A külső és belső ellenőrzések során feltárt eltéréseket, hibákat a költségvetési szervek esetében is szükséges javítani. A feltárt hibák osztályozásának és javításának sajátos módszertanát alapvetően a jogszabályi környezet határozza meg. A cikk első részében áttekintettük, hogy milyen esetekben beszélünk a költségvetési szerveknél számviteli szempontból végrehajtott ellenőrzésről, hibáról és hibahatásokról, jelentős összegű hibáról. Ismertetésre került, hogy ezeket a hibákat milyen módon kell megállapítani, kezelni és az éves költségvetési beszámolóban szerepeltetni. Az elméleti ismereteket kiegészítve, a könnyebb értelmezhetőség érdekében egy esettanulmányon keresztül kerül szemléltetésre a hiba javítás folyamata. 

Az ellenőrzések során feltárt hibák javításának folyamata

Az esettanulmány megoldása előtt szükséges áttekinteni a hibajavítás folyamatát, a hiba feltárását követően elvégzendő számviteli és elemzési feladatokat, melyek a következők:

1. A gazdasági események helyes és helytelen könyvviteli elszámolásának szembeállítása
2. Jelentőség vizsgálat során a hibák egyedileg történő megállapítása, a költségvetési évet érintő összes hiba és hibahatás együttes minősítése
3. A tárgyévi könyvelés keretein belül a hibák és hibahatások rendezése
4. A jelentős összegű hibák eredményhatásainak átvezetése a felhalmozott eredményre
5. A jelentős összegű hibák megjelenítése a mérlegben és eredménykimutatásban (itt az ellenőrzés évében feltárt összes beszámolóval lezárt költségvetési évnek a hibái és hibahatásai együttesen szerepelnek)

Az ellenőrzések során megállapított hibákról és hibahatásokról részletes dokumentáció szükséges, ami a javításhoz kapcsolódó gazdasági események elszámolásának is az alapja.

A hibák és hibahatások kezelésének bemutatása esettanulmányon keresztül

Esettanulmány: Egy központi költségvetési szerv egy másik központi költségvetési szervtől térítés nélkül átvett egy tárgyi eszközt (egyéb berendezés) 2021-ben. Az eszköz bruttó értéke az átadónál 5.000 eFt, halmozott ÉCS-je 1.500 eFt. Piaci forgalmi értéke 4.000 eFt, az áfa nem került átterhelésre. Az éves amortizációja az eszköznek 800 eFt. Üzembe helyezés 2021. július 1-jén történt. 

2022. júniusában, a 2021-as beszámoló pénzügyi jóváhagyását követően, egy ellenőrzés során került feltárásra, hogy az átvett berendezés könyvviteli elszámolása tévesen eredményágon történt könyvelésre, a tőkeág helyett. Az átvétel dokumentációja a hiba feltárást követően helyesbítésre került. Tőkeágon történő átvétel esetén az eszköz éves terv szerinti értékcsökkenési leírása 1.000 eFt. A 2021. év beszámolójának visszanyitására és javítására már nincs lehetőség.

Feladat:
Végezze el a hibák és hibahatások jelentőség vizsgálatát 2021. évre vonatkozóan, végezze el a szükséges javításokat, és mutassa be a hibák javításának hatását a költségvetési beszámolóban, ha a költségvetési szerv mérlegfőösszege 2021-ben 500.000 eFt volt. A fentieken túl más hiba nem érinti a 2021. költségvetési évet.

1. A feltárt hiba oka, elméleti háttere

Korábban megjelent, a „Nem minden térítés nélküli átvétel, ami annak látszik” cikkünkben részletesen szó esett arról, hogy térítés nélküli átvétel esetén mely esetekben kell a költségvetési szerveknek eredményágon, és mely esetekben kell tőkeágon átvenniük az eszközöket. Jelen esettanulmányban az átvevő fél helytelenül, eredményágon vette át az egyéb berendezést, pedig nem történt tulajdonosváltás. Az átvételt a vagyonkezelésbe vétel szabályai szerint kellett volna elszámolni. Ennek következtében a hibát mindenképpen szükséges javítani, el kell végezni a hibajavítás folyamatát. 

