Könyvvizsgálók, könyvelők és adótanácsadók létszámtól függetlenül kötelesek a belső visszaélés-bejelentési rendszert 2023. július 24-ig kialakítani (II. rész)

Belső visszaélés-bejelentési rendszer a munkáltatók jelentős részénél - Egy új kötelezettségről dióhéjban (II. rész) Ki és mit jelenthet be, hogyan működik a rendszer?

jogosult

Írásunk folytatásában (előző rész) az Olvasó megtudhatja, mi és mely módon jelenthető be a belső visszaélés-bejelentési rendszerben, továbbá, hogy erre ki jogosult. Bemutatjuk a bejelentés kivizsgálásának szabályait, és azt is, mely esetben tagadható meg a vizsgálat. Fontos, hogy a működtető tájékoztatást adjon az általa „üzemeltetett rendszerről”. Szigorú szabályok vonatkoznak a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyek adatainak védelmére. Ennek áttekintése után azt is megismerhetik, hogy a hatósági eljárás keretében mely szankcióra számíthat az a foglalkoztató, amely nem hozza létre a belső visszaélés-bejelentési rendszert. Különös szabályok vonatkoznak a bejelentő védelmi ügyvédre – úgy tűnik, néha indokolatlanul. Ezek ugyanis általános rendelkezések is lehetnének…

Mi és hogyan jelenthető be?

A közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény [Bvb. törvény] szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben (a továbbiakban: rendszer) jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni [20. § (1) bek.].

Aggályos, hogy miért csak a bejelentővédelmi ügyvéd esetében tekintendő minden olyan jelzés bejelentésnek, amely olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a megbízó jogos érdekét vagy jogszabályba nem ütköző üzleti érdekét, vagy a megbízó tevékenységével kapcsolatos jogszabálysértés, a közbiztonság, a közegészség vagy a környezet veszélyeztetésének megszüntetését szolgálja [Bvb. 51. §].

Ezen túlmenően a Bvb. törvény 28. §-át fellapozva, ha a foglalkoztató a munkavállalóira a Munka Törvénykönyve 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető*.

A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg [Bvb. törvény 21. § (1) bek.]. Szemben a szóbelivel, az írásban történt bejelentésről a Bvb. törvény részletes szabályt nem tartalmaz.

Bejelentés szóban – személyesen, telefonon vagy hangüzenetküldő rendszerben

A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni. Ha a rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert használnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

a) – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja [Bvb. törvény 21. § (1)-(2) bek.].

Ha viszont a rendszer keretében nem használnak rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő megoldást, a rendszer működtetője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja [Bvb. törvény 21. § (3) bek.].

A rendszer működtetője szóbeli bejelentés esetén

  • a bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni, valamint
  • a bejelentő figyelmét köteles felhívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a

bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik [Bvb. törvény 21. § (5)-(6) bek.].

Ki tehet bejelentést?

A rendszerben bejelentést tehet

a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A Bvb. törvény nem szabályozza, mikor, mely fázissal kezdődik a foglalkoztatási jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdése. Értelmezésünk szerint ennek nyitófázisa, ha például álláshirdetésre jelentkeznek, vagy a kiírásra benyújtják a pályázatot [20. § (2) bek.].

Ezen túlmenően a rendszerben bejelentést tehet

a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
b) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt [Bvb. törvény 20. § (3) bek.].

A fentiekben felsorolt, jelentős részben a polgári jog hatálya alá tartozó jogviszony vagy szerződéses kapcsolat esetében ugyancsak nincs törvényi értelmező rendelkezés a jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdésének időpontjára. Véleményünk szerint, ha például a megrendelő vagy a megbízó ajánlatot tesz szerződéskötésre az egyéni vállalkozó, illetve az egyéni cég részére, vagy ez utóbbiak egy pályázatra jelentkeznek, a kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A bejelentés visszaigazolása, tájékoztatás és kivizsgálás

A rendszer működtetője 

  • a rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára, továbbá
  • a visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt a Bvb. törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról, továbbá
  • a bejelentés kivizsgálása során a kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. [Bvb. törvény 22. § (1) és (5) bek.].

A rendszer működtetője

  • a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja,
  • ugyanakkor e határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása (a kivizsgálás várható időpontjáról és a meghosszabbítása indokairól) legfeljebb három hónapra meghosszabbíthatja [Bvb. törvény 22. § (2)-(3) bek.].

Nemcsak a rendszer működtetésével, hanem a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel is szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell [Bvb. törvény 22. § (4) bek.].

A Bvb. törvény alapján a bejelentővédelmi ügyvéd

a) fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,
b) jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,
c) kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,
d) a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában [52. § (1) bek.].

Kérdés, miért szabályozza párhuzamosan a bejelentéssel kapcsolatos feladatokat a törvény arra az esetre, ha a rendszer működtetője nem a foglalkoztató saját alkalmazottja, szervezeti egysége, vagy külső szervezet, hanem ügyvéd. Mintha továbbá ellentmondana a Bvb. törvény azon szabálya, miszerint a kivizsgálással megbízható ügyvéd azzal a rendelkezéssel, hogy a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a vizsgálatban. Megállapodás vagy egyoldalú rendelkezés?

További kérdés, hogy miért csak a bejelentővédelmi ügyvéd köteles a bejelentő felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, a megbízó legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját a  bejelentésről haladéktalanul értesíteni, ha a bejelentés a megbízó vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze [Bvb. törvény 52. § (3) bek.].

