Gyakorlati tanácsok kiküldetés és hivatali, üzleti utazás esetére

Juttatások, költségelszámolás, adókötelezettség

Mindennapi munkánk során igen gyakran találkozunk az üzleti utazások elszámolásával kapcsolatos kérdésekkel – tekintsük tehát át, hogy a magánszemélyek kiküldetésük teljesítése során, belföldön illetve külföldön milyen típusú juttatásokban részesülhetnek, milyen típusú költségeket számolhatnak el, mely esetekben kell adókötelezettségekkel számolnunk, illetve ezek mértéke hogyan alakul a magánszemély és a kifizető oldalán.

A témakör szerteágazó, első körben ismerkedjünk meg néhány olyan fogalommal, amely a tisztánlátás érdekében lényeges lehet. Ezt követően áttekintjük a legfontosabb szabályokat, amelyekre az elszámolás során tekintettel kell lennünk.

Kiküldetés, külföldi kiküldetés, hivatali, üzleti út fogalma

A személyi jövedelemadóról szóló törvény szabályozza a kiküldetés, azon belül a külföldi kiküldetés, továbbá a hivatali, üzleti út fogalmát, illetve az adott juttatások elszámolásával, adófizetési kötelezettségével kapcsolatos jogszabályi előírásokat.

Kiküldetés alatt a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést értjük. Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazása. Hivatali, üzleti útnak pedig a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás minősül, ideértve különösen a kiküldetés miatt szükséges utazást.

Ne feledjük, nem minősül hivatali, üzleti útnak a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás, illetve az olyan utazás sem, amely esetén a vonatkozó dokumentumok és körülmények alapján (akár közvetve) megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan szolgál hivatali, üzleti célokat – ez utóbbiak azért viszonylag nagy biztonsággal kiszűrhetőek.

Kiküldetéssel, külföldi kiküldetéssel, hivatali, üzleti úttal kapcsolatos költségek és azok elszámolása

A kiküldetéssel kapcsolatban a költségek fedezetére kapott összegek bizonyos esetekben nem viselnek adókötelezettséget. Ha azokat bevételként figyelembe kell venni, akkor pedig lehetőség nyílhat vele szemben költségelszámolásra. Jó néhány költségtípus praktikusan – a nevére szóló számla alapján – eleve a kifizetőt terheli, így egyszerűbb dolgunk van, de a költség típusától függően ilyenkor is felmerülhet adókötelezettség.

A jogszabály szerint – témánk szempontjából releváns – költségtérítésnek azt a bevételt kell tekinteni, amelyet a törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére hivatali, üzleti utazással összefüggésben kap a magánszemély (eltekintve azoktól, amelyeket a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni). Nem merül fel költségtérítés és nem keletkeztet adókötelezettséget, ha a magánszemély a kiküldetésre, hivatali, üzleti utazásra tekintettel a juttató részére közvetlenül a juttató nevére szóló bizonylattal köteles elszámolni.

Nem keletkezik a magánszemélynek jövedelme az esetben sem, ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg és azt a kiküldő utólag, a bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.

Nem szabad elfelejteni, hogy amennyiben a magánszemély a kiküldetéssel, üzleti utazással kapcsolatban előleget kap, akkor azzal köteles főszabályként 30 napon belül, külföldi kiküldetés esetén pedig a visszaérkezést követő 30 napon belül elszámolni, ellenkező esetben kamatkedvezményből származó jövedelem merülhet fel.

Jellemzően előforduló költségek

A kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő leggyakoribb költség az utazásra és a szállásra fordított összeg, az ezekről kiállított bizonylat szólhat a magánszemély és a kiküldő társaság nevére is.

A szállásköltségről kiállított számla azonban jellemzően a kiküldetést elrendelő nevére szól. A jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a szállás ellenértékét (az adókötelezettséget nem befolyásolja, hogy a szállást a kiküldő rendeli és fizeti ki, vagy esetleg utólag téríti meg a kiküldött részére, a kiküldetést elrendelő nevére szóló számla alapján). A szállásdíjról szóló számlán gyakran találkozunk a reggeli ellenértékével is, szintén nem lesz adóköteles a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértéke sem (az ún. kötelező reggeli).

Megszállni nem csak szállodában lehet. Életszerű és költséghatékony, hogy hosszabb ideig tartó kiküldetés esetén a munkáltató lakást béreljen a kiküldött munkavállaló részére. A szállásdíj ilyen esetben magába foglalja a bérleti díjon felül rezsi költségeket (az is a szállás ellenértékének minősül). Arra azért oda kell figyelni, hogy az alapvető szolgáltatásokon kívül rendelt egyéb (például személyes szükségletet kielégítő) szolgáltatások már biztosan nem képezik a szállás díját, így ott adókötelezettséggel kell számolnunk.

