Ma már olyan információ bőség vesz körül minket, hogy elengedhetetlenné válik az adatok értelmezése, elemzése ahhoz, hogy hasznosítani tudjuk a bennük rejlő információt. Az adatok elemzésével pedig olyan előrejelzést tudunk adni a döntéshozóknak, amely komoly versenyelőnyhöz juttatja a vállalkozást. Az információ hiánya pedig versenyhátrányt okozhat. Ki tudja milyen digitális adatokat érhetünk el ma, amivel komoly kockázatokat tudunk csökkenteni? Hogyan tudjuk mindezt hasznosítani a könyvelésben vagy a könyvvizsgálatban?

Előző cikkemben említettem, hogy már több mint 10 éve elektronikusan adjuk be az adóbevallásokat. A könyvelők élenjárók a digitalizáció folyamatában, azaz egy adat tömeg bekerül egy nagy (Big Data) adatbázisba. Ezt követően rohamos növekedésnek indult a hatóságoknak szolgáltatott adatmennyiség. Például a HU-GO elektronikus útdíj-szedési rendszer, az EKÁER, az online pénztárgép, az OBR, és a nyakunkon az étel-ital automaták bekötése, valamint az „online számlázás”.

Számlázó programok

Az „online számlázás” alatt nem az online – felhőben futó – számlázó programokat értem. Ez esetben nem releváns az adatok tárolási helye, sem a szoftver futtatás környezete. Itt csak az azonnali, online adatszolgáltatásra gondolok, amit 2018. július 1-től teljesítenie kell a számlázó programoknak – a feltételek megléte esetén. A következő néhány hónapban elengedhetetlen a számlázó programok felülvizsgálata. Informálódjunk a 2016. január 1-től kötelező adatexport tartalmáról, és arról hogy a szoftver fejlesztője tervezi-e az online adatszolgáltatás megvalósítását? Az értékhatár alatti számlák esetében ugyanis nem kötelező (még).

Vannak olyan nagyobb vállalkozások, akik egyedi szoftverei nem hazai fejlesztésűek. Sajnos előfordulhat, hogy nemzetközi viszonylatban kevésbé motiválja a külföldi anyavállalatot a magyar szabályozás. Ebben az esetben jó megoldás lehet egy hazai fejlesztésű kiegészítő program, amely kizárólag az online adatszolgáltatási funkciót tölti be.

Könyvelő programok

A számvitel elég jól algoritmizálható folyamatokra épül. Az adatok útja pedig klasszikusan az input à feldolgozás à output. Manuális könyvelés esetén az input adatrögzítést, és az output a listák nyomtatását jelenti. De nézzünk inkább előre a digitalizált jövőbe (és sok helyen már ez a jelen). Ma is több olyan könyvelőprogram működik a piacon, amely képes a különböző típusú bizonylatok importálására. A kimenő számlákon kívül már több szoftver képes bejövő számlákat is beolvasni kisebb-nagyobb nehézségekkel. Ezen kívül számos szoftver tudja fogadni a vegyes feladási tételeket, a banki adatexportot, tárgyi eszköz analitikát, törzsadatokat, … stb. Az output, vagyis a munka eredményeképp pedig a listák többsége kimenthető excelbe, xml file-ba, pdf-be, … stb. Az excel táblába mentett nagy állományokat az excel lehetőségeivel, illetve különböző BI eszközökkel (Pivot, View, Map, Query) egyszerűbben tudunk elemezni.

Az automatizálásnak egy nagyon fontos feltétele és következménye az ellenőrzés és elemzés. Ugyanis néhány másodperc alatt beolvasunk a könyvelésbe egy nagy tömeg adatot, és ha például az egyik oszlop, vagy egy képlet elcsúszik, akkor hibás adat kerül a könyvelésbe. A könyvelésért pedig a könyvelő felel.  Ennek megfelelően fontos megismerni a lehetőségeket és megvizsgálni, hogy a könyvelő programunk milyen automatizálási funkciókat tud kezelni, milyen ellenőrzést tudunk megvalósítani, valamint hogyan tudja majd kiváltani az adatrögzítést? Az adatrögzítés kiváltására már vannak adóhatósági elképzelések, ami megvalósíthatónak látszik. Az ügyfélkapuról ma is lekérdezhetők az adózó részére kiállított számlák, amit a számla kiállítója az 1 millió forintos áfa értékhatár miatt jelentett az áfa bevallásában. Az online számlázással minden számla letölthető lesz, amelyet egy belföldi adózó állított ki egy másik belföldi adózó részére és az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100 eFt-ot. A lista alkalmas az egyeztetésre. A terv szerint viszont ún. „web service” szolgáltatás is elérhető lesz. Ennek eredményeképpen egy gombnyomásra a könyvelő program majd bekérdez az adóhatóság szerverére (ügyfélkapus azonosítással), és az visszaadja a könyvelendő számlákat egy vagy több XML állományban. A számla képre természetesen ekkor is szükség van. Kérdés hogy papír alapon vagy elektronikusan?

Kockázatok csökkentése

Emlékszem 2017 nyarán olvastam, hogy az adóhatóság az EKÁER bejelentések adatai alapján leválogatta a jövedéki termékeket és összevetette az adózó jövedéki engedély számával. Akinek nem volt jövedéki engedélye, ott elindították a célvizsgálatot. Hatékony ellenőrzési megoldás ugye? 2018. július 1-től az EKÁER azonosító is a számla tétel adatai között lesz…

Ha az adóhatóság valós idejű ellenőrzést tud és fog megvalósítani a jövőben (is), akkor a könyvelésnek/kontrollingnak is arra kell készülnie, hogy megfelelő eszközökkel elemezzen és időben feltárja a kockázatokat.

* * *

Ha szívesen hallanál arról, hogyan tudunk felkészülni a közeli jövőre, miközben lépést tartunk hatóságok informatikai fejlesztéseivel, akkor jelentkezz a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. február 27-én tartandó konferenciámra Merre tart a könyvelés: adatrögzítés vagy adatelemzés? – Fordítsuk az online számlázást a könyvelés hatékonyságának növelésére címmel, melyre a mai napon még kedvezményesen jelentkezhetsz.