A hírlevél fontos eszköze az ügyféllel való kapcsolattartásnak. Mivel azonban ezt minden cég tudja, a rengeteg hírlevél áradatban nehéz kitűnni. Elmondjuk, mire figyeljünk annak érdekében, hogy a mi hírlevelünket mindenképp megnyissa az ügyfél.

Gyakoriság

Az időzítés mindig nagyon fontos. Ha nincs minden héten, rendszeresen közlendőnk, akkor válasszuk a kétheti hírlevélküldést, egy közepes méretű könyvelőcég számára ez a legjobb, választható periódus.

Miről írjunk?

Legyenek rendszeres tematikus blokkjaink. Így az ügyfél már számít arra, mivel kapcsolatban kap információt, ezért rá fog nézni levelünkre. Például feltétlenül írjunk a friss jogszabályi változásokról, az aktuális határidőkről, valamint az olyan, sokakat érintő bonyolultabb esetekről, ami egy átlagember számára túl bonyolult, és épp ezért könyvelőhöz fordul.

A jogi nyelvezet helyett mindig közérthetően írjunk, ne féljünk attól, hogy a paragrafusok említése nélkül nem lesz elég szakmai a bejegyzésünk. Tartsuk szem előtt, hogy nem szakmabelieknek, hanem átlagembereknek írunk, akik lehetnek lakatosok éppúgy, mint marketing szakemberek.

Tegyük érdekessé a híreket! A szakmai cikkek, felhívások mellett valami érdekességről is számoljunk be. Írhatunk arról, ha új kollega érkezett vagy egy régi elment szülési szabadságra. Érdekes lehet, ha megújult a honlapunk vagy felújítottuk az irodát.

Természetesen az aktuális szabadságokról, zárva tartásról, helyettesítésről is számoljunk be időben.

Milyen formája legyen a hírlevélnek?

Egy minimális dizájnra feltétlenül szükség van. Válasszunk egy jó hátteret, tüntessük fel cégünk logóját. 2-3 dobozban helyezzük el az aktuális információkat, előbb a szakmait, majd az egyebeket.

Mindenképpen válasszunk képet a hírlevél mellé, ami felkelti az olvasó figyelmét. Ez különösen az egyéb hírek esetében fontos, és ne minden jogi változás mellett legyen egy paragrafusjel képe.

Figyeljük a visszajelzéseket!

Mindig nézzük a statisztikákat: hányan nyitották meg a hírlevelet, hányan kattintottak át a weboldalunkra. Próbálkozhatunk azzal, hogy eltérő napokon küldjük ki a hírleveleket. Nézzük meg, mikor olvassák el többen, hétköznap vagy hétvégén. Akár mini közvélemény-kutatást is végezhetünk az ügyfeleink között, hogy mikor érnek rá hírlevelet olvasni, és milyen információkról olvasnak szívesen. Ezt megismételhetjük kétévente, és a reakciók alapján módosíthatjuk hírleveleinket.

A lényeg, hogy ne egy kötelező elemként tekintsünk rá, hanem az ügyfelekkel való kapcsolattartás egy hatékony módjaként. Ennek megfelelően időről időre változtassunk, fejlesszünk, alakítsunk a hírlevélen.