A civil szervezetek mind a számvitel, mind a beszámolás tekintetében eltérő jogszabályi környezettel rendelkeznek a normál cégekhez képest. Külön nehézséget okoz esetükben az, hogy több törvény és rendelet is érinti a számvitelüket, valamint az évzáráshoz kapcsolódó egyéb teendőiket.

(Írásomban civil szervezetek alatt elsősorban az alapítványok és egyesületek értendők). A civil szervezetek számvitelének alfája és omegája a számviteli törvény szerinti egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési sajátosságairól szóló 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet (224/2000. Korm.rend.). Ugyanakkor a 2016. év legnagyobb változása, hogy az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról, hogy 2011. évi CLXXV. törvény (Ectv.) is „bekapcsolódik” a számviteli előírások körébe.

Tekintsük át nagy vonalakban, hogy egy civil szervezetnek mire is kell figyelni kötelezően 2016-ban!

A civil szervezetek egy része továbbra is vezethet egyszeres könyvvitelt, naplófőkönyv formájában. Ezzel a lehetőséggel azok a szervezetek élhetnek, akik nem rendelkeznek közhasznú státusszal, ugyanis a közhasznú státusszal rendelkező civilek kizárólag kettős könyvvitelt vezethetnek. Civil szervezetek körében továbbra sem választható a mikrogazdálkodói beszámoló, és az eltérő üzleti éves megoldás sem!

A civil szervezetek jelenleg az alábbi beszámolási formák közül választhatnak:

1. Egyszerűsített beszámoló a 224/2000. Korm.rend. és 2. sz. melléklet szerinti formában, egyszeres könyvvitelt vezetőknek. Az ÁNYK nyomtatvány száma: PK-141.
2. Egyszerűsített éves beszámoló a 224/2000. Korm.rend. és 4. melléklet szerinti formában, a kettős könyvvitelt vezetőknek. Az ÁNYK nyomtatvány száma: PK-142. Közhasznú jogállású szervezet kizárólag egyszerűsített éves beszámolót készíthet.
3. A számvitelről szóló évi C. törvény (Szt.) szerint éves beszámoló a kettős könyvvitelt vezetőknek. Megfelelő ÁNYK nyomtatvány erre a célra jelenleg nincs, problémát okozva ezzel a beszámoló letétbe helyezésekor.

A többi esetben is probléma, hogy – bár mind a kormányrendelet, mind a számviteli törvény csak tartalmilag köti meg a beszámolók sémáját – az elektronikus letétbehelyezést csak olyan ÁNYK nyomtatványokkal lehet kivitelezni, melyeknek legfeljebb a csatolmánya lehet az elkészített formátum.

A civil szervezetek beszámolójának letétbe helyezése az Országos Bírói Hivatalhoz (OBH) történik, melynek határideje május 31. Kötelező az elektronikus úton történő letétbe helyezés azon szervezetek részére, akik közhasznú státusszal rendelkeznek, vagy a szervezet típusa miatt kötelezettek erre. Azok a szervezetek, amelyek egyik körbe sem tartoznak, a letétbe helyezést papír alapon is megtehetik.

Sajnos gyakori típushiba a közhasznú státusz és a közhasznú tevékenység nem megfelelő elkülönítése a gyakorlati életben. Erre célszerű kiemelt figyelmet fordítani a könyvvezetés és a beszámolókészítés folyamán is. Közhasznú tevékenységet közhasznú státusz hiányában is lehet végezni, tehát a közhasznú státusz nem egyenlő a közhasznú tevékenységgel!

Szintén probléma a beszámolókészítés és könyvvezetés folyamán, hogy sem a közhasznú tevékenység bevételei, sem a közhasznú tevékenység ráfordításai soron nem szerepelnek adatok.

A beszámoló részeként minden civil szervezet kötelezően közhasznúsági mellékletet készít – függetlenül a közhasznú jogállás lététől vagy nem lététől -, és ezt a beszámolóval együtt letétbe kell helyeznie. Ennek célja a közhasznúsági paraméterek hosszú távú vizsgálhatósága.

