kétségeink afelől, hogy az űrlap alapú áfabevallás napjai meg vannak számlálva, és mindenkinek át kell állnia egyszer az eÁfa rendszerre.

Az eÁfa két megoldása között nincs átjárhatóság, mint ahogyan az űrlap alapú és az eÁfa alkalmazások között sem. Tehát ha egy áfabevallási folyamatot elkezdünk az egyik úton, akkor nem fogunk tudni áttérni a bevallás beadásnál egy másik megoldás irányába. Éppen ezért kiemelten fontos ismerni az egyes eÁfa megoldások közötti eltéréseket, lehetőségeket és korlátokat, így végeredményként a számunkra a lehető legjobbat fogjuk tudni kiválasztani. Célszerű ezen kívül az átállás lépéseit és időigényét is figyelembe venni a megfelelő döntés meghozatala szempontjából.

A döntésünk persze nem feltétlenül jelent végleges döntést, hiszen van arra is lehetőségünk, hogy egyik adóbevallási időszakban a webfelületet használjuk, egy másikban a gép-gép kapcsolatot. Egy áfabevallási időszakon és eÁfa folyamaton belül viszont nem tudunk átjárni a megoldások között. Ugyanakkor a gyakori bevallási módszer változtatása sokkal nagyobb kihívás elé állíthatja a vállalkozást, vagy éppen több időszakot érintő önellenőrzés esetén is tapasztalhatunk további és akár egész jelentős kihívásokat.

Az eÁfa két megoldására való felkészülés folyamata és az elérhető hasznok és kockázatok is eltérőek. A webfelület inkább ad egy gyors és instant megoldást. Persze mint az instant levesek, ezek sem tökéletesek, de egy adott helyzetben akár nagyon hatékonyak tudnak lenni. A gép-gép kapcsolat nehezebb falat lehet, hiszen ekkor a saját bevallási folyamatainkhoz kell igazítani az eÁfa rendszert, mely időigényes feladat is lehet. Azonban ne feltétlenül csak a felkészülési időt vegyük figyelembe, hanem azokat a lehetőségeket is, amelyeket az egyes megoldásokkal nyerhetünk, vagy éppen veszítünk, ha az adott vállalkozás számára nem a megfelelő utat választjuk.

Az eÁfa két útja

Az eÁfa webfelületi és gép-gép kapcsolati megoldása között alapvető folyamatok szintjén is érezhetjük a jelentős különbséget:

• A webfelületen az adóhivatal által elkészített áfabevallás tervezetből tudunk kiindulni. A tervezetet tudjuk módosítani, kiegészíteni és mindezeket követően benyújtani bevallásként.
• A gép-gép kapcsolat esetén a folyamat a könyvelőprogramból, egészen pontosan a vállalkozás vagy a könyvelő által elkészített áfaanalitikából indul el. Az eÁfa rendszerébe szükséges az áfaanalitikát megfelelő adatstruktúrában feltölteni, melyet az adóhivatal számos validációnak vet alá. Ezen validációk eredménye alapján dönthetünk arról, hogy beadjuk-e ezen a csatornán áfabevallásként, vagy még tovább dolgozunk rajta.

Az eÁfa bármely megoldását is választjuk, mindegyik bizonylat alapú, analitikus elszámolást jelent. Tehát a webfelületen láthatjuk például a számlaadat-szolgáltatások részletes adatait, vagy a vámhatározatok legfontosabb adatait. A gép-gép kapcsolatnál pedig tételes áfaanalitikát szükséges feltölteni. Végeredményben az eÁfa bevallás tételes áfabevallást jelent, amely az adóhivatal számára nem csupán többlet adatot, hanem többlet validációs lehetőséget is kínál, amelyet az adózóknak vissza is mutat. Az eÁfa rendszert tehát akár egy üzletként is felfoghatjuk: az adatainkért cserébe az adóhivatal még az adóbevallást megelőzően ellenőrzi az áfaanalitikánkat, így akár csökkenthetjük az ellenőrzési kockázatot is.

