A külső és belső ellenőrzések során feltárt eltéréseket, hibákat a költségvetési szervek esetében is javítani szükséges.  A feltárt hibák osztályozásának és javításának sajátos módszertana van, amit jelentősen befolyásol a jogszabályi környezet is. A cikk első részében áttekintésre kerül, hogy a költségvetési szervek esetében mikor beszélhetünk ellenőrzések számviteli feladatairól, mik a javításra vonatkozó előírások és mi a végrehajtásának az elméleti módszertana. A második részben egy esettanulmányon keresztül kerül bemutatásra a javítás módszertana.

Az ellenőrzés, önellenőrzés általános jogszabályi háttere, értelmezése

Az ellenőrzések, önellenőrzések eseteit általánosságban két szempontból lehet vizsgálni. Adózási szempontból az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) és számviteli szempontból a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) tartalmazza az általános szabályokat. A költségvetési szervekre vonatkozólag a speciális szabályokat az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) tartalmazza.

Első kérdésünk annak tisztázása, hogy számviteli szempontból mikor beszélünk ellenőrzésről, és ellenőrzések megállapításáról. Erre vonatkozólag a pontos meghatározást az Szt. tartalmazza.

Ellenőrzés a jóváhagyásra jogosult testület által elfogadott beszámolóval lezárt üzleti év(ek) adatainak – a gazdálkodó, illetve az adóhatóság általi – utólagos ellenőrzése az önellenőrzés, illetve az adóhatósági ellenőrzés keretében.

Ellenőrzés megállapítása az ellenőrzés során feltárt, az eszközöket-forrásokat, az eredményt, a saját tőkét érintő hibák és hibahatások, amelyek a beszámolóval lezárt üzleti évvel (évekkel) kapcsolatosak, a hatályos jogszabályi előírások nem vagy nem megfelelő alkalmazásából, helytelen értelmezéséből, vagy nem megengedett, tiltott cselekmény elkövetéséből származnak. Fontos, hogy a számviteli elszámolás szempontjából az ellenőrzés megállapításával egy tekintet alá esik a szerződésmódosítással, a számviteli bizonylatok módosításával dokumentált, beszámolóval lezárt üzleti évet, éveket érintő gazdasági események könyvviteli elszámolásban rögzítendő jellemzőinek utólagos módosítása is.

Számviteli és adózási szempontból különbség tehető az ellenőrzések fajtái és kimenetelük között az ellenőrzött időszak lezártsága szerint. 

Számviteli beszámolóval le nem zárt időszak esetén,

• ha az adózási időszak nincs lezárva, akkor adózási és számviteli szempontból hibajavításról beszélünk
• ha az adózási időszak már lezárt, akkor számviteli szempontból még mindig hibajavításról beszélünk, de adózási szempontból az ellenőrzés/önellenőrzés szabályai alkalmazandóak

Abban az esetben, ha az ellenőrzött időszak már beszámolóval is lezárt, akkor már számviteli szempontból is ellenőrzésről beszélünk, az ellenőrzések számvitelére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

Számviteli szempontból az ellenőrzéseknek három fajtája lehet:

• Éven belüli hibajavítás: költségvetési éven belül elkövetett és ugyanezen időszakon belül észrevett hibák, amelyek a feltárás időpontjában javítandók, így a költségvetési év végén készítendő beszámoló már a helyes értékeket tartalmazza.
• Számvitelileg le nem zárt időszak hibáinak javítása: a mérlegkészítés és a felülvizsgálat időszakában ismertté vált hibák, amelyek esetében még mód van a korrekcióra, javításra az éves költségvetési beszámoló jóváhagyását megelőzően. Ezeket a hibákat feltárhatja a beszámolót készítő szerv és a felkért könyvvizsgáló, a beszámolót felülvizsgáló és jóváhagyó irányító szerv, a pénzügyi jóváhagyást végző Magyar Államkincstár, továbbá a külső ellenőrzést végző szervek (pl. Állami Számvevőszék).
• Ellenőrzések számvitele: ebben az esetben már a számviteli beszámolóval lezárt költségvetési évhez kapcsolódó hibák javítása történik sajátos szabályrendszer és módszertan szerint.

