Könyvelőváltás etikusan

Mire figyeljünk, ha egy új ügyfél jön hozzánk?

Rengeteg cég életében előfordul, hogy nincs megelégedve az aktuális könyvelőjével és váltani szeretne. Egyesek ezt képesek már az első problémák felmerülésekor megtenni, de nagyon sokan kivárják az év végét, vagy éppen az éves beszámolók elkészültét. Vannak, akik már a következő év elejétől mással könyveltetnek, de az előző évi beszámoló elkészültéig még nem szólnak a régi könyvelőjüknek. A könyvelőváltással kapcsolatos szakmai teendőket mindenki ismeri. Ebben a cikkben az etikai oldalát szeretném körbejárni a témának!  Nézzük, mire érdemes odafigyelni a gyakorlatban, amikor egy új ügyfél jön hozzánk!?

Amikor megkeres egy működő vállalkozás azzal a céllal, hogy szeretne könyvelőt váltani, az első kérdésem felé, hogy MIÉRT? Talán nagyon sokan nem is tulajdonítanak nagy jelentőséget annak, hogy milyen fontos az erre a kérdésre adott válasz! Pedig érdemes rá figyelni! Vannak ügyfelek, akik technikai okokból váltanak könyvelőt: talán a régi túl messze van és közelebbit keresnek, talán új tevékenységgel bővítik a vállalkozást és a könyvelőjük már nem vállalja, stb. Ez érthető. De nézzük azt az esetet, amikor valaki elégedetlen a könyvelőjével és emiatt keres másikat!

Amikor feltesszük a kérdést, hogy „Miért?”, akkor sok ügyfél azonnal elkezdi ócsárolni a korábbi könyvelőjét. Minden létező (és talán nem létező) hibáját felsorolja és akad, aki részletekbe menően „kitálal”. Nagyon kevés ügyféllel találkozom, aki diszkréten csak annyit mond, hogy nem volt megelégedve a volt könyvelője munkájával, de nem szeretné részletezni az okokat. Ezzel ellentétben, amikor valaki a részletekről is beszámol, feltételezem, hogy sokan belecsúszunk abba a hibába, hogy azonnal az ügyfélnek adunk igazat és máris a pártját fogjuk, holott nem ismerjük sem a régi könyvelő munkáját, sem az új ügyfél hozzáállását nem tapasztaltuk, valamint a felvetett problémáknak is csak az egyik oldalát láttuk.

A kezdetekben én is belefutottam azonnali ítélkezésekbe, míg egyszer rá nem jöttem arra, hogy milyen veszélyes ránk nézve az ilyen ügyfél! Gondoljunk csak bele, hogy mi történik, amikor mi maximális szakértelemmel és odaadással állunk hozzá a munkánkhoz, mindent megteszünk, hogy teljesítsük a vállalt kötelezettségeinket és mégis becsúszik egy hiba, ami ki is derül – és esetleg következményei is lesznek (függetlenül attól, hogy kinek a hibájából történt)! Az ilyen ügyfél mit fog tenni? Azonnal elmondja másoknak, hogy mekkorát hibáztunk, időnként még megspékeli valótlan dolgokkal és máris – sokszor alaptalanul is – terjed a rossz hírünk! Ezt követően elmegy egy másik könyvelőhöz és neki panaszkodik rólunk! Ha az a pártját fogja, akkor igencsak sértőnek érezzük az ítélkezést és elvárnánk, hogy hallgattassék meg a másik fél is! Nemde?

Pontosan ez a helyzet áll elő akkor, amikor hozzánk jön valaki és minden sérelmét felsorolja. Ez esetben a legetikusabb dolognak azt tartom, hogy meghallgatjuk őt, de nem nyilatkozunk – maximum annyit, amennyit muszáj az adott helyzetben, hiszen nem tudjuk, mi történt valójában, nem ismerjük a másik oldalt és így nem szabad – és nem is illik – véleményt mondanunk. (Őszintén szólva, én ilyen ügyfélnek megköszönöm a felkérést és ajánlatot sem adok, mert kockázatosnak tartom elvállalni a könyvelését.)