Utazni is többféleképpen lehet, busszal, vonattal, repülővel, hajóval, a magánszemély vagy a hivatali, üzleti utat elrendelő kifizető gépjárművével. Nem keletkezik jövedelem az utazási jegy ellenértékének megtérítésekor sem – még akkor sem, ha a jegy árában az étkezés ellenértéke is benne foglaltatik. Elméletileg elég leadni az utazási jegyeket, nincs szükség a számlára, de a kiküldő társaság dönthet úgy, hogy csak a számla ellenében történő elszámolást teszi lehetővé.

Ha gépjárművel utazik a kiküldött, egyszerűbb az eset, ha a kiküldő által biztosított személygépkocsit használja. Ekkor a felmerülő költségeket a kiküldő számolhatja el. Kicsit több odafigyelést igényel az az eset, amikor a magánszemély biztosítja az utazáshoz a gépjárművet. Ilyenkor számít, hogy a személygépkocsi kinek a tulajdonában van és a hivatali, üzleti utat kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján számolják el.

Kezdjük a kiküldetési rendelvénnyel. Ez szerencsére a belföldi és a külföldi kiküldetések esetén egyaránt használható és nem kötelező esetenként kiállítani (akár havonta is megtörténhet, célszerű ennek rendjét belső számviteli szabályzatban rögzíteni). Egy kis kitérő, de talán segít a félreértések elkerülésében: nevével ellentétben a kiküldetési rendelvény alkalmazása (munkajogi oldalról) nem feltétlenül jelent kiküldetést (a kiküldetés munkajogi szempontból a munkáltató egyoldalú utasításának lehetőségét teszi lehetővé, a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás tartama naptári évenként összesen a 44 munkanapot nem haladhatja meg). Ez a dokumentum sokkal inkább egy adózással kapcsolatos bizonylatnak tekinthető. A kiküldetési rendelvény tehát akkor is alkalmazható, ha munkajogi értelemben nem valósul meg a kiküldetés.

Nem minősül bevételnek a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén kapott összeg, ha nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket – ez pedig a kilométer távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség figyelembevételével kiszámított összeg. Jó hír továbbá, hogy nem kell cégautóadót fizetni ilyen esetben (amennyiben a kapott térítés nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket).

Kiküldetési rendelvény azonban csak saját (és házastárs) tulajdonában lévő gépjármű hivatali célú használatára tekintettel alkalmazható. Érdemes megvizsgálni, mi számít saját tulajdonnak, mert ebből is számtalan félreértés származhat. Saját tulajdonú jármű egyrészt, amely a magánszemély tulajdonában van, vagy általa zárt végű lízingbe vett, emellett a házastárs tulajdonában álló, illetve az általa zárt végű lízingbe vett jármű. Nem minősül saját tulajdonú járműnek a személygépkocsi, ha kizárólag üzembentartó a magánszemély.

Ha nem saját személygépkocsit használ a kiküldött magánszemély, úgy az útnyilvántartás alkalmazása jöhet szóba. Az üzemanyagköltség címén elszámolható összeg a megtett út, a fogyasztási norma és az üzemanyagár szorzataként állapítható meg – a megtett utak igazolása kapcsán van szükség az útnyilvántartásra. Kerüljük el a felesleges adminisztrációt: a magáncélból megtett utak nem kell, hogy szerepeljenek benne. Az üzemanyag költségen felül elszámolhatóak a bizonylattal igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek – de csak az üzleti, hivatali használat arányában. Ne feledjük emellett, hogy ilyenkor a költségelszámolás miatt felmerül a cégautóadó fizetésének kötelezettsége is, szerencsésebb megoldás tehát – amennyiben mód van rá – a kiküldetési rendelvény alkalmazása.

Még mindig személygépkocsival utazunk: gyakran van szükség arra, hogy (már csak elektronikus formában létező) autópálya matricát vásároljunk. Ez sem jár adókötelezettséggel még akkor sem, ha a magánszemély a saját gépkocsiját használja hivatali, üzleti célra és a kifizető az autópálya-matricát megvásárolja a magánszemély részére – és azt (időszakos érvényességénél fogva) adott esetben saját célra is használja a magánszemély.

Ha pedig a kifizető által biztosított személygépkocsival történik az utazás, úgy szintén nem keletkezik adókötelezettség, mivel még a magáncélú használat továbbá azzal összefüggésben az úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása is adómentesnek minősül.

Említést érdemel még a napidíj. Ha külföldi kiküldetésről van szó és a kiküldő napidíjat biztosít, úgy igazolás nélkül elszámolható a bevétel 30 százaléka, de legfeljebb naponta 15 eurónak megfelelő forintösszeg.

