Az adóellenőrzések gyakorlatával foglalkozó cikksorozatunk első részében egy praktikus tanácsokból álló útmutatót igyekszünk a Kedves Olvasó kezébe adni, ami – reményeink szerint – hatékony segítséget nyújt majd az adóellenőrzésekre történő sikeres felkészülésben.

Szakmai berkeken belül közhelyszámba megy, azonban az adóalanyok többségében még mindig nem tudatosult kellőképpen (a tettek mezejét illetően pedig különösen nem), hogy egy adóellenőrzésre nem csak a „váratlan esemény” bekövetkezte (értsd: a konkrét ellenőrzés megindulása) után, hanem már azt megelőzően, generális jelleggel (és persze tudatosan) érdemes készülni, illetve felkészülni. Sok kellemetlenségnek elejét lehet venni ugyanis azzal, ha egy gazdálkodó a működése során – a kereskedelmi kapcsolatok kialakításától a konkrét gazdasági ügyletek lebonyolításáig – ebből az aspektusból is állandóan – már a folyamatokba építve – kontrollálja az eseményeket, biztosítva ezáltal, hogy egy adóhatósági vizsgálat esetén a revízió fókuszába kerülő tranzakciók a jogszabályi előírások mellett az adóhatóság aktuális ellenőrzési gyakorlatából fakadó elvárásoknak is a lehető legnagyobb mértékben megfeleljenek.

Ennek a rövid írásnak a terjedelmi korlátai nem teszik lehetővé, hogy az ellenőrzésekre történő felkészülés eszköztárát teljes mélységében áttekintsük, ezért a továbbiakban csak azokat a legalapvetőbb lépéseket vesszük sorra, amelyeket egy konkrét ellenőrzés tényével szembesülve mindenképpen célszerű megtennünk ahhoz, hogy felkészülten, a releváns tényeket átlátva, továbbá az ellenőrzésben rejlő kockázatokat minimalizálva állhassunk az adóellenőrök színe elé.

Az adóellenőrzés tényéről általában a megbízólevél, illetve a vizsgálat elrendeléséről szóló értesítés útján szerzünk tudomást. Magától értetődőnek tűnik tehát, hogy ezeket a dokumentumokat alaposan áttanulmányozzuk, hiszen ezek az első és elsődleges információ forrásaink az adóhatóság által megindított vizsgálatról. A gyakorlatban mégis azt tapasztaljuk, hogy a hozzánk forduló ügyfelek többsége nincs tisztában azzal, hogy az említett dokumentumokban melyek azok a releváns adatok, információk, amelyek (valamint az ezek alapján levonható logikus következtetések) ismerete és helyes értelmezése az ellenőrzésre történő sikeres felkészülés kiindulópontját jelenti.

A megbízólevélen számos lényeges adat szerepel, amelyek közül e cikk témáját illetően a vizsgált időszaknak, valamint a vizsgálat típusának van kiemelkedő jelentősége.

Az ellenőrzés alá vont időszak a megbízólevélen általában (az utólagos adónem vizsgálatoknál pedig minden esetben) feltüntetésre kerül. A vizsgált időszak alapján nem csak azt tudhatjuk meg, hogy az adóhatóság mely konkrét időszak gazdasági eseményeit kívánja ellenőrizni, hanem – bizonyos esetekben – a vizsgálat elrendelésének esetleges okára, irányára nézve is levonhatunk következtetéseket. Abban az esetben például, ha a vizsgált időszak nem egy teljes adóévre vagy adóévekre, hanem csak egy-két hónapra, vagy egy meghatározott – az adóelszámolási időszakoktól  akár teljesen eltérő – időintervallumra, esetleg csak egy konkrét napra vonatkozik, úgy valószínűsíthető, hogy az adóhatóság nem szúrópróbaszerűen, vagy egyedi kockázatkezelést követően rendelte el a vizsgálatot, hanem egy konkrét gazdasági esemény, vagy esemény-sorozat ellenőrzése céljából, illetőleg egy másik adóalanynál már folyamatban lévő ellenőrzés kapcsolódó vizsgálataként. Pusztán az ellenőrzés alá vont időszak alapján – egy szűkebb időszak esetén, továbbá ismerve az adott időszakban bonyolított ügyleteket és azok adókockázatait – sokszor már azt is jó eséllyel meg lehet határozni, hogy a revízió mely konkrét ügylet(ek) körülményeit akarja alaposabban feltérképezni az ellenőrzés során.

