A nyári uborkaszezon a legmegfelelőbb idő arra, hogy elővegyük irattári tervünket és áttekintsük, hogy irataink közül melyeket lehet leselejtezni. A mai világban az iratok egyre inkább nem csak papíralapon léteznek, hanem az információk tárolásának általános módja a digitális iratkezelés lett. Tehát selejtezés előtt nem csak papíralapú dossziéinkat kell áttekintenünk, hanem digitális adathordozóinkat is.

Egy irat akkor selejtezhető, ha annak megőrzési ideje lejárt. A kérdés nem egyszerű, mert több jogszabály is rendelkezik erről a kérdésről és előfordul, hogy azonos típusú iratokra vonatkozóan különböző jogszabályok eltérő megőrzési időtartamot határoznak meg. Általános szabályként, ekkor mindig a leghosszabb időtartam az irányadó.

További általános szabály, hogy végelszámolás, felszámolás esetén is gondoskodni kell az iratok megőrzéséről, sőt a megőrzési időn belüli esetleges szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) sem hatálytalanítja ezt a kötelezettséget.

Az iratok megőrzési idejének meghatározásakor a számviteli, adó és munkaügyi nyilvántartásokat vezetőknek a következő jogszabályokra kell figyelemmel lenni:

• nyugdíjtv. – A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 
• áfa tv. – Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 
• mmtv. –  A megváltozott munkaképességű személyek ellátásairól szóló 2011. évi CXCI. törvény 
• számviteli tv. – A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
• art. – Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 
• pmt. –  A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény     
• kbt. – A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény

Az irat fogalmát egyrészt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, amely szerint az irat, valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes. 

Az art. konkrétabban határozza meg ezt a fogalmat, amely szerint az irat jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül.

A számviteli tv. nem iratot, hanem bizonylatot definiál, amely minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített külső vagy belső okmány (pl. számla), függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartására készítettek és annak megtörténtét hitelt érdemlően bizonyították.

A többi említett jogszabály iratot vagy okiratot említ, de nem ad definíciót ezekre a fogalmakra.

Az art. akként rendelkezik, hogy az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a feldolgozás időtartamára a székhelyen kívül más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására három munkanapon belül be kell mutatni. Az adózók nem kötelesek maguk gondoskodni irataik őrzéséről, arra megbízhatnak mást céget is.

Papíralapú dokumentumok archiválása

A papírhalmok keletkezését megelőzendő, bizonyos könnyebbséget jelent a számviteli tv. 169. § (6) bekezdése, amely szerint az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról készített elektronikus másolattal is teljesíthető a bizonylat megőrzésének kötelezettsége, ha a másolatkészítés során alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos olvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A digitális archiválás szabályairól az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet rendelkezik. 

Az áfa tv. kiemelten foglalkozik a számlák, nyugták megőrzési kötelezettségével. A számla és nyugta kibocsátásának időpontjától azok megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. Az eredet hitelessége a kiállító és az értékesítő azonosságát jelenti. Az adattartalom sértetlensége azt jelenti, hogy a számla vagy nyugta adattartalma változatlan maradjon. 

Mivel az elektronikus másolat megőrzése megfelel az art., az áfa tv., és a számviteli tv. előírásainak, elvileg nincs akadálya annak, hogy a papíralapú bizonylatokat a digitális archiválás után megsemmisítsék, de óvatosnak kell lenni, mert jogi vélemények szerint a hiteles elektronikus másolat nem rendelkezik az eredeti papíralapú dokumentumoknál nagyobb bizonyító erővel, és az eredeti papíralapú dokumentum formai vagy tartalmi hiányosságait sem pótolja. Ezért a papíralapú bizonylatok archiválása előtt alaposan ellenőrizni kell, hogy azok megfelelnek-e mindenben a jogszabályi előírásoknak. 

Elektronikus dokumentum

Az elektronikus másolattól meg kell különböztetnünk az elektronikus dokumentumot. Ez utóbbi olyan elektronikus eszköz útján értelmezhető adat, amely elektronikus aláírással van ellátva, amely biztosítja, hogy sokféle fájltípustól és tartalomtól függetlenül egyértelműen megállapíthatóvá teszi, hogy azt ki írta alá, ki és mikor hozta létre és hitelesíttette a dokumentumot. A gyakorlatban a közigazgatásban a hatósági eljárások során kibocsátott dokumentumoknál alkalmazzák ezt az eljárást és a könyvvizsgálók közül többen is ezen a módon aláírva bocsátják már ki független könyvvizsgálói jelentésüket.

Iratok őrzési ideje

Az iratok selejtezése azok őrzési ideje lejárta után történhet meg. Hosszának meghatározásakor külön figyeljünk a megőrzés kezdő időpontjára, amely nem minden esetben az irat vagy bizonylat keletkezésének napja.

5 év

Az art. definíciója szerinti iratokat a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie, ideértve a munkáltató (kifizető) által megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat is. Az öt évet a naptári év utolsó napjától kell számítani.

Ha egy adott időszak bevallását önellenőrzéssel helyesbítik, akkor az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni.

Hasonlóan rendelkezik az áfa tv. is, külön kiemelve a számlákhoz kapcsolódó adólevonási jog gyakorlásához szükséges számlák megőrzésének fontosságát.