Ha tehát a magánszemély napi 50 eurónál többet kap a külföldi kiküldetése során, akkor abból csak 15 euró számolható el igazolás nélkül. Ugyanakkor alacsonyabb összeg esetén a 30 százalékos korlátra kell tekintettel lennünk.

A belföldi kiküldetés napidíjáról kormányrendelet rendelkezik, a rendelet hatálya kiterjed minden munkáltatóra és velük munkaviszonyban álló munkavállalóra. A többletköltségek fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés – azaz napidíj – jár (átalányként legalább napi ötszáz forint). A napidíj jár, tehát a rendeletben foglaltak teljesülése esetén ki kell azt fizetni. Itt azonban nincs mentesített rész, a belföldi kiküldetésre tekintettel kifizetett napidíj teljes összege adóköteles bevétel és munkaviszonyból származó jövedelemként válik adókötelessé. Lehetővé teszi a kormányrendelet – napidíj helyett – a munkáltató nevére kiállított számla alapján történő térítést is. Ekkor azonban annak összege egyes meghatározott juttatásnak minősül és a kifizető oldalán adóköteles – jelenleg összesen 51,17% adóterhet viselve (munkavállalót nem terheli adókötelezettség).

És végül, ha már egyes meghatározott juttatásokról esett szó: a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem is annak minősül. Az étkezés térítése ebben az esetben megvalósulhat a munkáltató nevére kiállított számla ellenében. „Más szolgáltatás” sok minden lehet, például a hivatalos részt követően megvalósuló szórakoztató program (kulturális program, városnézés, stb.).

Jó utazást kívánok!

* * *

Kérdésed van a témakörben? Írj kommentet vagy gyere el az Adóegyetemre, ahova most még kedvezményesen jelentkezhetsz>> Adóegyetem 2016

Hozzászólások

4 hozzászólás

    • Péteri György
    • 15:23

    “Nem minősül saját tulajdonú járműnek a személygépkocsi, ha kizárólag üzembentartó a magánszemély.”

    Az SZJA tv. 3. számú melléklet IV. 9. pontja alapján
    A magánszemély a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát e törvény bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel igazolja.

    A GFB tv. alapján
    Minden magyarországi telephelyű gépjármű üzemben tartója köteles – a külön jogszabály alapján mentesített gépjárművek kivételével – az e törvény szerinti biztosítóval a gépjármű üzemeltetése során okozott károk fedezetére, az e törvényben meghatározott feltételek szerinti biztosítási szerződést kötni, és azt díjfizetéssel hatályban tartani (biztosítási kötelezettség).

    A két jogszabály alapján úgy vélem, hogy a gépjármű üzemben tartója tulajdonosnak minősül az SZJA tv költségelszámolási szabályainak értelmezésekor.

      • Kis Gábor
      • 12:46

      Tisztelt Péteri György!

      Az Szja tv. 3. számú melléklet IV/9. pontja, illetve a 11. számú melléklet III/12. pontja értelmében a magánszemély/egyéni vállalkozó a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát e törvény bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel igazolja.
      A kötelező gépjármű-felelősségbiztosításról szóló 2009. évi LXII. törvény 4. § (2) bekezdése alapján a biztosítási kötelezettség a mindenkori üzemben tartót terheli.
      A kiküldetési rendelvény saját tulajdonú gépjármű hivatali, üzleti célú használata esetén állítható ki, a felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvény alapján azonban a kifizető nem tudja megállapítani, hogy a gépjármű a magánszemély tulajdonát képezi-e, vagy csak üzembentartói minőségben jogosult a jármű használatára.
      Jogos kérdésként merülhet fel, hogy például terheli-e felelősség a kifizetőt, ha a befizetést igazoló szelvény alapján az üzemben tartó számára állít ki kiküldetési rendelvényt, illetve hogyan adózik a kiküldetési rendelvény alapján kifizetett összeg ebben az esetben?
      Ezt elkerülendő célszerű a kifizetőnek a magánszemélyt nyilatkoztatnia arról, hogy saját tulajdonúnak minősül-e az adott jármű.

      Az 5percAdó nevében üdvözlettel,

      Kis Gábor
      5percAdó szakértője
      adószakértő
      Finacont Szolgáltató és Tanácsadó Kft.

      Az oldalon bármilyen formában közzétett tartalom nem minősül tanácsadásnak, ezért azok alkalmazása és annak következményei a felhasználó kizárólagos felelősségi körébe tartoznak. A https://www.5percado.hu körültekintően gyűjti és mutatja be az oldalon található információs tartalmat, azonban nem vállal semmiféle felelősséget az oldal használatából bekövetkező anyagi vagy más jellegű esetleges károkért vagy károkozásért. Ezért az oldal felhasználói számára különösen javasolt megfelelő szakmai tanácsadás igénybevétele, mielőtt pénzügyi-számviteli-adózási-társadalombiztosítási kérdésekben vagy szabályozással kapcsolatban eljárnak.