A vizsgálat típusát illetően kétségtelenül a legfontosabb tudnivaló, hogy melyek azok az ellenőrzés típusok, amelyek mellett – akár a vizsgálat alatt is – van lehetőség önellenőrzésre, és melyik az, amely megindulását követően ezzel a joggal a vizsgált időszak és adónem(ek) tekintetében már nem lehet élni.

Az adóhatóság által folytatott ellenőrzések közül önellenőrzési tilalmat csak és kizárólag az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban Art.) 87. § (1) bekezdés a) pontja alapján folytatott, bevallások utólagos ellenőrzésére irányuló vizsgálat teremt. Amennyiben nem ilyen típusú revízió került elrendelésre, akkor – feltéve, hogy korábban a vizsgált időszakot és adónemet illetően utólagos vizsgálatot még nem folytatott le az adóhatóság – önellenőrzésre a megbízólevél átvételét követően (tehát a vizsgálat időtartama alatt vagy azt követően is) bármikor lehetőség van!

Az ellenőrzéssel lezárt időszakot és önellenőrzési tilalmat keletkeztető utólagos adóellenőrzések mellett az adóhatóság által elrendelt ellenőrzések jelentős részét az Art. 87. § (1) c) pontja szerinti egyes adókötelezettségek teljesítésére irányuló, valamint az ugyanezen szakasz és bekezdés d) pontjában megnevezett adatok gyűjtését célzó, illetőleg egyes gazdasági események valódiságának vizsgálatára irányuló ellenőrzések teszik ki. Mindkét előbb említett ellenőrzés típus esetén – ahogy az a korábban leírtakból is következik – az önellenőrzés lehetősége biztosított, ezért kiemelkedő jelentősége van annak, hogy az elrendelt vizsgálat típusáról pontos információval rendelkezzünk. Ennek megbízható forrása a megbízólevél, amelyen a vizsgálat típusának és az ehhez kapcsolódó pontos jogszabályi hivatkozásnak is szerepelnie kell. (A konkrét adóügy más iratain, például az eljárás során kiadott különféle végzéseken is szerepelhet hivatkozás az ellenőrzés típusára és időszakára vonatkozóan, előfordulhat azonban, hogy valamilyen adminisztrációs hiba, vagy emberi mulasztás okán ezeken a dokumentumokon téves adatok szerepelnek, melyekkel szemben minden esetben a megbízólevél tartalma lesz az irányadó, ezért azt javasoljuk, hogy a lényeges adatokat illetően minden esetben közvetlenül a megbízólevélből tájékozódjunk).

Bevallások utólagos vizsgálatára irányuló ellenőrzés esetén a megbízólevélen szerepelnie kell, hogy az ellenőrzés az adott időszak vonatkozásában valamennyi, vagy csak bizonyos adónem(ek) tekintetében került elrendelésre. Utóbbi esetben a vizsgálatra való felkészülés is egyszerűbb, hiszen már a megbízólevél alapján pontosan tudható, hogy a revízió mely konkrét adónem(ek)et vonja/vonhatja ellenőrzés alá.

