A civil szervezetek életében rendre előfordul, hogy adószámos magánszemélyekkel futnak össze, hiszen az ő tevékenységi körük gyakran összefügg valamilyen művészeti, oktatási vagy egyéb más eseti szellemi tevékenységgel.  Természetesen ez cégek esetében is előfordulhat! Sajnos a tapasztalatom az, hogy az adószámos magánszemélyek által kiállított számlákat még a könyvelői szakma sem mindig kezeli jól se számviteli, se adózási szempontból!

A számla első körben a civil szervezethez kerül, jelen esetben ő lesz a számla befogadója, és bizony a befogadáskor – még a kifizetés előtt – meg kell vizsgálnia a számlát, hogy az alakilag, tartalmilag helyesen van-e kiállítva! Ehhez hozzátartozik, hogy figyeli, ki a számla kiállítója!

Amennyiben a számla kiállítójaként egy természetes személy neve jelenik meg, fontos vizsgálni, hogy milyen adatok kerültek a számlán feltüntetésre! A természetes személy neve, címe mellett van-e egyáltalán adószám a számlán, ha van, akkor meg kell nézni, hogy ezen túlmenően van-e okmányirodai nyilvántartási szám is feltüntetve, ha igen, akkor az illető egyéni vállalkozó. Ha minden más rendben van a számlán, részére levonás, számfejtés nélkül kifizethető a teljes összeg! Amennyiben okmányirodai azonosító a számlán nem szerepel, akkor – függetlenül attól, hogy az illető állítja, hogy egyéni vállalkozó, vagy lehetnek rajta egyéb erre utaló jelek, pl. KISADÓZÓ szöveg stb. – akkor bizony kifizetőként kell eljárnia az illető civil szervezetnek! Az egyéni vállalkozók egyébként a www.nyilvantarto.hu linken lekérdezhetőek adószámuk alapján, itt minden esetben célszerű ellenőrizni, hogy ténylegesen egyéni vállalkozó-e a számla kiállítója, ha igen, mikortól, és a számlán szereplő teljesítés időszakában nem szüneteltette-e a tevékenységét. Ha adószám alapján megtaláljuk a vállalkozót a nyilvántartásban, akkor kérjük meg, hogy a számla összes példányán tüntesse fel az okmányirodai azonosítóját annak érdekében, hogy fennakadás és mindenféle számfejtés és levonás nélkül kifizethessük a számla végösszegét! Véleményem szerint azokban az esetekben, amikor ezen azonosító feltüntetése elmarad a számláról, utólag kikeresve a nyilvántartásból, és utólag általunk rávezetve a számlára a nyilvántartási számot nem helyes megoldás, pláne akkor, ha a lekérdezés a tényleges kifizetés után történt!

Típushiba, hogy egyszerűen az adószám egyes karakterei alapján ítélnek a szervezetek kifizetésért felelős vezetői, hogy mi történjen a számlával, terhelje-e levonás vagy sem, mert régebbről az az információ maradt a köztudatban, hogy az adószámos magánszemélyek adószáma 7-es karakterrel kezdődik! Nos, ez jó ideje, talán tíz éve is lassan, hogy nincs így! Hangsúlyozom tehát, hogy önmagában az adószám első karakteréből minősíteni nem lehet, az mindenképpen hibás megközelítés!

Amennyiben megvizsgálva az adatokat arra jutottunk, hogy az illető nem egyéni vállalkozó, akkor onnantól kezdve még a kifizetést megelőzően kell a számlával tovább dolgoznunk! Kifizetés csak számfejtés után történhet meg! Adószámos magánszemély esetén, amennyiben szolgáltatást nyújt részünkre, úgy kell a továbbiakban eljárni, mint a megbízási díjak esetében! Minden ilyen esetben első lépésként nyilatkoztatni szükséges partnerünket a költséghányad (pl. 10% stb.) számítási mikéntje felől, majd “számfejteni” kell az adott összeg alapján. Első lépésként minősíteni szükséges, hogy biztosított lesz-e az adott magánszemély! Az válik biztosítottá, aki részére – mint a megbízási díjaknál – a kifizetés értéke a minimálbér 30%-át meghaladja! Típushiba, hogy nem nézik hozzá a szerződést és/vagy a tényleges teljesítés időszakát a számla összegéhez, így sokszor rosszul minősítik a biztosítottság tényét a tényleges kifizetés előtt. Felhívom a figyelmet, hogy a levonni elmulasztott adók és járulékok miatt a kifizetőt kezesség terheli! Visszatérve tehát fontos tudni, hogy pl. az 5.000 forint kifizetés, ha egy napra jár, akkor az egyértelműen meghaladja az egy napra arányos minimálbér 30%-át, ha pedig egy hétre kapja valaki ezt az összeget, akkor pedig nem haladja meg a limitet! Első esetben biztosítottá válik, második esetben nem válik biztosítottá partnerünk!