Jelen esettanulmány a fent említett korábban megjelent cikkhez is kapcsolódik, jól szemlélteti az ott leírtakat.

2. A gazdasági események helyes és helytelen könyvviteli elszámolásának szembeállítása

A gazdasági események elszámolásának módját az államháztartásban felmerülő egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolási módjáról szóló 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet tartalmazza. 

A szemléltetés az jogszabályban leírtak alapján történik.

3. Hibák és hibahatások megállapítása, jelentőség vizsgálat

A helyes és helytelen gazdasági események elszámolását követően a hibás beszámolót érintő főkönyvi számok esetében megállapíthatók az eltérések mind előjel-helyesen, mind abszolút értékben. Ezek alapján már egy egyszerű elemzéssel levezethető, hogy mennyire és milyen mértékben hibás a mérleg és az eredménykimutatás, és összegezhető az összes hibaérték a jelentőség vizsgálat minősítéséhez.

adatok eFt-ban

A fenti táblázatban jól látható, hogy a helytelen elszámolás következtében a beszámolóban hibák jelentek meg. Olyan vagyonelemek jelentek meg a gazdasági események elszámolása során, melynek nem kellett volna (halasztott eredményszemléletű bevételek), vagy nem szerepeltek olyan vagyonelemek, melyeknek kellett volna (nemzeti vagyon változása), vagy a tételek rossz értékkel kerültek elszámolásra. Ugyanez állapítható meg az eredménnyel kapcsolatosan is.

Ennek a tévesen elszámolt átvételnek több hibahatása is van. Egyrészt a tárgyi eszközök, a saját tőke és a passzív időbeli elhatárolások értéke helytelen, másrészt az eredmény is pontatlan. Az eredménykimutatásban abszolút értéken 500 eFt hiba található, a mérlegben pedig 10.200 eFt. Ez együttesen a 2021. évi éves költségvetési beszámolóban 10.700 eFt hibát „eredményezett”. A mérlegfőösszeg a 2021. évben 500.000 eFt, aminek a 2%-a 10.000 eFt. Ennek ismeretében kijelenthető, hogy a 2021. költségvetési évre vonatkozólag az a hibák és hibahatások együttes értéke jelentős összegűnek minősül.

4. A tárgyévi könyvelés keretein belül a hibák és hibahatások rendezése

A hibák és hibahatások a minősítést követően a tárgyévi könyvelésben megfelelően javíthatók. A gyakorlatban az alkalmazott ügyviteli szoftver lehetőségeitől függ, hogy ez a javítás miként történhet meg.  A példában az egyik lehetséges mód kerül bemutatásra.

Példánkban a hibák és hibahatások együttesen jelentős összegűnek minősültek, ezért az eredményt érintő tételeket a felhalmozott eredménnyel szemben kellett rendezni, mert a hiba nem az ellenőrzés évének eredményét befolyásolja. A beszámolóban történő megjelenítésnél figyelni kell, hogy a középső oszlopban ettől függetlenül ott szerepeljen a tétel, ahol kellett volna.

Abban az esetben, ha nem jelentős összegű a hiba, az elszámolás annyiban módosul, hogy az eredményt érintő tételek nem kerülnek átvezetésre a felhalmozott eredményre, hanem a feltárás évének eredményét érintik. Ha a hiba keletkezésének és feltárásának időszaka megegyezik, akkor a helyesbítés a helytelen könyvelés stornózásával, és a helyes könyvelés elszámolásával történik. Ezekben az esetekben a hibák hatása nem szerepel a középső oszlopban, hanem a tárgyidőszak mérleg és eredménykimutatás adataiban jelenik meg.

5. A jelentős összegű hibák megjelenítése a mérlegben és eredménykimutatásban

A helyesbítések elszámolását követően a jelentős összegű hibákat és hibahatásokat a mérleg és eredménykimutatás „Módosítások ( +/- )” oszlopában kell szerepeltetni. 