Amennyiben mégis megegyezünk vele, mindenkinek tanácsolom, hogy feltételekkel kezeljük az általa elmondottakat, de tartsuk szem előtt a hallottakat. Ha lehetséges – és érdemesnek tartjuk –, próbáljuk meg megtudni, hogy mennyire volt valós az állítása és ennek tudatában kezeljük a jövőre nézve. Sok dolog van, ami nem éri meg a fáradozást, de ha bármilyen hiányzó vagy kétséges információnak az ismerete befolyásolhatja a jövőbeli kapcsolatunkat vagy munkánkat, érdemes a végére járni. Amennyiben lehetséges, vegyük fel a kapcsolatot a korábbi könyvelővel is és együttműködésünket kifejezve próbáljunk meg közös nevezőre jutni egymással.

Tapasztalataim szerint, amikor alázattal és tisztelettel keresem fel a korábbi könyvelőt, a legtöbb esetben ugyanezt a hozzáállást kapom és mindenkinek sokkal könnyebb átvészelni az átmeneti időszakot. Természetesen vannak olyan könyvelők, akik ellenségesen kezelnek, akik minket okolnak a váltásért és elzárkóznak a további segítségtől (velük nem lehet tenni semmit, csak tisztelettel elnézést kérni a zavarásért), egyesek viszont kérdés nélkül elmondják az ő véleményüket az adott ügyfélről. Időnként – felmérve a helyzetet és a beszélgetés irányát – megkockáztatom azt is, hogy a volt könyvelőtől megkérdezem a véleményét az ügyfelemről és van, akitől a tanácsát is ki tudom kérni arra vonatkozóan, hogy mire figyeljek, és hogyan kezeljem bizonyos helyzetekben. Számtalan variáció fordul elő a való életben, de mindig beigazolódik, hogy a másik tisztelete a legfontosabb.

Amennyiben elvállaltuk az ügyfelet, fontosnak tartom, hogy a legelején tisztázzuk a kereteket, mondjuk el a mi szokásainkat (pl. mikor, miről tájékoztatjuk, stb.), kérdezzük meg, hogy ő mit vár el tőlünk és hogyan tudnánk neki segítséget nyújtani a munkánkkal. A szerződésünkbe is érdemes ezeket az elvárásokat beleírni, hogy elkerüljük a későbbi vitákat. Viszont önmagában nem tartom elégnek a szerződést, hiszen a folyamatok megbeszélése és tisztázása nagyon fontos és ezzel a hozzáállással máris pozitív benyomást kelthetünk benne. Amíg össze nem rázódunk, és ki nem tapasztaljuk a leghatékonyabb együttműködés módját, próbáljuk meg folyamatosan tartani vele a kapcsolatot. Ez nem kevés időt és odafigyelést igényel, viszont amennyiben ezt tesszük (én magam így végzem a munkám), akkor kialakul az a bizalom egymás iránt, amely egy hosszútávú együttműködés alapja lehet.

Természetesen a hibák elkerülhetetlenek mindkét fél részéről, viszont amennyiben megszereztük a kellő bizalmat, sokkal könnyebb megbeszélni és helyrehozni a hibákat és ezzel azt is el tudjuk kerülni, hogy másik könyvelőt keressen helyettünk.

Biztos vagyok benne, hogy a fentiekkel kapcsolatban nagy tapasztalattal rendelkezik mindenki. Én személy szerint azért osztottam meg ezeket a gondolatokat, mert ezzel a hozzáállással az elmúlt időszakban olyan ügyfélkört sikerült kialakítanom, amiről csak álmodik az ember. Szeretném, ha mindenkinek sikerülne eljutni addig, hogy elégedetten dőljön hátra a székében és remélem ez a rövid kis gondolatébresztés hozzájárul ehhez.

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be folyamatosan bővülő konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016

Hozzászólások

Jelenleg nincs hozzászólás, légy te az első!

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!