Hibák és hibahatások megállapítása

Ahhoz, hogy áttekinthessük a hibák kezelésének számviteli módját, tisztázni kell, hogy mi is az a hiba és a hibahatás.

A hiba valamely korábbi lezárt időszakban elkövetett elszámolási, nyilvántartási, bevallási tény, amely nem felel meg a hatályos – gazdálkodási, számviteli és adózási – jogszabályok előírásainak, és amely lehet az előírások:

• nem megfelelő alkalmazásának
• helytelen értelmezésének, jogszabály követés hiányának, illetve
• meg nem engedett (tiltott) cselekmény elkövetésének az eredménye.

A hibahatás pedig az eredeti hiba által okozott újabb hiba, amely jelentkezhet:

• a hiba elkövetésének évében,
• a hiba elkövetését követő időszakban, a hibafeltárás időszakának kezdetéig,
• a hiba feltárásának időszakában.

A következőkben bemutatásra kerül két egyszerű példán keresztül, hogy egy hibának milyen hibahatásai lehetnek.

1. Hiba: egy tárgyi eszköz bekerülési értékének helytelen meghatározása és ezáltal téves értéken történő aktiválása

Hibahatások: 

• Rossz (magasabb összegű) értékcsökkenési leírás megállapítása
• Több költség kerül elszámolásra
• Alacsonyabb lesz a költségvetési szerv mérleg szerinti eredménye
• A tárgyi eszközök értéke pontatlan lesz a mérlegben

2. Hiba: tévesen megállapított bruttó bér számfejtése

Hibahatások:

• Bérrel kapcsolatos adók és járulékok helytelen összege
• Pontatlan az elszámolt költségek összege és ezáltal pontatlan az eredmény is
• Nem megfelelő nettó bér utalás

Következmények, további lehetséges hatások:

• Ellenőrzési, önellenőrzési pótlék
• Késedelmi pótlék
• Bírságok
• stb.

A fentiekből is látszik, hogy egyetlen hiba több hibahatást is generálhat, és ezek a hatások a hiba keletkezését követő időszakokban is megjelenhetnek. Minden esetben szükséges vizsgálni, hogy milyen okok miatt keletkezett a hiba és hibahatás, és azt a következményt, hogy az milyen tételre van hatással (vagyon, eredmény, adó stb.).

A hiba helyesbítését és javítását több tényező is befolyásolja. Ilyenek a hiba nagysága, keletkezésének időpontja, a feltárás időpontja és a hiba megjelenésének helye. A hibák a hiba nagysága szerint lehetnek jelentős összegű és nem jelentős összegű hibák.

Az Áhsz. szerint jelentős összegű hibáról akkor beszélünk, ha a hiba megállapításának évében, az ellenőrzések során ugyanazon költségvetési évet érintően a pénzügyi számvitelben megállapított hibák, hibahatások abszolút értékének együttes (előjeltől független) összege eléri, vagy meghaladja a költségvetési év mérlegfőösszegének 2%-át, vagy – ha a mérlegfőösszeg 2%-a meghaladja a százmillió forintot – a százmillió forintot. Itt fontos megjegyezni, hogy csak a mérlegre és az eredménykimutatásra gyakorolt hatás vizsgálandó, a többi beszámoló elem nem kerül figyelembevételre.

Hibák és hibahatások kezelésének módszertana

A hibák és hibahatások nagyságának megállapítása során jelentőség vizsgálatot kell végezni. Jelentőség vizsgálat alatt azt a számviteli feladatot értjük, amely során a beszámolóval lezárt időszakhoz kapcsolódóan feltárt összes hibát és azok hibahatásait minősítjük, abból a szempontból, hogy azok jelentősek-e vagy sem. Ez alapvetően a számviteli feladatokon túl elemzési feladatokat is jelent. A jelentőség vizsgálat során a lényegesség elvét kell érvényesíteni.