A kbt. szerint a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződéssel kapcsolatos iratokat a szerződés megkötésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak, bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálatnak a jogerős befejezéséig, de legalább öt évig meg kell őrizni.

Az mmtv. alapján a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadó a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartását a foglalkoztatás megszűnését követő öt évig köteles megőrizni. A sajátos nevelési igényre vagy a fogyatékosság tényére vonatkozó adat a foglalkoztatás megszűnését követő öt évig, de legfeljebb a 23. életév betöltését követő öt öt évig kezelhető.

A nyugdíjtv. szerint a foglalkoztató a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. Például, ha egy fiatal 18 évesen munkát vállal, akkor a munkaszerződését a nyugdíjba vonulása utáni ötödik év végig kell megőriznie a munkáltatónak, azaz a jelenleg érvényben lévő 65 éves nyugdíjkorhatárt figyelembevéve 52 évig.

8 év

A számviteli tv. alapján, az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a számviteli tv. követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább nyolc évig kell megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik ez a szabály. Azonban ne felejtsük el, hogy például egy 15 évre vonatkozó lízingszerződést és kapcsolódó dokumentumait nem nyolc évig, hanem a futamidő végéig meg kell őrizni.

Ugyancsak 8 évig kell megőrizni az üzleti évről készített társaságiadó-információkat tartalmazó jelentést, valamint adott esetben a kapcsolódó nyilatkozatot.

A számviteli bizonylatok esetében az elévülési idő kezdte a beszámoló letétbehelyezéstől számítandó. 

A pmt. hatálya alá tartozó szolgáltató az ügyfél-átvilágítás alkalmával keletkezett iratokat, ezen tevékenység során megismert adatokat tartalmazó nyilvántartást az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított nyolc évig köteles megőrizni. 

10 év

A de minimis (csekély összegű) támogatásban részesülő támogatott köteles a támogatásra vonatkozó dokumentumait a támogatás megítélésének időpontjától számított tíz évig megőrizni.

Az art. szerint, a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó adókötelezettség megállapításához kapcsolódó iratokat annak a naptári évnek az utolsó napjától számított tíz évig kell megőrizni, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Külön eset, hogy ha az adózó vagy a kapcsolt vállalkozása a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó adókötelezettséget érintő vitarendezési eljárást kezdeményez, az iratőrzési kötelezettség annak lezárultáig, vagy ha azután választott bírósági eljárás indul, az eljárás lezárultáig meghosszabbodik.

Ha a pmt. szerint a szolgáltatónál keletkezett adatok, okiratok a felügyeleti szerv, a pénzügyi információs egység, a nyomozó hatóság, az ügyészség vagy a bíróság megkeresésével érintettek, akkor ezeket az adatokat, okiratokat a megkeresésben meghatározott ideig, legfeljebb az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított tíz évig köteles megőrizni.

A digitális iratmegőrzés különös odafigyelést igényel, hiszen a környezeti és fizikai hatásokra is figyelni kell annak érdekében, hogy a tároló eszközön (CD, DVD, pendrive stb.) lévő adatok ne váljanak olvashatatlanná.

A digitális iratok megőrzésekor gondoskodni kell a biztonsági mentésről is. Nem elég egyetlen példányban megőrizni a szükséges dokumentumot, fontos, hogy készüljön róla egy vagy több másolat másik adathordozón is.

Iratok selejtezési eljárása

A selejtezésre célszerű tervet készíteni. A selejtezés gyakorisága a tároló kapacitás függvényében változhat, történhet évente, de kisebb cégek esetében akár öt évente is elegendő ezt elvégezni. 

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely iratoknak, bizonylatoknak, okiratoknak járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, mellékleteként tételes iratjegyzéket indokolt készíteni.

Az iratok selejtezésekor tekintettel kell lenni az adatkezelési előírásokra is, a dokumentumon szereplő adatok és információk nem kerülhetnek illetéktelenek kezébe.

Papírok esetében a megsemmisítés az iratok darálásával történhet. Nagy mennyiségű irat esetén erre specializálódott vállalkozás is megbízható a munka elvégzésével. Ha digitálisan tárolt eszközön lévő iratot semmisítenek meg, akkor az adat törölhető felülírással, darálással, összetöréssel vagy égetéssel is.

Nem selejtezhető iratok

Ezek általában nem számviteli vagy nem adózáshoz kapcsolódó iratok. Ilyenek lehetnek pl.: közintézmények alapító okirata, nemzetközi megállapodások, ingatlan tulajdonjogi ügyekkel kapcsolatos iratok; stb.

A nem selejtezhető iratokat célszerű külön jelölni. Ezeket az iratokat bizonyos időközönként levéltárba kell szállítani, amely azokat véglegesen őrzi.

***

A PENTA UNIÓ Zrt. 2023-ban is egész évben szervez továbbképzéseket, áprilistól egészen decemberig. Válassz helyszínek, előadók és időpontok közül! 

Jelentkezz most, biztosítsd be 2023-as kreditpontjaid és tedd fel kérdéseid a Penta előadóinak! >> Idén is a Penta továbbképzését választom!