    • Szalay Anikó
    • 11:29

    Szép napot kívánok!

    Érdelődni szeretnék a külföldi kiküldetés esetén biztosítandó napidíjjal kapcsolatban. Köteles a munkáltató ezt a napidíjat biztosítani? Van rá valami törvény?

    (Pl. Szlovákiában ez kötelező, és pontosan meg van határozva, hogy, ha a munkavállaló pl. Magyarországra van kiküldetve, akkor milyen értékű összeg jár neki. Ez az összeg országonként változik.)

    Létezik ilyen rendelet Magyarországon is?

    Válaszukat előre is köszönöm!

      • Kis Gábor
      • 08:46

      Kedves Szalay Anikó!

      A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény [Szja tv.] 3. § 12. pontja definiálja a külföldi kiküldetés fogalmát, amely nem más, mint „a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli (külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást.”

      Ugyanakkor az Szja tv. 7. § (1) bekezdése értelmében a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a következő bevételeket:

      „g) a magánszemélynek adott olyan összeget (utalvány értékét) – ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket e törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek;

      q) a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is;

      r) a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket;”

      Ugyanakkor a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem egyes meghatározott juttatásnak minősül, amely után az adókötelezettség viszont a kifizetőt terheli. [Szja tv. 69. §, 70. § (1) bek.]

      A külföldi kiküldetés költségeinek fentiek szerint történő megtérítése mellett fizetett további költségtérítés minősül napidíjnak, amely a magánszemély adóköteles jövedelmének minősül. A kapott napidíjból meghatározott mértékig igazolás nélkül levonható költség elszámolására van lehetőség. Az Szja tv. 3. számú mellékletének II./7. pontja értelmében igazolás nélkül, költségként elszámolható tétel külföldi kiküldetés esetén:

      a) külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott (a közúti közlekedési szolgáltatásokról és közúti járművek üzemben tartásáról szóló külön jogszabály vagy más erről szóló jogszabály rendelkezései szerint engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatást végző, abban árukísérőként közreműködő), külföldi kiküldetés (külszolgálat) címén bevételt szerző magánszemélynél – kizárólag az e tevékenysége tekintetében – feltéve, hogy az említett kormányrendeletben foglaltak alapján kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza, azzal, hogy e rendelkezés alkalmazásában az engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatással esik egy tekintet alá az a saját célra folytatott (saját számlás) áruszállítási, személyszállítási tevékenység is, amely más személy részére jogszerűen csak engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatásként lenne nyújtható;

      A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet szerint igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül a külföldi kiküldetésre tekintettel kapott megszerzett bevételből, napidíjból levonható a bevétel 30%-a, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg. A nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélyek esetében az e tevékenységre tekintettel kapott napidíjból a 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet szerinti napi a 60 eurónak megfelelő forintösszeg szintén igazolás nélkül elszámolható költség.

      Ebből következően adómentes a külföldi kiküldetés esetén naponta a napidíj 30%-ának, legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő összeg, a napidíj ezt meghaladó része a magánszemély adóköteles jövedelme. A nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélyek esetében pedig a napidíjból napi 60 eurónak megfelelő összeg számolható el adómentes jövedelemként.

      Az Szja tv. a külföldi napidíj mértékére nem tartalmaz szabályokat, csak magára az adókötelezettségre. Külföldi kiküldetés esetén nincs kötelező előírás arra, hogy a munkáltató és a munkavállaló milyen formában és mértékben viseli a kiküldetés költségeit, tehát arra vonatkozóan, hogy a munkáltatónak milyen összegű kifizetést kell teljesítenie külföldi kiküldetés címén, vagy mennyi napidíjat köteles adni, nincs törvény erejű szabályozás, azaz munkáltatónként eltérő lehet. A napidíj mértékét leggyakrabban belső szabályzatban határozza meg a munkáltató.
      Az 5percAdó nevében üdvözlettel,

      Kis Gábor
      5percAdó szakértője
      adószakértő
      Finacont Szolgáltató és Tanácsadó Kft.

      Az oldalon bármilyen formában közzétett tartalom nem minősül tanácsadásnak, ezért azok alkalmazása és annak következményei a felhasználó kizárólagos felelősségi körébe tartoznak. A https://www.5percado.hu körültekintően gyűjti és mutatja be az oldalon található információs tartalmat, azonban nem vállal semmiféle felelősséget az oldal használatából bekövetkező anyagi vagy más jellegű esetleges károkért vagy károkozásért. Ezért az oldal felhasználói számára különösen javasolt megfelelő szakmai tanácsadás igénybevétele, mielőtt pénzügyi-számviteli-adózási-társadalombiztosítási kérdésekben vagy szabályozással kapcsolatban eljárnak.

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!