Az áfa területén szinte minden évben felbukkan valami új digitális megoldás. Magyarországon az online pénztárgépek, az EKÁER, számlaadat-szolgáltatás, áfabevallás kiajánlás jelenti az áfa digitalizációjának a főbb mérföldköveit. Amennyiben szétnézünk Európában, akkor találkozhatunk SAF-T-re épülő adatszolgáltatási kötelezettségekkel és egyre több tagállam vezet be kötelező elektronikus számlázást.

Ennek a folyamatnak a hátterében az áll, hogy a technika fejlődésével az adóhivatalok számára elérhetővé vált, hogy a vállalkozásoktól, azok környezetétől minden eddiginél hatékonyabban tudnak akár valós időben vagy ahhoz nagyon közeli módon adatot gyűjteni, valamint a gyűjtött adatokat belátható időn belül kielemezni. Az adóhivatalok oldaláról már egyre több cikkben a gépi tanulást, mesterséges intelligencia alkalmazását olvashatjuk. Ezáltal az adóhivatalok – közte a magyar adóhivatal is – eddig soha nem látott adatvagyonon ül, és nagyon aktívan használja is azt. A használatnak az egyik módja, hogy kockázatelemzési, ellenőrzési célokat szolgálnak az adatok, de az adózók számára meg is osztja ennek az adatvagyonnak egy részét.

A fentiek miatt a vállalkozások oldalán egyre jobban felértékelődnek azok az informatikai megoldások és folyamatok, amelyek az adójogi megfelelősséget tudják biztosítani. Ezt nevezzük „Compliance by design” elvnek. Ez a megközelítés azt jelenti, hogy az adózási szempontokat már a folyamatok kialakításakor figyelembe veszik, és a rendszerbe beépítik az adózási és számviteli szabályoknak való megfelelést. A „Compliance by design” megközelítés célja a hibák minimalizálása, a kockázatok csökkentése és a jogi követelmények teljesítése. Ezt el lehet érni például olyan vállalatirányítási vagy könyvelési rendszerek alkalmazásával, amely nagyfokú automatizáltsága révén csökkenti az egyedi hibák előfordulásának esélyét, vagy az ügyviteli folyamatba épített automatizált ellenőrzési folyamatok kialakítása.

Melyek azok az ismérvek, amelyek azt mutatják, hogy egy vállalkozás által használt informatikai rendszer és belső ügyviteli folyamatok nem felelnek meg a „Compliance by design” elvének? Ennek nagyon sok jele lehet, mint például a következők:

• A számlaadat-szolgáltatások egy része nem teljesül (error üzenetet kap, vagy el sem jut az adóhivatali rendszerig a számlaadat), vagy hibákat tartalmaz,
• A vállalkozás adatszolgáltatásai alapján számos tartalmi hiba található,
• Nincs előzetes vagy utólagos kontroll a számlaadat-szolgáltatás, az áfabevallás és belföldi/közösségi összesítők között,
• Nem alkalmaz rekonsziliációt a vállalkozás,
• A számlázási gyakorlata alapján sokszor fordul elő jogszabályi határidőn túli kibocsátás,
• Az áfabevallás készítésének belső folyamataiban számos manuális tevékenységet kell elvégezni, amelynek nincs vagy alacsony a kontrollja,
• A számlabefogadás szinte teljes mértékben manuális adatrögzítéssel történik.

A listát sajnos a tapasztalatok alapján nagyon hosszasan lehet sorolni, azonban a vállalkozások jelentős része nem látja ezeket egyenként súlyos problémának. Ennek oka, hogy az esetek jelentős része nem mutatkozik közvetlen adókülönbözetként. Számos alkalommal hallottam azt az érvet, hogy nincs adóbevallásra vagy a bevallott adó összegére kihatása, vagy esetlegesen ha van is, annak összege nagyon csekély. Legtöbbször mégis az hangzik el, hogy az adott vállalkozásnál nem is merül fel ez kockázatként vagy egy-egy ilyen kockázat előfordulási valószínűsége túlságosan csekély, mivel „jó könyvelője” van.

Az eltérések, a meg nem felelés azonban olyan kockázat, amely időzített bombaként ott van a vállalkozás életében és nem tudni, mikor mekkora kárt tud okozni amikor bekövetkezik. Nézzünk erre néhány példát, amikor egy „jó könyvelője” van egy társaságnak és mégis számos kockázatot hordoz a nem megfelelően kialakított ügyviteli folyamat!

A belső kontrollok hiánya elvezethet odáig, hogy többször levonásba kerül az adó vagy nem számla alapján történik meg az adó levonásba helyezése. A vállalkozás „jó könyvelője” ezeket teljesen elképzelhetetlennek tartja. A következő példák mindegyike megtörtént eseten alapul, amelyeknél ugyanúgy „jó könyvelője” volt a társaságnak és mégis bekövetkezett a baj. 

