Civil szervezetekkel dolgozva nagyon sokszor szembesülök azzal a mondattal, hogy “hát ez engem nem érint, mert én civil vagyok!”.  Pedig ez nagyon sok esetben egyáltalán nem így van. Fontos, hogy a civil szervezet tisztségviselőinek is tisztában kell lennie, hogy van teendője, jelezni valója a könyvelése felé.

A legtöbb aprócska civil szervezet áfa tekintetében adómentes státusszal rendelkezik. Az viszont a vezetőség számára nem világos, hogy ez az áfa státusz pontosan miért is mentes, annak ellenére, hogy sok esetben kulcsfontosságú a kérdés. Ha egy szervezet a tevékenységének közérdekű jellegére tekintettel van áfa mentes kategóriában, az nem egyenlő az alanyi áfa mentes kategóriával (minden civil szervezet a NAV rendszeréből lekért törzsadat segítségével tudja ezt ellenőrizni). Ha egy civil szervezet eddig úgy vélte, hogy a közérdekre tekintettel áfa mentesek tevékenységei, javaslom, nézze át ezeket a tevékenységeket, hogy azok közérdekűek-e. Elképzelhető a gyakorlatban, hogy van közte olyan, ami ugyan cél szerinti tevékenység mégsem tekinthető áfa mentes tevékenységnek.

Önmagában az, hogy egy civil szervezet közérdekű célja szerinti tevékenységeket végez, még nem fogja automatikusan felmenteni az áfa fizetése alól az adott tevékenységet! Nagyon fontos, hogy ezt minden civil szervezet végig gondolja! Sőt, a közérdekű jellegű tevékenység nem mentesít a számlakibocsátás alól sem egyes esetekben, és bizony többször helytelen az a megoldás, hogy mindent adományként bizonylatolnak, miközben ellenszolgáltatást adnak, például egy nem iskolarendszerű képzést stb.

A következő kardinális pont a civil szervezetek esetében, amikor tárgyi eszközök értékesítése történik. Sajnos itt sem jelent kivételt a civil szervezeti státusz, még akkor sem, ha a szervezet alanyi áfa mentességet választott. Hiszen az alanyi áfa mentes adóalanyokra is vonatkoznak kivételek a mentesség szempontjából. A gyakorlatban ez az jelenti, hogy vannak olyan tranzakciók, amelyek tekintetében nincs áfa mentesség. Az egyik ilyen kivétel a tárgyi eszközök értékesítése.  Ilyen esetben áfa-technikailag az értékesítés ugyanúgy történik, mint egy normál társaság esetében, fő szabály szerint áfásan, és ha az úgynevezett figyelési időszakon belül történik az értékesítés, akkor az esetlegesen utólag megnyíló előzetes áfa levonásba helyezhető bizonyos feltételekkel! Tekintetbe véve, hogy a civil szervezet fő szabály szerint nem nyújt be áfa bevallást, ezekben az esetekben rendkívüli áfa bevallási kötelezettsége keletkezik, az aktuális 1865-ös nyomtatványon, havi bevallás keretében. A gyakorlati buktató ott lehet, hogy sokszor a könyvelés a teljesítést következő hónapban 20-áig nem kap időben információt az eladott tárgyi eszközről, így az áfa bevallás benyújtása rendre elmarad. Ez egy későbbi adóellenőrzés során problémát jelent.

Tárgyi eszközök kapcsán a másik fontos dolog, amit tisztázni szükséges, hogy vajon részében, vagy egészében érinti-e ez az ügylet a civil szervezet vállalkozási tevékenységét. A mérlegelés elsődleges szempontja az, hogy az adott tárgyi eszközt a korábbi időszakban mihez használták. Ha kizárólag a közérdekű cél szerinti tevékenységhez használták, akkor a kapott ellenérték a közérdekű cél szerinti tevékenység bevételének része lesz (azaz nem vállalkozási tevékenység bevétele). Ha az eszközt kizárólag vállalkozási tevékenységhez használták, akkor a vállalkozási tevékenység bevételének része lesz, azonban ha mindkettőhöz, akkor bizony valamilyen arányszám alapján ezt az összeget is meg kell osztani a két tevékenység között.  Mindez a besorolás társasági adó szempontjából is rendkívül fontos!

