Akár az otthon kialakított dolgozósarokban, akár az irodában fogadjuk ügyfeleinket, vannak olyan örökérvényű szabályok, amelyek betartásával professzionalitást sugallunk. Lássuk, mik ezek!

A megfelelő munkakörnyezet

Az első benyomás nagyon fontos. Akár az irodába, akár otthonunkba érkezik egy ügyfél, rendezett környezet várja. Az otthon kialakított dolgozósarok vagy dolgozószoba lehetőség szerint közel legyen a bejárathoz. Útközben ne kelljen a gyerek vagy a kutyánk ledobált játékait lökdösnünk a lábunkkal, és a kipakolásra váró teli bevásárlószatyrok se az előszobában sorakozzanak. Rontja az üzleti hatást, ha épp akkor centrizik a mosógép, amikor ügyfelet fogadunk.

Az irodára is igaz, hogy mindig tartsuk rendben. Míg otthon felmosunk, ha saras lábbal lépünk be, az irodában valahogy senki sem érzi a saját feladatának, hogy például összesöpörje, felmossa az előteret.

Az íróasztalon legyen elpakolva, ne egy kupac papír alól kelljen előrángatni a keresett számlát.

A megfelelő ruházat

Ha az ott dolgozók kabátja alatt roskadozik a fogas, az ügyfél nem tud hova pakolni. A munkahelyünkön zárjuk egy szekrénybe a saját kabátunkat, a váltócipőket, biztosítsunk helyet az ügyfél számára. Nyáron, kánikulában szeretünk lazábban öltözni. Egymás között megengedhető, hogy sortban, lenge ruhában, strandpapucsban legyünk, azonban ha ügyfél érkezik, mindenki vegyen fel business casual-nek megfelelő öltözéket. Ez az otthoni munkavégzésre is igaz, se kollégát, se ügyfelet ne fogadjunk például melegítőben vagy köntösben.

A megfelelő viselkedés

Aki profi, tűnjön is annak. Ha ügyfél van nálunk, és közben csörög a telefon, vagy kérjük meg egy kollégánkat, hogy vegye fel, vagy kérjünk elnézést és röviden jelezzük, hogy most nem alkalmas a beszélgetés, de ígérjünk visszahívást. Az ügyfél érezze, hogy most csak rá figyelünk, ugyanakkor lássa azt is, hogy mindenki egyformán fontos számunkra. Ha azt tapasztalja, hogy lerázunk valakit telefonon, elgondolkodik, őt is így fogjuk-e kezelni, ha egy hasonló szituációban tanácsot kérne tőlünk.

Ügyfél előtt ne együnk. Akkor se, ha nem reggeliztünk, épp kávészünetet tartanánk vagy ebédidőben érkezik valaki hozzánk. A tányért, bögrét hagyjuk a konyhában. Dühítő ugyan félbehagyni, majd újra melegíteni az ételt, tele szájjal viszont illetlenség az ügyféllel (és mással is) beszélni.

Megbeszélés közben ne foglalkozzunk az irodai kutyával, ne hallgassunk zenét, és ne csatlakozzunk a kollégák beszélgetéséhez, hacsak nem munkával kapcsolatban kérdeznek valamit.

Belépéskor mindig kérdezzük meg, megkínálhatjuk-e vendégünket vízzel, teával vagy kávéval – lehetőségeinket figyelembe véve. Ha nemmel válaszolt, nem kell folytatni, hogy pedig milyen finom teát hoztunk Londonból, a nyaralásról. Ne meséljünk a magánéletünkről és ne is kérdezgessük ilyesmiről az ügyfelet. Nem szükséges megkérdezni, hol nyaralt, akkor sem, ha csokibarnán vagy teljesen megváltozott külsővel érkezik hozzánk. Majd a barátainak elmeséli, miért változtatta meg a frizuráját, az nem ránk tartozik.

Ha mesélni kezd a magánéletéről, udvariasan, figyelmesen hallgassunk, de csak módjával, az udvariasság szabályai szerint válaszoljunk vagy kérdezzünk. Nem vagyunk barátok, ne kezdjünk pletykálkodásba, de ne is hárítsunk azonnal, mert az udvariatlanság lenne.

Neked vannak egyéb tippjeid, esetleg tapasztalatod, melyen szívesen megosztanál velünk? Várjuk azokat! 🙂