Tapasztalataink szerint az elmúlt évek során folyamatosan nő a kiküldött munkavállalók létszáma, mind a belföldi, mind a külföldi vállalatok esetében. A kiküldetéssel kapcsolatosan az érintett társaságoknak egyre jobban és egyre több tényezőre kell odafigyelniük: mindenekelőtt a bizonylatok megfelelő kezelésére, a könyvelésre illetve a felmerülő adózási kérdésekre is. Az alábbiakban csak néhány jellemző kérdéskört érintünk – a teljesség igénye nélkül.

Hogy adóügyi és számviteli szempontból eldönthessük, hogy ténylegesen kiküldetésről beszélünk-e, ellenőrizni kell, hogy a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) 3.§ 11. pontjának – a kiküldetés törvényi fogalmának – megfelelnek-e a feltételek. További fogalmakkal is tisztában kell azonban lenni: ilyenek különösen a hivatali, üzleti utazás, a külföldi kiküldetés, illetve a költségtérítés törvényi fogalmai (Szja tv. 3.§ 10., 12., és 16. pontjai).

Fontos, hogy a kiküldetés, illetve üzleti utazás keretében felmerülő költségeket megfelelően dokumentáljuk, erre az esetek többségében elsősorban a számla, esetleg a nyugta az alkalmas. Másodsorban ajánlott egy kiküldetési elszámoló dokumentum összeállítása, melyben tételesen felsorolható, hogy a munkavállaló vett-e fel előleget, és ha igen, azzal elszámolt-e 30 napon belül, továbbá a kiküldetés során milyen dologi és személyi költségek voltak. Az elkészült dokumentációnak tartalmaznia kell a munkáltató és a munkavállaló adatait (név, adószám, cím), továbbá, hogy a felmerült költségeket számfejtették-e (ha igen, a számfejtő nevét, az elszámolás dátumát, illetve a megfizetett adókat), valamint a könyvelő nevét és a könyvelési adatokat (például T: 526* – K: 381*, dátumot, a könyvelő nevét és a könyvelési napló számát). E dokumentumot nevezhetnénk kiküldetési rendelvénynek is, de szándékosan nem tesszük, hiszen az Szja tv. ezt kifejezetten csak a gépjárművel összefüggő költségek elszámolásához írja elő.

A megfelelő dokumentáció több szempontból is jelentőséggel bírhat. Egyrészt, ha a munkavállaló részére napidíjat fizettek, nem mindegy, hogy a fizetendő személyi jövedelemadó kötelezettséget megállapították-e, és ha igen, azt jól számolták-e el. Másrészt az előleggel történő 30 napon túli elszámolás önmagában is adókötelezettséget keletkeztethet. Végül pedig azt is alá kell támasztani, hogy például a felmerülő étkezés és italfogyasztás (T: 553* – K: 381*) után megfizették-e a különböző adókötelezettségeket (az adóalap 1,18-szorosa után az szja és eho kötelezettséget).

Nem szabad arról sem megfeledkeznünk, hogy amennyiben bérelt gépjárművet használunk a kiküldetés során, vagy a munkavállaló saját tulajdonában álló járművét használja e célra, akkor figyelemmel kell lenni a NAV által megkövetelt költség-elszámolási előírásokra (útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény).

Ha egy társaságnál gyakrabban fordul elő, hogy a dolgozók kiküldetésre mennek, akkor ajánlott a cégnél kiküldetési szabályzat összeállítása, melyben felsorolják, hogy hogyan, milyen formába, milyen költségek viselésével számolja el a Társaság a kiküldetési költségeket illetve milyen dokumentumok pl. számla, nyugta szükséges a költségek megtérítéséhez. Ez megkönnyíti mind a munkáltató, mind a munkavállaló oldalán az elszámolás, illetve a költségek követését és helyes kezelését.

Egyre gyakoribb a külföldi magánszemélyek magyarországi kiküldetése is. Ez a téma is sok érdekességet hordoz magában, mivel itt alapvetően 2 féle típust különböztetünk meg:

a)  a magyar társaságnál munkaszerződéssel Magyarországon foglalkoztatott külföldi magánszemély (ez lényegében nem is kiküldetés);
b)  a magyarországi vállalattal közvetlenül munkaviszonnyal nem rendelkező külföldi magánszemély.

