Egy igazán felhasználóbarát, igényes szoftver egyszerűen és biztonsággal végigvezet minket a rögzítési folyamatokon, egészen addig, amíg a rendszerben össze nem áll az ÁFA bevallásunk.

Ahhoz azonban, hogy az egyes rögzítési lépéseknél választani tudjunk a lehetőségek közül, alapvető ÁFA ismerettel kell rendelkeznünk, mert lehet a miénk a legkiválóbban megtervezett szoftver, enélkül nem tudja betenni tételeinket a megfelelő bevallás sorokba.

Mint minden egyéb területre, úgy az ÁFA-ra is igaz – kicsit elnagyolva -, hogy ahány ügyviteli szoftver, annyi megoldás, de a legtöbb rendszerről elmondható, hogy az egyes ÁFA kódok egymásra épülnek.

Nézzük nagy vonalakban, mi kell ahhoz, hogy egy számla eljusson a bevallásig.

Először is rögzítenünk kell a partnerünket, amennyiben ő még nem szerepel a rendszerben. Mire kell figyelnünk? Nyilván attól függően, hogy szoftverünk milyen logika alapján dolgozik, meghatározó lehet a partner országa, címe, adószáma, vagy bármi egyéb azonosítója.

Egy biztos, több lehetséges útvonalon, de végül oda kell jutnunk, hogy partnerünk vagy belföldi, vagy közösségi, vagy harmadik országbeli legyen. Arra nagyon figyeljünk, hogy valóban azt az eredményt kapjuk, amilyen minőségében partnerünk részt vesz az ügyletünkben.

Mind szoftvertervezői, mind szoftverfelhasználói oldalon előfordulhat, hogy egy partner a székhelye szerint például Közösségen belülinek, viszont a telephelye alapján belföldinek minősül. Lehetséges továbbá, hogy az egyik ügyletünkben közösségi partnerként vesz részt, a másikban viszont belföldiként.

Olyan eset is lehet, hogy a – címe alapján közösséginek számító – partnernek nincs telephelye. Hazánkban mégis belföldinek számít, mivel bejelentkezett nálunk, és így magyar adószámmal rendelkezik.

A fent leírtak, az ÁFA kulcs, továbbá, hogy egyáltalán az ÁFA törvény hatálya alá tartozik-e ügyletünk, nagyon fontos részletek, de véleményem szerint a legfontosabb feladat, a leginkább nem szeretett, érzékeny pont a teljesítés helyének meghatározása ahhoz, hogy az adott ügylet ÁFA-beli helyét – lényegében a bevallás sor(ok) helyét – be tudjuk határolni.

Ennek pedig először is „fejben” kell eldőlnie, mert amíg nem tudjuk megmondani, hol van a teljesítés helye, nagy valószínűséggel addig nem tudjuk helyesen rögzíteni számlánkat a rendszerben, és így nem is fogunk helyes bevallást előállítani.

Az ÁFA törvény sok-sok paragrafuson át tárgyalja a teljesítés helyének meghatározását, így például a termék értékesítésére, szolgáltatás nyújtására, termék Közösségen belüli beszerzésére, vagy termék importjára vonatkozóan.

Azt hihetnénk, hogyha van egy jó szoftverünk, akkor a program ki tudja találni a pontos szabályt annyiból, hogy csak megmondjuk “neki”, vevők vagyunk-e vagy szállítók, termék vagy szolgáltatás-e az ügyletünk tárgya, és ennyiből máris tudhatná a partnerünk besorolását, hogy belföldi, közösségi, harmadik országbeli-e. Sajnos ez nem ennyire egyszerű. A teljesítés helyének meghatározására vannak ugyanis az ÁFA törvényben általános, és vannak különös szabályok.

A különös szabályok általában nagyon konkrét gazdasági eseményeket fogalmaznak meg, ezen felül sok esetben több csillag együttállását is vizsgálnunk kell ahhoz, hogy helyes eredményre jussunk a teljesítés helyét illetően (és akkor a láncügyletről, háromszögügyletről, egyéb apróságokról még nem is beszéltünk).

Egy szoftver természetesen tartalmazhatja e konkrét eseteket, melyekből csupán választanunk szükséges, de ez csak segítség lehet, teljes automatizmus nem. Legyünk biztosak a választásunkban, de ehhez először fejben kell eldöntenünk a teljesítés helyét.

Szoftvertervezői oldalról természetesen az a feladat, hogy minél egyszerűbbé tegyük a rögzítést, a választást. Az legyen a cél, hogy a legminimálisabb ÁFA ismerettel, a legbonyolultabb gazdasági eseményt is képes legyen a Felhasználó helyesen rögzíteni.

Az alapvető kódokon kívül, a különös szabályokra tekintettel segíthetünk paragrafusok közti választással, vagy akár konkrét gazdasági eseményekkel. Nagyon figyeljünk a rögzítési szabályok tervezésénél az ÁFA bevallás úgynevezett „ebből” soraira, a részletező adatokra is (hulladék, ingatlan, egyéb). Fontos, hogy ezeket az ügyleteket ki tudjuk emelni a fősorokból.

A leírtakon felül persze még sok lépés szükséges ahhoz, hogy bevallásunk összeálljon, cikkemben a legkritikusabb pontokra szerettem volna felhívni a figyelmet.

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be a tavaszi konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016 – TAVASZ