A vizsgálat típusa – hasonlóan ahhoz, amit a vizsgált időszaknál már leírtunk – gyakran az ellenőrzés elrendelésének okáról is árulkodik. Az egyes gazdasági események valódiságának vizsgálatára irányuló ellenőrzés elrendelése például kifejezetten egy konkrét ügylet megvizsgálásának szándékára utal, továbbá a más adózó(k)nál folyamatban lévő ellenőrzés(ek) kapcsolódó vizsgálataként is jellemzően ilyen, illetve az Art. 87. (1) c) pontjában említett egyes adókötelezettségek teljesítésére irányuló vizsgálat kerül elrendelésre.

A megbízólevélen megtalálható még – többek között – a vizsgálatot végző szervezeti egység neve (a fejlécben), a revíziót lefolytató adóellenőrök neve és telefonos elérhetősége, valamint az ügyszám is, amely a konkrét adóeljárást elsődlegesen azonosítja. Ezen információk birtokában – amennyiben szükséges – a konkrét vizsgálatot végző szervezeti egységgel, revizorral közvetlenül is kapcsolatba lehet lépni (akár telefonon, akár elektronikus vagy hagyományos levélben).

Láthatjuk, hogy már a megbízólevél alapos tanulmányozásával számos értékes információhoz juthatunk, ami az ellenőrzésre történő felkészülés során igen hasznos lehet. A megbízólevél mellett – jellemezően azzal egyidejűleg – az adóhatóság egy tájékoztatást is küld (külön dokumentum formájában) az ellenőrzés megindulásáról, amelyben a megbízólevélen szereplő lényeges információkon túl rögzítik, hogy az ellenőrzés lefolytatásához – első körben – milyen konkrét iratokat és milyen módon (formátumban) kell a revízió rendelkezésre bocsátani, valamint, hogy az előbbiek kapcsán mikor és hol kell a vizsgált adóalany képviselőjének személyesen megjelennie.

Az adóhatóság által vizsgálni kívánt iratanyagot, illetve gazdasági eseményeket minden esetben tanácsos előzetesen és – lehetőség szerint már a revízió feltételezett vagy ismert ellenőrzési logikája mentén, indokolt esetben pedig szakértők (könyvelők, adótanácsadók, adószakértők) bevonásával – alaposan áttekinteni, gyakorlatilag egy „előzetesen revíziót” lefolytatva, mert az így feltárt hibák, hiányosságok az esetek többségében még idejében javíthatóak, illetve pótolhatóak. Nem lehet túlértékelni az efféle előzetes kontroll jelentőségét, különösen, ha az esetleges adóhatósági megállapítások jogkövetkezményeit (adóbírság, mulasztási bírság, késedelmi pótlék) is figyelembe vesszük, amelyek nagyságrendekkel meghaladhatják azokat a ráfordításokat, amelyekkel az esetleges hibák, hiányosságokat még azelőtt feltárhatóak és megszüntethetőek, hogy azokra az ellenőrzés derítene fényt.

Általában egyszerűbb a helyzetünk, ha egyes gazdasági események valódiságára irányuló ellenőrzésről van szó, hiszen ezeknél a vizsgálatoknál a bekért iratokból pontosan beazonosítható az adóhatóság által vizsgálni kívánt gazdasági esemény, így az előzetes kontroll köre is szűkíthető, illetve pontosan meghatározható lesz. Amennyiben ilyen támpontunk nincs (például az iratokat bekérő hatósági értesítő nem nevez meg konkrét ügyleteket, partnereket, és más módon sem lehet következtetni arra, hogy a revízió minek fog a vizsgálat során kiemelt figyelmét szentelni), akkor az előzetes kontroll során a vizsgált időszakba tartozó, összegszerűen legjelentősebb ügylet(ek) és a hozzájuk kapcsolódó partner(ek) felől kezdve célszerű haladnunk az egyre kisebb összegű ügyletek, illetve partnerek felé.

