A cafeteria rendszer ellenzői részéről gyakran hangzik el az a kifogás, hogy túlságosan adminisztráció igényes. A Cafeteria dilemmák cikksorozatom részeként ez alkalommal erre szeretnék rácáfolni, sőt azt bemutatni, mi mindentől tud megóvni egy jól felépített cafeteria rendszer.

Először is szögezzük le, hogy a juttatások adókötelezettsége – kevés kivételtől eltekintve – független attól, hogy milyen forrásból finanszírozzuk, vagyis cafeteria rendszeren belül vagy a munkáltató döntése szerint egyéb módon. Ezzel el is érkeztünk az első típushibához.

1. Összevont korlátfigyelés hiánya

A korábbi cikkekben már sorra vettük, hogy az egyes juttatási formáknak milyen egyedi és csoportos korlátai, illetve közterhei vannak. Ahhoz, hogy minden hónapban helyesen állapítsuk meg az adókötelezettséget, együttesen kell vizsgálnunk minden juttatást.

Tipikus példa, hogy a munkáltató saját döntése alapján nyújt önkéntes nyugdíjpénztári tagdíj-hozzájárulást a munkavállalóinak, sok esetben a bér százalékában. Ugyanakkor lehetővé teszi a cafeteria rendszerben is ennek a juttatásnak a választását. Az adókötelezettséget úgy kell megállapítanunk, hogy a két értéket összeszámítva ellenőrizzük, hogy az meghaladja-e a minimálbér 50%-át (egyedi korlát). Ha igen, a felettes rész már egyes meghatározott juttatásként adózik. Ugyancsak ellenőriznünk kell, hogy az egyedi korlátig terjedő összeg a többi béren kívüli juttatással együtt meghaladja-e az éves (200/450 ezres) korlátokat.

Gyakran előforduló probléma, hogy az adminisztráció külön kezeli a kétféle juttatást, és így az adóbevallásban sem a helyes adatok szerepelnek.

E témakörhöz kapcsolódik a második típushiba, amely a jövedelem keletkezésének időpontját érinti.

2. Hónapok elcsúszása

A bevallási szabályokkal foglalkozó korábbi cikkben ezt szintén érintettük. Anélkül, hogy ismétlésekbe bocsátkoznánk, elevenítsük fel a lényeget! A juttatások utáni közterheket arra a hónapra kell bevallani és befizetni, amelyben a juttatás megvalósult. Tehát az előbbi példánál maradva, ha a nyugdíjpénztári utalást a munkáltató a szeptemberi bérrel együtt október elején teljesíti, ez adózási szempontból októberi juttatás lesz akkor is, ha a szeptemberi cafeteria keret terhére történik.

3. Kilépés utáni juttatás

A dátumok más vonatkozásban is rejthetnek csapdát, ilyen például a munkaviszony megszűnése. A legtöbb juttatás a munkaviszony fennállása alatt adható kedvezményes közterhek mellett, a munkavállaló kilépésével ez a lehetőség megszűnik. Érdemes figyelni a kilépéshez kapcsolódó elszámolásnál, hogy a munkavállaló még a munkaviszony fennállása alatt megkapja a neki járó juttatásokat.

4. Dokumentumok hiánya

Több olyan juttatás is van, amelynek az adózási minősítését alapvetően befolyásolja valamely dokumentumnak a megléte.

Az egyik ilyen, ami egyébként a leggyakoribb hiányosság, az önkéntes pénztári tagdíj-hozzájárulásra vonatkozó munkavállalói nyilatkozat. Mindegyik pénztártípus esetén szükség van rá, ráadásul az egészség- és önsegélyező pénztárakra összevontan. Ez ugye arról szól, hogy a munkavállaló az adott hónapra más juttatótól nem részesül ilyen támogatásban. Ha ez a dokumentum hiányzik, máris nem béren kívüli juttatásról, hanem összevonandó jövedelemről beszélünk.

A SZÉP kártya esetén azért van szükség a munkavállaló nyilatkozatára, mert ha más kifizetőtől is kap(ott) ilyen juttatást a tárgyévben, azt össze kell vonni az egyedi korlát figyelésénél.

Egyéb juttatásoknál is szükség lehet nyilatkozatokra, dokumentumokra, amellyel a munkavállaló bizonyos adatokat, körülményeket igazol.

Ezek közül a legsúlyosabb következménnyel a lakáscélú támogatás adómentességének igazolásához szükséges dokumentumok hiánya esetén kell számolnunk. A legutóbbi cikkemben részletesen írtam a vizsgálandó körülményekről, amelyeket a 15/2014. számú NGM rendelet által részletezett dokumentumokkal kell alátámasztani. Bármelyik hiánya meghiúsítja az adómentességet, sőt 20%-kal megnövelten kell a kifizetett összeget munkaviszonyból származó egyéb jövedelemnek minősíteni.

5. Szabályzat hiánya

Van egy olyan juttatásfajta is, amelyhez nem a munkavállalótól kell dokumentumot begyűjteni, hanem a munkáltatónak kell szabályzatot alkotnia. Ez pedig a bármilyen termék vagy szolgáltatás differenciált nyújtása.

Az Szja törvény 70. § (1a) pontja ad lehetőséget arra, hogy vagy minden munkavállalónak egyformán, vagy minden munkavállaló által megismerhető belső szabályzat alapján, egyes meghatározott juttatásként számolja el a munkáltató a fogyasztásra kész étel vásárlására szóló utalványon kívül bármilyen terméket vagy szolgáltatást, valamint az ezekre szóló utalványokat/kártyákat.

Ebbe a körbe tartozik a klasszikus ajándékutalvány/kártya is, amely az év vége közeledtével különösen népszerű. A viszonylag kedvező adózáshoz az is fontos, hogy rögzítve legyen, mire váltható be.

Abban az esetben, ha csekély értékű ajándékként – évente legfeljebb 3 alkalommal, maximum a minimálbér 10%-ig – adunk ilyen juttatást, akár differenciáltan, nincs szükség szabályzatra. Azonban, ha bármelyik korlátot meghaladjuk, például decemberben egyszerre adunk 20 ezer forintnyi ajándékutalványt az irodai dolgozóknak és 30 ezret a több műszakban dolgozóknak, belső szabályzat nélkül gondjaink lehetnek az adózási szabályokkal.