Ugyanazon számla többszöri levonásba helyezése egy olyan kockázat, amely minden olyan vállalkozásnál előfordul, amelynél az áfaanalitika készítése során egyedi, manuális beavatkozásokra van szükség. Amikor a főkönyvből exportálásra kerül az áfaanalitika alapját képező lista, akkor nagyon sokszor manuálisan kerülnek kiszűrésre azon számlák, amelyeket az adott időszakban még nem lehet levonásba helyezni. Ekkor ezeknek a számláknak a számlasorszámait egy külön listában tartja nyilván a könyvelő, ahonnan a következő hónapban vagy hónapokban manuálisan helyezi be a bevallásba. Vajon mekkora esélye van annak, hogy teljesen munkahibaként több hónapban is bekerülnek ebből a listából számlák? A „jó könyvelő” ezt 1% alatti aránynak gondolja, viszont egyetért azzal, hogy fennáll a kockázat.

A számla nélkül az adót levonásba helyezni szintén egy nagyon extrém esetnek tűnik elsőre, hiszen minden könyvelésnél van egy alapbizonylat, amelyet rögzít a könyvelő. Minden könyvelő úgy gondolja, hogy ilyen nem történhet meg, hiszen ez teljes mértékben lehetetlen a saját társaságánál. Gondoljunk bele ugyanakkor abba, hogy a bejövő számlák feldolgozása eléggé monoton tevékenység, amelynél óhatatlanul előfordulhatnak hibák. A legtöbbször adatok elgépelésére gondolunk, amely persze szintén a problémák egy forrását jelentik, azonban a nem megfelelő bizonylaton alapuló adatrögzítés is ilyen lehet. Például ha egy adatrögzítő kap egy nagy halom bizonylatot, amelyben megbújik egy proforma számla, akkor mekkora eséllyel fogja bejövő számlaként rögzíteni? Persze a „jó könyvelő” ezt a kockázatot is 1% alatti aránynak gondolja, viszont egyetért azzal, hogy fennáll a kockázat.

A számla kiállításánál is fennállnak olyan kockázatok, amelyek az adóbevallásra nagyon közvetlen hatással lehetnek. Gondoljunk bele, hogy egy számlakiállításnál az egyik alkalmazott véletlenül nem 2023-as évszámot, hanem 2223-as évszámot rögzít be teljesítési dátumként, és egy teljesen automatizált rendszer ezt a főkönyvig fel is fogja dolgozni. Vajon miből indulunk ki, amikor egy áfabevallást elkezdünk készíteni? A teljesítési dátumot fogjuk alapul venni, így az elgépelt teljesítési dátumú számla még vagy 200 évig nem fog bekerülni ebbe a szűrésbe. Ugyanakkor ez egy adminisztrációs hiba, és az adófizetési kötelezettségünk ettől még 2023-ban van. Vajon mekkora egy ilyen esetnek a valószínűsége? A „jó könyvelő” ezt is 1% alatti aránynak gondolja, viszont egyetért azzal, hogy fennáll a kockázat.

A fentiek mind-mind olyan példák, amikor 1% környéki vagy alatti valószínűséget feltételezünk az adott problémának. Viszont ha kellően sokat tudunk felsorolni, akkor ezek a valószínűségek összeadódnak, és hirtelen azt látjuk, hogy nagyon komoly valószínűsége van annak, hogy bekövetkezik a baj és akár jelentős adóösszeggel fog eltérni a vállalkozás bevallása. Amit viszont fontos látnunk, hogy ezeknek a kockázatoknak nem a „jó könyvelő” nem megfelelő tudása a forrása, hanem az ügyviteli rendszer kialakítása, a kontrollok alkalmazásának a hiánya.

Miután könnyen belátjuk, hogy a nem megfelelően kiépített ügyviteli folyamatok, a „Comliance by design” hiánya jelentős kockázatot jelent, akkor térjünk vissza a cikk elején említett tényre: az adóhivatalnak soha eddig nem állt akkora adatvagyon a rendelkezésére, mint jelenleg. Ebből következik, hogy a fent leírt kockázatok bekövetkezését ha a vállalkozás, a vállalkozás könyvelője nem veszi észre, akkor az adóhivatal fogja észrevenni.

Az e-számlázás és az áfabevallás új lehetőségei című előadás többek között ezeknek a kockázatoknak a feltárására és megfelelő kezelésére is mutat megoldásokat.

***

Az “E-számlázás és áfabevallás új lehetőségei” című előadás keretében Czöndör Szabolccsal áttekintjük a az elektronikus számlázás jelenét, valamint az áfa a digitális korban (ViDA) jelentette új követelményeket és lehetőségeket. A NAV által jövő évben bevezetésre kerülő eÁFA rendszer kapcsán az előadó ismerteti az áfabevallás új megoldásait és a bennük rejlő lehetőségeket. Várjuk Önt is a konferenciára! >> Jelentkezem!