Az ÁFA ellenőrzések során – amennyiben más kifejezett adókockázati tényező nem ismert – a revízió jobb híján ugyanezen logika mentén választja ki ellenőrzésre a konkrét számlákat, illetve ügyleteket, hiszen a nagyobb értékű gazdasági eseményekhez nagyobb ÁFA és potenciálisan nagyobb adókockázat tartozik. Igen gyakori ezért, hogy az ellenőrök első körben a vizsgált időszaki ÁFA analitika alapján az 5 (esetleg 10) legnagyobb ügylet (beszerzés, illetve értékesítés) teljes körű dokumentációját kérik bemutatni, ezért az ellenőrzésre történő előzetes felkészülés során is érdemes ezekre fókuszálni, ha egyéb információk alapján nem tudjuk a várható vizsgálati irányokat meghatározni.

Általános tapasztalat, hogy az adóalanyok nem fordítanak kellő gondot arra, hogy az adóhatóság által kért dokumentumokat lehetőleg teljes körűen és rendezetten, a vizsgált gazdasági események megértését az ellenőrök számára elősegítő háttér információkkal és dokumentumokkal együtt, a revíziós munkát minél egyszerűbbé, komfortosabbá téve bocsássák rendelkezésére, holott ezzel – hacsak nincs olyan lényeges ellenérv, amely az előbbiekkel szemben felmerülne – jelentősen csökkenthetők a revízióban rejlő kockázatok, egyrészt az adóellenőrökre tett pozitív benyomás útján, másrészt azáltal, hogy az ellenőrzés mind teljesebb körű dokumentumokkal és információval való ellátása értelemszerűen csökkenti az újabb iratbekérések, illetve az esetleges információ hiányból adódó nyilatkoztatások valószínűségét, melyek újabb –  nem várt –  kockázatok, problémák felmerülésére adnak lehetőséget.

Csak a példa kedvéért: egy jól megírt, informatív cég- és tevékenység bemutató nagyon hasznos segítséget jelenthet a revizoroknak abban, hogy az adóalany gazdasági tevékenységét, működésének sajátosságait, vagy konkrét ügyletek tartalmát, lényegét megismerjék és megértsék. Gyakorta ezen információk hiánya miatt kerül sor a képviselő nyilatkoztatására, amely során az irányítás már a revízió kezében van, az pedig tény, hogy az adóhatósági jogviták jelentős része a félresikerült, illetve félreértett nyilatkozatokra vezethető vissza.

Ha már a nyilatkozattétel szóba került, az adóhatósággal való első találkozás alkalmával, amelyen jellemzően a vizsgálatra bekért iratok átadása is megtörténik, az esetek döntő többségében nincs szükség arra, hogy az adóalany törvényes képviselője személyesen jelenjen meg; a képviseletet ilyenkor meghatalmazott (pl. könyvelő, adótanácsadó) is elláthatja, amire a hatósági értesítő szövegében is egyértelműen utalni kell. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy szerencsésebb is, ha az iratok átadását, illetve a társaság képviseletét az ellenőrzés során olyan meghatalmazott szakemberre (pl. a cég könyvelőjére, vagy adótanácsadójára) bízzuk, aki a cég ügyeiben való jártassága mellett az adójogszabályokban és az hivatali ügyintézésben (és nyelvezetben) is kiismeri magát, mert ez vélhetően nem csak számunkra, hanem a revizorok számára is kényelmesebb helyzetet teremt. A meghatalmazotti képviselet másik előnye, hogy a törvényes képviselő váratlan (pl. iratátadás alkalmával történő, előzetes bejelentés nélküli) nyilatkoztatása, és az ebből eredő eseteleges kellemetlenségek is elkerülhetőek.

* * *

Amennyiben részletesebben is érdekel az adóellenőrzések folyamata és szeretnéd megismerni az ellenőrzésekhez kapcsolódó szankciók rendszerét valamint a jogorvoslati lehetőségeket, akkor jelentkezz augusztus 27-ig kedvezményesen az Adóellenőrzés a gyakorlatban címmel 2017. október 3-án a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is át tudjuk beszélni felmerülő kérdéseidet!