Mindegyik esetben csak olyan áfabevallást tudunk benyújtani, amelyet biztosan be tud fogadni az adóhivatal, nem tartalmazhatnak logikai, formai hibákat. Ezáltal el lehet kerülni az áfabevallást követően az adóhivatallal való telefonos vagy írásos kommunikációt. Azon vállalkozások számára, amelyeknél az áfabevallási folyamat nem áll meg a bevallás benyújtásával, hanem azt követően még az adóhivatallal gyakran szoktak kommunikálni, vagy éppen önellenőrzést benyújtani, egyértelmű előnyöket ad az eÁfa rendszer mindegyik megoldása.

Fontos azonban hangsúlyozni, hogy az adóhivatal nem garantálja egyik megoldásnál sem az ellenőrzések kizárását, vagy éppen az adókülönbözet megállapításának elkerülését. Az adóhivatali bevallás kiajánlás nem jelenti az adózói felelősség átvállalását és a gép-gép validáció sikeressége sem jelenti az áfabevallás kockázatmentességét.

Általánosságban elmondható, hogy a webfelületet akkor érdemes használni, amennyiben az áfaelszámoláshoz kapcsolódó összes adat az adóhivatal rendszerében elérhető mind adatterjedelemben és mind adatmélységben. Tehát nincsenek például jelentős számú közösségi beszerzései a vállalkozásnak, nincsen fordított adózású tételei, ahol nem szerepel a számlán a VTSZ, pénzforgalmi elszámolás stb. További feltétel, hogy ne legyen nagyon sok bizonylat. A felület maximum 100.000 bizonylatot képes kezelni. Tehát ha ennél több bizonylattal kell számolnunk, akkor fizikailag sem fogjuk tudni használni az eÁfa webfelületet, kizárólag a gép-gép kapcsolatot. A túlságosan sok bizonylat egyébként gátja lehet a könyvelésben található adatok egyszerű összehasonlításának is és nagy eséllyel számos, az adóhivatali algoritmus számára nem besorolható tételsort is tartalmaz.

Amennyiben a fenti korlátokba bele tudunk férni, és a tapasztalataink azt mutatják, hogy jó minőségben tudja az adóhivatal elkészíteni az áfabevallás tervezetet, akkor tudunk gyorsítani az áfabevallási folyamatainkban. Például egy vállalkozásnak néhány belföldi 27%-os értékesítése van, amelyhez szintén néhány 27%-os beszerzés tartozik, akkor a két áfabevallás sort akár tökéletes adatminőségben ki tudja ajánlani az adóhivatali rendszer. Ezt követően csupán a számlák mennyiségét érdemes megnézni (pl. a könyvelésben nem szerepel több vagy más számla), és az áfabevallást be is tudjuk nyújtani.

A legtöbb vállalkozás számára azonban a kiajánlott áfabevallás nem lesz megfelelő út. Számukra is hordozhat azonban a webfelület hasznos információkat. Ilyenek például a hamarosan részletesen bemutatásra kerülő kimutatások. De ezen vállalkozások inkább a gép-gép kapcsolatot fogják tudni jobban használni, amelyhez viszont informatikai fejlesztésekre, vagy szoftver beszerzésére is lehet szükségük.

Webalapú eÁfa

A webalapú megoldásnál, amennyiben először nyitjuk meg, végigvezet bennünket egy segéd a felület használatán. Ez a funkció kizárólag az első belépésnél jelenik meg automatikusan, de ha szeretnénk, akkor a kérdőjel ikonra kattintva bármikor újból végignézhetjük az egész bemutatót, vagy a számunkra fontos funkció súgóját megnézhetjük. Amennyiben ezek a segédek nem elegendőek számunkra a webfelületen történő eligazodáshoz, az adóhivatal egy nagyon részletekbe menő kézikönyvet is publikált, valamint több videót is készített.

Minden további belépésnél először egy olyan összesítő nézet fogad bennünket, amely a fizetendő és a levonható adó közötti különbözetet mutatja meg összegszerűen és diagrammal is. Így akár naponta láthatjuk az adófizetési kötelezettségünk alakulását.

Fontos azonban tudnunk, hogy csak azok a bizonylatok szerepelnek ebben a kimutatásban, amelyeket az adóhivatali algoritmus teljes egészében tudott adókódolni. Ez alatt azt kell érteni, hogy például egy számla összes tételsorát bevallássorhoz tudott kötni. Amennyiben ez nem sikeres, akkor ezen bizonylatok nem kerülnek be a kimutatásba, így akár teljesen téves képet is mutathat a diagram.