A jelentős összegű hibák megállapítása során a hibák és hibahatások vizsgálatát költségvetési évenként végezzük, és az adott időszakra vonatkozó összes hibát és hibahatást figyelembe vesszük. A jelentőség vizsgálat során azt elemezzük, hogy mennyire hibás a mérleg és mennyire hibás az eredménykimutatás, ezek együttesen adják az összes hibaértéket. Ami fontos, hogy az Szt. és az Áhsz. jelenlegi értelmezése szerint az eredményre és a mérlegre gyakorolt hatás megállapításánál az egyes hibákat előjeltől függetlenül, összevontan kell figyelembe venni. Ezt a szabályt még abban az esetben is alkalmazni kell, ha a talált hibák azonos bevétel, illetve ráfordítás kategóriát, vagy azonos mérlegtételeket érintenek.

Magát a vizsgálatot azért kell előjeltől függetlenül, abszolút értékben figyelembe venni, mert előjelesen a hibák összevont hatása csökkentheti, vagy ki is ütheti egymást. Ugyanazon eredménykimutatás és mérlegtételen belül is igaz lehet, hogy az egyik hiba mérsékli a másik hatását, ezért egyedileg kell a hibákat és hatásukat megállapítani, érvényesíteni kell az egyedi értékelés elvét is. A költségvetési éven belül az összes hiba hatása végül együttesen vizsgálandó, mert a „sok kicsi, sokra megy”, ha a hibák egyedileg el is hanyagolhatók, összességében már jelentős összegűnek is minősülhetnek.

A jelentős összegű hibák beszámoló szintű megjelenítése és a hibajavítás módja

Az Áhsz. előírásai szerint a mérlegben és az eredménykimutatásban minden tételnél fel kell tüntetni az előző mérleg és eredménykimutatás megfelelő adatát. Ha az ellenőrzés az előző éves költségvetési beszámoló(k)ban elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, a – mérlegkészítés időpontjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a véglegessé vált megállapítások miatti – módosításokat a mérleg és eredménykimutatás minden tételénél az előző adatok mellett be kell mutatni. Ilyen esetben a mérlegben és eredménykimutatásban külön-külön oszlopban szerepelnek az előző mérleg és eredménykimutatás adatai, a módosítások, valamint a beszámolóval lezárt időszak adatai. A megállapított jelentős összegű hibá(k) összegével az előző mérleg és eredménykimutatás adatai nem módosíthatók. Ez azt jelenti, hogy jelentős összegű hibák esetén „három oszlopos” mérleg és eredménykimutatás készül. 

Az ellenőrzések számvitelére és hibajavításokra vonatkozólag az Áhsz. előírásokat tartalmaz. Itt most azok az előírások kerülnek ismertetésre, melyek a jelentős összegű hibához köthetők.
A mérlegkészítés időpontját követően a feltárt hibákat a feltárás időszakának könyvelése keretében kell a hibát okozó tétel az Áhsz. által meghatározott megfelelő könyvelésével javítani. A feltárt hiba miatt az előző időszakok éves költségvetési beszámolója nem javítható és nem küldhető meg újra a Magyar Államkincstárnak. A költségvetési számvitelben a bevételek és kiadások téves rovaton történő nyilvántartásba vétele a mérlegkészítés időpontját követően nem javítható.

A mérlegkészítés időpontját követően a pénzügyi számvitelben a kizárólag mérlegszámlákat érintő hibákat az eszközök, illetve források besorolásának javítása esetén az érintett számlák között, egyéb esetben a felhalmozott eredménnyel szemben történő könyveléssel kell javítani. A mérlegkészítés időpontját követően a pénzügyi számvitelben az eredményszámlákat is érintő hibákat az eredményszámlákon történő könyveléssel kell javítani. A jelentős összegű hibákat az éves könyviteli zárlatot megelőzően át kell vezetni a 414. Felhalmozott eredmény könyvviteli számlára.

A hibajavításra vonatkozó további és részletes szabályokat az Áhsz. 24/A. fejezete tartalmazza.

Összegzés

A cikk első részében áttekintésre került, hogy milyen esetekben beszélünk a költségvetési szerveknél számviteli szempontból ellenőrzésről, hibákról és hibahatásokról, jelentős összegű hibáról. Ismertetésre került, hogy ezeket a hibákat milyen módon kell megállapítani, kezelni és az éves költségvetési beszámolóban szerepeltetni. 

A cikk második részében szemléltetésre kerül a hibajavítás folyamata, a jobb értelmezhetőség érdekében, egy esettanulmányon keresztül.