Ha nem kell kivizsgálni

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a „Ki tehet bejelentést?” cím alatt írt személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban [Bvb. törvény 22. § (6) bek.].

Cselekmények a kivizsgálás során és azt követően 

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről [Bvb. törvény 23. §]. A törvényszöveg pontosan nem definiálja, ki tesz feljelentést? Vélhetően nem a rendszer működtetője, hanem a foglalkoztató. Ezt követően a törvény részben ismétli önmagát, mert rendszer működtetője – a bejelentés kivizsgálásán vagy annak mellőzésén és a mellőzés indokain és a bejelentés kivizsgálásának az eredményén túlmenően – írásban tájékoztatja a bejelentőt a megtett vagy tervezett intézkedésekről [Bvb. törvény 24. (1) bek.]. Ez utóbbi azonos azokkal a Bvb. törvény 23. §-as szerinti intézkedésekkel, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására. Mellőzhető az írásbeli tájékoztatás, ha a rendszer működtetője minderről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

Ha ugyanakkor a rendszert bejelentővédelmi ügyvéd működteti, esetében már világosabb a megfogalmazás: kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról [Bvb. törvény 52. § (1) bek. e) pont]. Továbbá – szemben az általános szabályokkal – a Bvb. törvény tételesen csak az ügyvéd esetére mondja ki, hogy a bejelentést a megbízóhoz, azaz a foglalkoztatóhoz továbbítja [52. § (2) bek.].

Tájékoztatás a rendszerről

Megismétli „A bejelentés visszaigazolása, tájékoztatás és kivizsgálás” cím alatti tájékoztatási kötelezettségét a Bvb. törvény 25. §-a, miszerint a rendszer működtetője világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Bvb. törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.

Úgy gondoljuk, a tájékoztató elkészítéséhez a foglalkoztató jellegétől függetlenül hasznos a Bvb. törvénynek „Az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerre” vonatkozó szabályozása, miszerint e szervek közzéteszik a honlapjukon a rendszer működtetésével összefüggésben

a) a kapcsolattartási adatokat, mindenekelőtt az e célra használható elektronikus levélcímet és postacímet, illetve telefonszámot, annak feltüntetésével, hogy a telefonbeszélgetést rögzítik-e vagy sem,
b) a bejelentés megtételével kapcsolatos információkat, ideértve annak módját, hogy az elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer működtetője miként kötelezheti a bejelentőt arra, hogy tegye egyértelművé a bejelentett információkat vagy adjon meg további információkat,
c) a bejelentések megtételével, kezelésével és elintézésével kapcsolatos adatkezelési szabályokat,
d) a bejelentések kezelésére és elintézésére vonatkozó alapvető szabályokat, és
e) a bejelentők védelmével összefüggő, e törvény szerinti szabályokat, a bejelentőknek a Bvb. törvény szerinti jogait és kötelezettségeit [40. § (2) bek.].

A személyes adatok védelme 

A rendszer keretei között

a) a bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és annak tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a kivizsgálásban közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.

A rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az a)-c) pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat [26. § (1)–(2) bek.] 

A rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelésére 

  • a Bvb. törvény 6. § (2) bekezdését** és
  •  – a bejelentőre vonatkozó adatok tekintetében – a 6. § (4) bekezdését  alkalmazni kell***.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára. A rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, bejelentésre vonatkozó, a Bvb. törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor [Bvb. törvény 26. § (4)-(5) bek.]

Akiről tudják – a bejelentő és a bejelentésben érintett jogai 

A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek 

  • a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig
  • a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – 
  • a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A bejelentésben érintett személy

  • részére a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról,
  • a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá,
  • tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását [Bvb. törvény 27. §].

Szankciók

Az írásunkban ismertetett kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi. Ennek során a kötelezettségek megsértése esetén a foglalkoztatást elősegítő szolgáltatásokról és támogatásokról, valamint a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti rendelkezések irányadóak azzal az eltéréssel, hogy bírság és tevékenység végzésétől történő eltiltás nem alkalmazható [Bvb. törvény 29. §]. Kiszabható szankció például a figyelmeztetés vagy a jogszabálysértés megszüntetése.

§§§§§

A visszaélést bejelentők védelméről lásd a Bvb. törvény 41.-49. §-át!

________________________________________________________________________________________

Amennyiben még többet szeretnél tudni a témáról, válaszd a 2023. július 11-én megrendezésre kerülő “Amit a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásáról és működéséről tudni kell” című konferenciát, ahol elsőkézből értesülhetsz Dr. Horváth István előadásában a módosított visszaélés-bejelentési rendszerről. 

Szeretettel várunk Téged is! >> Jelentkezem a konferenciára
________________________________________________________________________________________

* Mt. 9. § (2) A munkavállaló személyiségi joga akkor korlátozható, ha a korlátozás a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges és a cél elérésével arányos. Ennek módjáról, feltételeiről és várható tartamáról, továbbá szükségességét és arányosságát alátámasztó körülményekről a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatni kell.
** 6. § (2) A bejelentő személyes adatai csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult.
*** 6. § (4) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, 
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

Hozzászólások

Jelenleg nincs hozzászólás, légy te az első!

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!
Kérjük válassza ki egyéni adatvédelmi hozzájárulását! A weboldal használatával elfogadja az adatkezelési szabályzatunkat: Adatvédelmi szabályzat.
Elengedhetetlen Statisztika Marketing ELFOGADOM