Bármely esetben, ha adószámos magánszeméllyel találkozunk, be kell tőlük kérni a személyi adataikat is, hiszen ezekről a tételekről a 08-as bevallásban számot kell adni, illetve amennyiben a biztosítottság ténye felmerül, akkor az 1041-es nyomtatvány segítségével ezt a tényt közölni kell az adóhatósággal! És ha már a járulékbevallásnál tartunk, fontos tudni, hogy abba az időszaki bevallásba kerül bele az adószámos magánszemély számfejtése és az ebből eredő fizetési kötelezettségek, amely időszakban a kifizetés megtörtént, függetlenül a számlán szereplő paraméterektől! Ha pl. egy számla fizetési határideje április 25-e, de csak május 06-án utaljuk el vagy fizetjük ki, akkor az a májusi 08-as bevallásba kerül bele, eltérő biztosítottsági időszak adatokkal, nem pedig az áprilisi járulékbevallásba! Amennyiben a kifizetés még áprilisban megtörténik, az áprilisi járulékbevallás részévé válik az érintett tétel!

Összefoglalva már a számlák kifizetésekor kezelni kell az adószámos magánszemélyeket, hiszen utólag ezeket a tételeket és különbözeteket nagyon nehéz helyrerakni! Éppen ezért én minden évben készítek egy táblázatkezelő alapú számfejtési bizonylatot, mely tartalmazza az aktuális nyilatkozat mintát, az adószámos magánszemély adatait, és felvihetők benne a számla adatai is, amelynek alapján a civil szervezet tudja, mennyit is kell kifizetnie a konkrét számlával kapcsolatosan! A számfejtő lapból szintén adunk egy példányt az adószámos magánszemélynek is, hogy lássa, mi miért történt!

Annyit még halkan hozzátennék- ez sajnos a bérleti díjak számlázásánál is típushiba – hogy ha kezelik, akkor hajlamosak a számlát úgy kiállítani, hogy a számla végösszege a bruttó szerződéses érték helyett a nettósított összeget tartalmazza, ami önmagában helytelen, hiszen attól az ellenérték nem változik ! Sokszor látom azt a megoldást, hogy nemes egyszerűséggel költségre a szervezetek csak a nettó tételt teszik, sértve ezzel a számviteli törvényt is! Továbbmenve ezen a vonalon, az így kiállított számla szerintem hibás, melyet javításra vissza kell küldeni! Másik dolog, amit a számlákon rendre elfelejtünk ellenőrizni, az áfa kulcs, melyet sokan 0%-al intéznek el, ami nem igaz, hiszen a legtöbben alanyi mentesek. Ilyenkor helyesen a számlán az AM megjelölés kell, hogy az áfa kulcsnál szerepeljen, és kötelezően rá kell írni a számlára az “alanyi mentes” fordulatot. Természetesen igaz ez valamennyi alanyi mentes adóalany – legyen az cég, egyéni vállalkozó vagy akár civil szervezet- által kiállított számlára is!

Sajnos sokszor sem az adószámos magánszemélyek, sem a velük szerződést kötő civil szervezetek nincsenek tisztában ezzel a területtel, így rendre elmarad az ilyen típusú kifizetési szabályok kezelése, jelentős adókockázatot hordozva magában!

* * *

Hogy hogyan könyveljük, hogyan számfejtsük, mikor kerüljön pontosan a bevallásba, ezeket a kérdéseket is érintjük a PENTA UNIÓ Zr. szervezésében 2019. március 25-én konferenciámon, melyre szeretettel várlak benneteket! >>Civil szervezetek mindennapjai, avagy működésről hatékonyan