A webfelülettel való ismerkedést éppen ezen okok miatt talán érdemesebb a bizonylatlistával kezdeni. A bizonylatlistában láthatjuk azokat a számlákat is, amelyeket nem tudott besorolni az adóhivatal, vagy csupán részben tudott besorolni. A bizonylatlistában tudjuk az adókódokat kiegészíteni vagy módosítani. Ezen kívül ki tudunk venni a bevallásból átmenetileg vagy véglegesen számlákat. Így például könnyen kivehetünk olyan számlákat a bevallásból, amelyeket csak egy következő időszakban tudunk levonásba helyezni, vagy véglegesen kivehetünk olyan számlákat, amelyekre egyáltalán nincs levonási jogunk.

A bizonylatlistát azonban nem csak úgy használhatjuk, hogy a bevallás tervezetet szerkesztjük és ezt követően az eÁfa webfelületén keresztül adjuk be a bevallásunkat. A bizonylatlista letöltése lehetőséget ad arra, hogy például az áfaanalitikánkkal összehasonlítva lássuk azokat az eltéréseket, amelyeket az adóhivatal is tud. Így például feltárhatjuk azon problémákat, hogy bizonyos számlákat nem helyezünk el fizetendő adóként, vagy más összegben vonjuk le az adónkat, mint ami a partnerünk számláján szerepel. De azonosíthatunk olyan számlákat is, amelyek valamilyen oknál fogva nem szerepelnek az áfaanalitikánk levonható oldalán, így felhívhatja az eÁfa a figyelmünket a kallódó bizonylatokra. Az import áfa adatok letöltése pedig egyeztetésre ad lehetőséget vámhatározatszámok alapján.

A fenti példákból is látszódik, hogy az eÁfa rendszert nem csupán adóbevallásra, hanem a vállalkozás a saját áfaanalitikájának az ellenőrzésére is használhatja. Ez az ellenőrzés azonban nem lehet teljes körű, melynek okai között mind a vállalkozás és mind az adóhivatal adatainak rendelkezésre állását és pontosságát találhatjuk.

Az adóhivatal kizárólag olyan adatokat és olyan adatminőségben tud átadni az eÁfa webfelületen keresztül, amelyek a bevallás készítését megelőzően a rendelkezésére állnak. A vállalkozás oldalán pedig a számos manuális adatrögzítés miatt lehetnek eltérések. Például, ha a vállalkozás a számlasorszámokat nem megfelelő pontossággal rögzíti, vagy csoportosan könyvel le több bizonylatot, akkor eltérések fognak keletkezni, ha a vállalkozás áfaanalitikáját és az adóhivatali adatokat akarjuk összekapcsolni. Persze elméletileg az összegeknek egyezniük kellene, de ha akár az adatokban minimális összeg eltérés fedezhető fel (pl. árfolyam számításnál kerekítés miatt), vagy kimarad egy-egy bizonylat, akkor az okokat nagyon nehéz azonosítani, amennyiben nem tökéletes a két forrás adatminősége.

A webalapú eÁfa rendszer azzal kecsegteti a felhasználókat, hogy ha nem kell számos manuális adatrögzítéssel bajlódniuk, alapvetően jó az adóhivatali adatok minősége, akkor az eddigieknél sokkal gyorsabban és könnyebben lehet az áfabevallást benyújtani. Ezen feltételekből is látszik, hogy a webalapú eÁfa nem minden vállalkozásnak lesz tökéletes választás, ugyanakkor mindenképpen van olyan adózói kör, amelynél nagyon jól tud funkcionálni az adóhivatali bevallás kiajánlás és az arra épülő adóbevallási folyamat.

A cikksorozat második részében fogunk foglalkozni az eÁfa gép-gép kapcsolatával, valamint az arra való felkészülés legfontosabb lépéseivel.

***

5percAdó konferenciaajánló

A PENTA UNIÓ Zrt. 2024. április 16-i, eÁfa – kihívás vagy lehetőség? című konferenciáján dr. Czöndör Szabolcs és dr. Varró György a cikkben részletezett lehetőségeken túlmenő, gyakorlati megoldásokat fog bemutatni, valamint a webfelület használatához ad praktikus tanácsokat.

***

A cikksorozat második részét, melynek kiemelt témája az eÁfa gép-gép kapcsolat, ide kattintva olvashatod!