A kettős könyvvitelt vezetők – amennyiben a kormányrendelet szerinti beszámolást választották – kiegészítő melléklet készítésére is kötelezettek. Ez alatt nem a hagyományos értelemben vett kiegészítő mellékletet kell érteni, hanem a 224/2000. Korm.rend. szerinti kiegészítő mellékletről van szó, amely a szervezet által kapott támogatásokat részletezi. Pontosan e tartalmi adatok miatt kell kiemelt figyelmet fordítani a számviteli nyilvántartások vezetésére.

A támogatás fogalma nem egyenlő az adomány fogalmával. E fogalmak keveredéséből szintén sok probléma származik. Nem minden támogatás az, ami elsőre annak látszik. Tovább nehezíti a támogatások kezelését azok azonosítása, tipizálása. A szervezetek sok esetben a tőketartalékba érkező támogatásokat kezelik rosszul, és – tévesen – bevételként mutatják ki azokat. Az ilyen típusú támogatásokból sosem lesz bevétel – egyébként normál cégeknél sem -, ugyanis ezek a támogatások a tőketartalékba érkeznek, és egészen addig, amíg bármilyen szankció felmerülhet velük kapcsolatban – pl. visszafizetés – lekötött tartalékba kell azokat átvezetni. Fontos megjegyezni, hogy támogatást, annak elszámolását a támogatási dokumentáció ismerete nélkül helyesen könyvelni nem is lehet!

További típushiba, hogy a civil szervezeteknél rendre elmarad a “természetben” kapott tételek könyvelése – nemegyszer még a bizonylatolása is -, holott ez mind a nyújtó félnek, mind pedig a fogadó szervezetnek fontos lehet. Egy vállalkozási tevékenységet végző civil szervezet szempontjából sok esetben nem mindegy, hogy mennyi is a kimutatott bevétele a megfelelő arányszámok biztosításához.

Ilyen tétel lehet például egy busz ingyen használata a nyugdíjas kiránduláson vagy terem biztosítása az alapítványi bálhoz, stb.

Költségelszámolási oldalon is több kérdés tisztázandó a civil szervezetek életében, mert sem a költség típusa, sem annak volumene nem mindegy!

Például, ha egy iskolát támogató alapítvány számítógépeket szerez be, akkor azt hogyan kell könyvelni? Először is minősíteni kell az esetet a szerint, hogy kinek a tulajdona a számítógéppark. Amennyiben az alapítvány átadja azt az iskolának, akkor azonnal költségként jelentkezik ez a beszerzés az alapítványnál és ez által a könyveiből ki is kerül az eszköz. Amennyiben az alapítvány használatba adja az iskolának ezeket a gépeket, akkor tárgyi eszközként tartja azokat nyilván és értékcsökkenésként kerülnek a könyvekből kivezetésre, akár több év alatt. Eredmény szempontjából pedig ez egyáltalán nem mindegy!

Az Ectv. 19. § – 20. § szakaszának új szabálya alapján a számviteli nyilvántartásokban elkülönítetten kell kimutatni

• az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenység bevételeit, költségeit, ráfordításait, eredményét, valamint
• a gazdasági-vállalkozási tevékenység bevételeit, költségeit, ráfordításait, eredményét.

Amennyiben eleve ismert, hogy melyik tétel melyik típusú tevékenységhez kapcsolódik, akkor azt közvetlenül kell megbontani, ha pedig nem ismert, akkor az év végén számított arányszám segítségével kell hozzárendelni az adott tételt az adott tevékenységhez!

