Te is megőrülsz, ha kapsz egy hivatalos levelet, amiben 5 sor egy mondat, és a felét sem érted? Tedd a szívedre a kezed, és valld be, könyvelőként hányszor követted már el Te is ezt a hibát? Elmondjuk, mire figyelj!

Minden szakmának megvan a maga nyelvezete, szakszavai. Ezzel nincs is addig probléma, amíg a kollégákkal levelezünk. Azonban, amikor az ügyfélnek írunk, továbbra is igyekszünk hivatalosan, a megfelelő szakszavakkal kommunikálni, amiből előfordulhat, hogy a kedves ügyfél egy kukkot nem ért. Garantált, hogy a levél kézhezvételétől számítva 5 percen belül fel fog hívni azzal, hogy most akkor melyik oldalt nyomtassa ki, hova mit írjon és mikor melyik oldalt kell aláírni. Meg amúgy is, rá most a felsorolt ötféle lehetőség közül melyik vonatkozik.

Saját magadnak is időt és energiát spórolsz meg azzal, ha már az első levélben érthetően fogalmazol. Persze, vannak olyan kifejezések, amit egy hivatalos levélben mindenképpen le kell írni. Azonban ha eleve sejted, hogy a gondosan megfogalmazott leveled az ügyfeleid többsége nem fogja érteni, írj mellé eleve egy kísérőlevelet, amiben egyszerűen elmagyarázod, mi is a teendő.

Mutatunk pár gyakorlati példát.

Érdeklődnék, volt-e szja-köteles jövedelme

Ez egy nagyon egyszerű mondat, de sokan vissza fognak kérdezni, hogy az mi is pontosan. Írd le egy mondatban, hogy az iránt érdeklődsz, idén vásárolt vagy adott-e el, vagy esetleg kiad-e rendszeresen ingatlant az ügyfél, esetleg adott-e el vagy vásárolt gépkocsit, vagy a vállalkozása mellett kapott-e munkabért is valahonnét. Így az ügyfél át tudja gondolni, a felsorolt tételek közül érintett-e valamelyikben, ha igen, tud válaszolni, visszakérdezni, ha nem, akkor meg sima ügy. Sokkal problémásabb, ha a bevallás leadása előtt egy nappal derül ki, hogy igazából eladott egy lakást, de mivel arra nem kérdeztünk rá névlegesítve, azt hitte, az nem számít.

Kérem, igazolják vissza a vállalkozás felé kiállított bevételi számlák összegét. A csatolt nyilatkozat kitöltésével erősítsék meg a fenti egyenleget. Majd mellékeljük a hivatalos papírt, ahol ki kell tölteni az adózó, a nyilatkozó cég összes adatát, és részletezni kell a vevői egyenleget.

Egy könyvelő számára ez tiszta sor és világos megfogalmazás, de sok ügyfél a fejét fogja vakargatni a sok rubrika láttán. Az ilyen és hasonló esetekben szánjunk rá 2 percet, hogy megfogalmazzunk egy közérthető levelet: Tisztelt Ügyfelem, kérem, töltse ki a mellékelt dokumentumot. Bal fentre, a vállalkozóhoz, az Ön adataira van szükség, a vevőhöz pedig az érintett cég adatait kell beírni. Amennyiben a megállapított összeggel mindkét fél egyetért, csupán alá kell írni alul a dokumentumot a cégnek, a táblázatot figyelmen kívül lehet hagyni. Amennyiben eltérés mutatkozik, úgy a táblázatba tételesen fel kell sorolni, hogy a vevő (cég) szerint Ön milyen bevételeket kapott az év során.

Vagyis, bármennyire is egyszerűnek tűnik a számunkra, jobb egyszer világosan leírni, mit várunk el, mint többször visszaküldeni egy dokumentumot amiatt, mert rossz helyre kerültek az adatok, vagy a fele nincs kitöltve.

Miért fontos mindez?

Ahogy mi sem szeretjük órákig böngészni egy hivatalos levélnél, hogy mi is a lényeg, úgy az ügyfél sem szeretne két percnél több időt tölteni a papírjaival, hiszen pont azért bíz meg egy könyvelőt, hogy minél kevesebbet kelljen a számláival, bevallásaival foglalkozni. Akkor vagyunk jó könyvelők, ha a lehetőségekhez képest minél jobban megkönnyítjük ügyfeleink dolgát. Ha lehetséges, a tudott adatokat mi is beírhatjuk eleve a nyomtatványba. Amit pedig az ügyfélnek kell kitölteni, ahhoz adjunk magyarázatot. Milyen időintervallumról beszélünk, melyik céggel szemben fennálló követelések jöhetnek szóba, melyik részt kinek kell kitölteni. Ha egy levélben többféle opció szerepel, és az ügyfélnek kellene aláhúzni, melyik is vonatkozik rá, könnyítsük meg a dolgát azzal, hogy megírjuk neki, melyiket válassza. Így is, úgy is nekünk kell majd ezt megválaszolni, ha nem levélben, akkor telefonon.

Mivel adott dokumentumokat minden évben ki kell tölteni, ezért érdemes a bevallásokkal, nyilatkozatokkal kapcsolatos standard szövegekhez eleve egy útmutatót készíteni, amit feltehetünk a honlapunkra, blogunkra is. Így a levélben csak egy linket kell elküldeni, hogy hol található a kitöltési útmutató. Így elég egyszer leírni, mi számít például szja-köteles jövedelemnek, nem kell hússzor ugyanazt elmondani a telefonban mindenkinek, de nem is bízzuk az ügyfélre, hogy googlizza ki, mire is gondolhatunk.

Soha nem kell attól félnünk, hogy egy ügyfél azért fog reklamálni, hogy felesleges őt okítani, tud mindent. Inkább hálásak lesznek az útmutatásért, amivel mindenki számára megkönnyítjük a hivatalos papírok kitöltését.