Cikksorozatunk korábbi részében részletesen foglalkoztunk már azokkal a feltételekkel, melyek a külföldi magánszemély magyarországi munkájára vonatkoznak.

A két típus közül az a) változat annyiban egyszerűbb, hogy a külföldi munkatárs ugyan úgy kezelendő, mint a többi, magyar munkavállaló a vállalkozásnál, csak a szerződésében foglalt költségek kezelése jelenthet kihívást. Mire is gondolhatunk e témában? A külföldi vállalkozások a felsővezetők részére gyakran sokkal több juttatást biztosítanak, mint az általánosan megszokott. Gondolhatunk itt a lakásbérletre és ahhoz kapcsolódó szolgáltatásokra, vagy a családtagok részére is biztosított egészségügyi juttatásokra, vagy esetleg a gyermek nemzetközi iskolában történő taníttatására. Ezért fontos odafigyelni, hogy az ilyen típusú szolgáltatást a könyvelésben megfelelő helyen kezeljük (T: 52* vagy T: 55*), továbbá ügyelni kell arra, hogy az ilyen „extra” juttatások adómentesek-e (Szja tv. 1. sz melléklete), vagy a juttatást adókötelezettségek terhelik.

A b) változat esetében azonban sokszor észre sem vesszük, hogy kiküldetésről van szó, mivel a könyvelő csak költség számlákat lát. E körben vajon a számlák milyen típusú költségként könyvelendők? Ezek az ún. management típusú szolgáltatásokhoz kapcsolódó számlák. Nemzetközi cégcsoportoknál jellemző ma az a gyakorlat, hogy a felsővezetőket ideiglenesen helyezik Magyarországra. Eredeti szerződésüket, mely a külföldi anyavállalattal, esetlegesen egy társ vállalattal köttetett, csak kiegészítik, és máris ellátják a magyar leányvállalat ügyvezetői feladatit a következő 1-2 évben. Lehet, hogy a külföldi ügyvezető személyesen csak ritkán jelenik meg a magyar cég székhelyén, csak telefonon, vagy e-mailen tartjuk vele a kapcsolatot, de az is lehet, hogy minden munkanap a szomszédos irodában dolgozik, jogilag mégsem áll alkalmazásban a magyar cégnél. A magyar leányvállalat az anyavállalattól kap egy management számlát, és ha nem figyelünk, sajnos sok hibát követhetünk el a könyvelés, valamint az adózás során.

A management számlát lekönyveljük a T: 528* – K: 458* számlákra. De mit kell tennünk, ha a számlán tételesen, nevesítve nem csak a külföldi magánszemély bérét és járulékait, hanem további költségeket is feltüntetnek? Ezen költségek lehetnek: céges autó, telefon, egészségügyi juttatás, lakásbérlet és még lehetne sorolni. Nagyon fontos, hogy ne a megszokottak szerint járjunk el, ha a számlán nevesítve szerepelnek ezek a költségek. Ráadásul nem is csak az szja és eho terheket kell szem előtt tartani, hanem az általános forgalmi adót is. Céges autó esetében például tudnunk kell, hogy mekkora mértékben használták azt a vállalat bevételszerző tevékenységével kapcsolatosan (Áfa tv. 120. §), lízingelt, bérelt jármű esetén az útnyilvántartás is hasznos lehet. A telefon esetében korlátozások vannak (Áfa tv. 124.§.), míg néhány költségek esetében már áfa levonási tilalom is felmerülhet.

Összegezve, bármelyen típusú kiküldetésről legyen is szó, minden esetben törekedjünk a lehető legtöbb szükséges információ beszerzésére, a könyvelési és az adózási kérdések megfelelő rendezése érdekében.

* * *

Amennyiben részletesebben is érdekelnek a kiküldéssel kapcsolatos törvények, szerződéstípusok, engedélyek, bejelentési kötelezettségek, akkor jelentkezz  a Külföldi kiküldöttek a gyakorlatban – munkajog, szja, tb, számvitel címmel 2018. április 24-én a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásunkra, ahol személyesen is át tudjuk beszélni felmerülő kérdéseidet!