Az Ectv. 20. § szakasza értelmében a civil szervezet az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenysége tekintetében elkülönítve mutatja ki legalább a következő bevételeket:

• egyesület esetében a tagdíjat;
• alapítvány esetében az alapítótól nem vagyoni hozzájárulásként kapott adományt;
• a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint kiutalt összegét;
• az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenysége költségei, ráfordításai ellentételezésére visszafizetési kötelezettség nélkül kapott támogatást, ideértve az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenysége keretében megvalósuló fejlesztés céljára kapott támogatást is;
• az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységéhez kapott adományt;
• az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenysége keretében nyújtott szolgáltatás, teljesített termékértékesítés bevételét;
• a fentiekbe nem tartozó, gazdasági-vállalkozási tevékenységnek nem minősülő tevékenysége révén megszerzett bevételt, így különösen
• a pénzeszköz betétbe, értékpapírba, társasági részesedésbe történő elhelyezése révén megszerzett (elért) kamatot, osztalékot, árfolyamnyereséget és más bevételt;
• az ingatlan megszerzése, használatának átengedése és átruházása révén megszerzett bevételt.

Ugyanezen jogszabályhely (4) pontja is kiemelt figyelmet érdemel:

„A civil szervezet az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenysége költségei, ráfordításai ellentételezésére kapott támogatásokról olyan elkülönített számviteli nyilvántartást vezet, amelynek alapján támogatásonként megállapítható és ellenőrizhető a kapott támogatás felhasználása.”

Ha mindezeken túl még figyelembe vesszük a 224/2000. Korm.rend. 8. § (11) pontjának előírását – mely szerint elkülönítetten kell kimutatni a könyvvezetés során a kapott adományt és annak felhasználását, amennyiben arról az Szja, az Áfa, vagy a Tao törvény rendelkezései szerinti kedvezmény igénybe vételére jogosító igazolást állítottak ki -, akkor egy „kőkemény” előírással találjuk szemben magunkat.

A lényeg az “elkülönítetten kell kimutatni” szófordulatban rejlik, mely alapján számvitelileg biztosítani kell minden egyes adománnyal való tételes elszámolást is, függetlenül attól, hogy erre az adományozó igényt tart-e avagy sem.

Fontos és szabályozandó kérdés az is, hogy a számviteli szempontból mit tekintünk az adomány fogalmának, hiszen azt sem a számviteli törvény, sem pedig a kapcsolódó kormányrendelet nem szabályozza, ugyanakkor több helyen – pl. Áfa tv., Ectv. – találkozunk ezzel a fogalom-meghatározással. A civilek számviteli politikájának fontos kérdése kell, hogy legyen ez a tétel.

Amire nem árt felhívni a figyelmet, hogy a számviteli törvény hatálya alatt álló civil szervezet a számviteli törvényből eredő egyes kötelezettségektől – mint például átértékelés, időbeli elhatárolás – nem tekinthet el!

A civil szférában jellemző az ún. származtatott jogi személyek, jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységek léte, létrejötte. Ilyenek például egy alapítvány óvodái, iskolái, vagy egyes helyi szervezetek. Két éve a származtatott jogi személyek beszámolójának a közzététele is kötelező!

Az új Polgári Törvénykönyv hatályba lépésével egyidejűleg jelentősen változtak egyes felelősségi, garanciális szabályok, így mostanra egyértelmű, hogy az intézmény gazdálkodásáért a fenntartó is felelősségre vonható, illetve az intézmény tartozása esetén a fenntartó is szankcionálható. Emiatt folyamatosan biztosítani kell ezen intézmények gazdálkodásának ellenőrzését, ami pedig a fenntartó kötelessége.

A származtatott jogi személyek számvitelét tekintve: célszerű, ha ugyanúgy vezetik könyveiket, elszámolásaikat, mint a fenntartójuk. Amennyiben a fenntartó egyszeres könyvvitelt vezet, akkor indokolt az intézménynek is azt vezetni.

A civil szervezetek esetében sincs sem számvitel, sem évzárás az adók nélkül (iparűzési adó, társasági adó)!

* * *

Ha részletesebben is érdekelnek a civil szervezetekkel kapcsolatos számviteli és adózási kérdések, akkor jelentkezz a mai napon kedvezményesen a Civilek a jogszabályok tengerén, avagy számvitel és adózás civil módra 2016. november 9-én a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is át tudjuk beszélni felmerülő kérdéseidet!