Fenti példánk egy kivonatos mérlegben és eredménykimutatásban kerül szemléltetésre.

A „Módosítások ( +/- )” oszlop kitöltésénél a következőkre kell figyelni:

• Csak a jelentős összegű hibák hatásai jelenhetnek meg benne (itt előjelnek megfelelően). Gyakori hiba, hogy az összes sor töltve van mind a mérlegben és mind az eredménykimutatásban, ilyenkor az előző évről tárgyévre történő változás szerepel ott, ami program hiba következménye, és rosszul kerül az adatállomány átadásra a KGR-be.
• A mérlegben itt is ugyanúgy érvényes, hogy az eszköz és forrás oldal összegző sorának meg kell egyeznie.
• Az eredménykimutatás középső oszlopában szereplő mérleg szerinti eredménynek meg kell egyeznie a mérleg középső oszlopában lévő mérleg szerinti eredményével

6. Következtetések

Egy egyszerű gazdasági eseményen keresztül történt a hibajavítás folyamatának szemléltetése. Azért esett a választás erre a példára, mert a tapasztalat azt mutatja, hogy az államháztartás szervezeteinél a térítés nélküli átvétel témája jelenleg is okoz gondot a gazdálkodási egységeknek. Gyakran tévesen kerül a gazdasági esemény besorolásra, és hibásan eredményágon történik meg az elszámolás a tőkeág helyett, vagy fordítva. Másik tipikus „mulasztás”, hogy ha helyesen is történik az elszámolás eredményágon, elmarad a halasztott eredményszemléletű bevételek elszámolása. Fentiekben egyetlen egy hibát tekintettünk át, mely a példában csak egy naptári évet érintett, de ebből is látszik, hogy egy tévedés helyrehozása rengeteg többletmunkával járhat. A gyakorlatban egy költségvetési évet érintően több hiba is felmerülhet (pl. helytelen leírási kulcs alkalmazása, rossz (nem teljesítéskori) devizaárfolyam alkalmazása stb.) vagy egyetlen hibának a hatása több évet is érinthet. Elmondható, hogy gyakorlatilag a hibák lehetősége végtelen.

Összegzés

A két részes cikksorozatban áttekintésre került, hogy az államháztartás szervezeteinek milyen módon kell a feltárt hibákat számvitelileg kezelnie. Az első részben tisztáztuk, mikor beszélünk ellenőrzésről, jelentős összegű hibáról és azt, hogy milyen előírások vannak ezek kezelésére. A második rész a javítás folyamatának gyakorlati szemléltetését szolgálta, ezzel nyújtva segítséget a szakembereknek. Ezek mellett a cikksorozat egy korábbi bejegyzéshez kapcsolódóan olyan témákat is érint, amelyek évek óta problémát jelentenek a mindennapokban az államháztartási számvitel területén. A jelenlegi és a hivatkozott szakmai írások célja, hogy tisztázásra kerüljenek a térítés nélküli átvétel szabályai, és hogy a hiba javítás számviteli módszertana is tisztázásra kerüljön a költségvetésben.

* * *

Cikkünk második részében bemutatásra kerül a hibajavítás folyamata. 

• Mi(k) a hiba oka?
• Mivel van összefüggésben a hibahatás?
• A különböző esetekben mi a hibajavítás folyamata és számviteli módszertana?
• A helytelen és helyes könyvelési tételek szemléletes módon adnak választ ezekre a kérdésekre.

Szeretnél jobban eligazodni az államháztartás rendszerében és  többet megtudni a költségvetési speciális könyvelési és elszámolási feladatokról? Szeretnél biztos tudást szerezni a költségvetési és pénzügyi számvitel területén?

Erre kínál megoldást a PENTA UNIÓ Államháztartási Mérlegképes könyvelői képzése távoktatásban, így rugalmasan a saját tempójában, az időd beosztva szerezhetsz szakmai tudást a fenti szakterületen.