Kis kitérőnk után evezzünk vissza az áfa vizeire. Gyakori eset, amikor a könyvelés csak utólag szembesül azzal, hogy a civil szervezet külföldről rendelt meg pl. reklám vagy hasonló hirdetési szolgáltatást. Példának okáért adománygyűjtés célból pl. a Facebooktól vagy a Google-tól. Igen ám, de ezek az internetes cégek fő szabály szerint EU-s adószámmal rendelkező cégek, akik a civil szervezet részére rendszerint EU-s fordított áfás számlát állítanak ki. Legtöbbször egyébként azért, mert a civil szervezet megadja a sokszor nem is létező EU-s adószámát. Ez úgy lehetséges, hogy a könyvelést nem vonják be a folyamatba. Fontos tudni, lévén, hogy szolgáltatás igénybevétel történik, kötelező az EU adószám kiváltása, de ezt az első hirdetés megrendelése előtt kell beszerezni az adóhatóságtól. Ha ilyen és ehhez hasonló szolgáltatásnyújtásunk, vagy igénybevételünk van, azzal havonta foglalkozni kell. Amennyiben alanyi mentes (vagy egyéb jogcímen mentes) ÁFA státusza van a civil szervezetnek, úgy belföldön havi áfa bevallási és befizetési kötelezettsége van a megrendelt hirdetési szolgáltatások után, hiszen levonási joga nincsen. Mindezek mellett havi 18A60-as adatszolgáltatási kötelezettség is terheli a szervezetet!  Éppen ezért a civil szervezet vezetőségének kiemelt figyelmet kell fordítania a könyvelés korai tájékoztatására, arra, hogy a szervezet milyen szolgáltatást vagy terméket rendelt meg külföldről (pl. a díjbekérő átutalása előtt). Ha megtörténik a korai tájékoztatás, akkor az alátámasztó számlák a megfelelő portálokról letölthetőek (pl. Facebook, Google, stb), hatásuk áfa szempontból elemezhető, és nem a bankszámlák forgalmának feldolgozása során vet fel áfa kérdéseket a könyvelő számára.

Ha már a bankszámláknál tartunk, sokszor előfordul – én éppen a hirdetések okán szembesültem vele – hogy a szervezet Paypal, vagy más hasonló számlával rendelkezik, amiről a számla kivonatok nem kerülnek a könyvelő kezébe, így azok rögzítése elmarad. Csak azért, mert ez nem klasszikus bankszámla, még a szervezeté, és mint ilyet, a forgalmát a könyvekben is külön kimutatni szükséges!

Egyre többször fordul elő, hogy a szervezet járja a nagyvilágot, és terméket vásárol (áfa mentesen / áfásan) vagy adomány érkezik külföldről természetben közérdekű célja szerint. Termékek esetében, ha azt bármilyen jogcímen behozzuk az országba, biztosan foglalkoznunk kell a termékdíj kérdéskörével is, ugyanis sajnos ez alól sem mentesülnek a civil szervezetek.

Nagyon fontos, hogy a szervezet már a felmerüléskor igyekezzen megfelelően bizonylatolni az adott ügyleteket, mert később már nagyon nehéz lehet javítani, pótolni az egyes tételeket, esetlegesen a késedelmes bevallás és bejelentkezés okán szankció is érheti a civil szervezetet. Fontos, hogy már a működés során a szervezetek megfelelően járjanak el. Hibás, hiányos információból a könyvelés nem tud korrekt, hibátlan beszámolót, bevallásokat készíteni.

* * *

Amennyiben  részletesebben is érdekelnek a civil szervezetek  mindennapjai, vagy a velük kapcsolatos sajátosságok, akkor jelentkezz most még kedvezményesen a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében megrendezésre kerülő konferenciáimra:

• 2018. február 08. – Civil szervezetek mindennapjai, avagy működésről hatékonyan

• 2018. március 13. – Civil szervezetek adózása, számvitele, zárása