A távmunka lehetőségének biztosításával egyidőben felmerül a kérdés minden vezetőben: megéri-e a kollégáknak saját munkahelyi íróasztalt biztosítani, avagy egyszerűbb, ha többen osztoznak egy munkaállomáson. Mikor melyik a jó megoldás?

Ha minden dolgozónak van saját íróasztala, akkor ennek megfelelő nagyságú irodahelyiséggel kell rendelkezni. Azonban megéri-e nagy irodát fenntartani akkor, ha a munkatársak egy része csak egy-egy nap jár be, egyébként pedig otthonról dolgozik?

A nagyobb iroda nagyobb költségekkel is jár – a bérleti díjat, rezsit ki kell termelni a bevételből. Ha azonban nem mindenki tölti az irodában a napjait, költséghatékonyabb megoldás, ha közös asztalokon osztoznak a kollégák.

Milyen szempontokat kell mérlegelni?

Ha bizonyos napokon mindenki az irodában tartózkodik, mert például a hétindító értekezleten kötelező a részvétel, akkor várható, hogy az adott napon megnövekszik a létszám. Ugyanakkor egy megbeszéléshez inkább egy tárgyalóhelyiség megléte a fontos, vagy akár a konyhában is körül lehet ülni az asztalt, hiszen itt inkább az információ-megosztáson lesz a hangsúly.

Ha több részmunkaidős kolléga is van, akkor az ő munkaidejüket érdemes úgy beosztani, hogy lefedjék a teljes napot. Vagyis lesz, aki délelőtt, más délután lesz bent, vagy az egyes napokon mindig csak az egyikük jelenik meg.

Aki távmunkában dolgozik, az az értekezleten is könnyedén részt vehet úgy is, ha Skype-on, Messengeren, Hangoutson vagy bármelyik chat vagy videó applikáción keresztül becsatlakozik otthonról.

Ha változó létszámban vannak bent a kollégák, nem biztos, hogy a hagyományos íróasztal a legjobb bútorválasztás. Például, ha elfér, egy hosszú, körbeülhető asztal egyszerre barátságos és helykihasználó megoldás, létszámtól függően lazábban vagy szorosabban tudnak egymás mellé ülni az emberek.

Idővel kialakul, ki milyen időpontban van bent és hogy hol szeret ülni, így mindenképp tervezhető a létszám és a helyigény.

Az íróasztalokon nem csupán a laptopokat, számlákat, telefonokat tároljuk ugyanakkor, hanem a személyes holmijainkat is. Amennyiben nincsenek fix, dedikált asztalok, úgy a személyes holmiknak érdemes különálló, zárható tárolókat, polcokat, fiókokat rendszeresíteni.

Ha jó idő van, akár a kertben, teraszon is lehet dolgozni, hiszen a napfény, a friss levegő sokakat felpörget, intenzívebb munkavégzésre sarkall. Mások figyelmét viszont eltereli a kinti zaj, forgalom, így a habitus alapján is változhat, ki hol végzi épp a munkáját.