A gyűjtőszámla kifejezést nagyon sokszor hallhattuk már, rengeteg adózó alkalmazza is ezt a módszert, emellett viszont vannak olyanok, akik számára nagy könnyebbséget jelentene a használata, ám eddig mégsem foglalkoztak a részletekkel.

Tekintsük át most, hogy kinek, mikor és miért érdemes alkalmazni ezt a számlázási technikát és milyen részletszabályok vonatkoznak rá!

Alkalmazási feltételek

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) értelmében az adóalany az általa belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról köteles számla kiállításáról gondoskodni. Ez a főszabály, melyre természetesen rengeteg részletszabályt, feltételeket és kivételeket találhatunk a törvényben.

Képzeljük el, mennyi számlát kell kiállítani abban az esetben, ha például egy kiskereskedő egy nagykereskedelmi raktárból napi szinten több boltjába folyamatosan vásárol és szállíttat termékeket! Minden egyes megrendelés, szállítás, egyúttal egy teljesítés is és ez esetben a nagykereskedőnek számla kiállítási kötelezettsége keletkezik. Egy hónap alatt akár több száz számla kiállításáról is gondoskodnia kell.

De vegyünk egy másik példát is: egy filmgyártó vállalat szerződéses kapcsolatban áll egy fodrász szalonnal és heti rendszerességgel küldi a színészeket a fodrászatba. Minden egyes elvégzett munka után számlát kell kiállítania a szalonnak a filmgyártó társaság felé.

Harmadikként vegyünk egy „testhez álló” példát: egy tanácsadó iroda tanácsadási tevékenységet nyújt egy ügyfélnek, mely jellegét tekintve nem sorolható a folyamatos teljesítés kategóriájába, hanem alkalmanként történik egy-egy önálló tanácsadás egy adott időszakon belül, viszont csak az időszak végén kerül kiállításra a számla.

A fenti példákban szerettem volna szemléltetni, hogy a gyűjtőszámlázás alkalmazására mind termékértékesítés, mind pedig szolgáltatásnyújtás esetén lehetőség van, de ami ennél is fontosabb az az, hogy akkor hasznos alkalmazni, amikor ugyanazon felek között egy napon több, vagy egy időszakon belül több teljesítés is történik.

A példáinkat tekintve: a kiskereskedőnk egy napon belül többször vásárol a nagykereskedőtől és ezt teszi – feltehetőleg – a hónap minden napján. A filmgyárunk esetében viszont előfordulhat, hogy az adott időszakban vannak olyan napok, amikor egyáltalán nem küld egy színészt sem fodrászhoz, máskor pedig egy nap alatt ezt többször is megteszi, azaz több önálló teljesítés is történik az adott napon. Ez utóbbihoz hasonlít a tanácsadó irodánk példája is, hiszen előfordulhat, hogy az ügyfél nem kér segítséget egy hétig, aztán a következő héten – vagy akár egy napon belül is – többször keres fel.

Mint láthattuk, abban az esetben lehet gyűjtőszámlát kiállítani, ha az adóalany a teljesítés napján egyidejűleg vagy az adott naptári hónapban ugyanannak a személynek, szervezetnek több, számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet teljesít. Az egy hónapot meghaladhatja az időszak, amennyiben a számlát kibocsátó adóalany adómegállapítási időszaka az egy hónapot meghaladja (tehát, ha a számla kibocsátására kötelezett fél nem havi, hanem negyedéves vagy éves áfa bevalló, akkor – eltérő megállapodás hiányában – nem kell kiállítania havonta a gyűjtőszámlát).

Fontos további feltétel, hogy ez esetben is csak akkor lehet egy hónapot meghaladóan kiállítani a gyűjtőszámlát, ha abban a kiállítója nem tüntet fel az Áfa tv. 89.§-a szerinti adómentes Közösségen belüli termékértékesítést vagy a Közösség más tagállamában teljesülő (37.§ (1) bekezdés szerinti) szolgáltatásnyújtást.

Mindemellett a jogszabály nem tiltja az egy hónapnál rövidebb időszakra vonatkozó elszámolást, így természetesen a felek döntése alapján hetente, kéthetente, vagy akár tíznaponta is kibocsátható gyűjtőszámla.

További alkalmazási feltétel, hogy a feleknek a gyűjtőszámla alkalmazásáról előzetesen meg kell állapodniuk. Ennek hiányában nem alkalmazható e számlázási módszer.

A számla kiállításának határideje

Általános szabályként elmondható hogy az adóalany a számla kibocsátásáról legkésőbb a teljesítésig, előleg fizetése esetében a fizetendő adó megállapításáig, de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül köteles gondoskodni.

Az ésszerű időt szintén meghatározza az Áfa tv.: egy belföldi teljesítésű, normál ügyletnél, melynek fizetési módja átutalás, a teljesítést követő 15. nap.

A kérdés jelen esetben az, hogy gyűjtőszámla esetén mikortól kell az ésszerű időt számítani? Hiszen, ha a hónap elején teljesül egy ügylet, akkor a 15. nap a hónap közepére esik, viszont a törvény havi kiállításról (is) beszél, így biztosan nem kell 15 naponta számlát kiállítani. A választ szintén a törvényben találjuk: ez alapján az ésszerű időt a számlakibocsátásra kötelezett adóalany adómegállapítási időszakának utolsó napjától kell számítani.

Azaz például egy havi áfa bevalló eladó esetén a hónap utolsó napjától, egy negyedéves bevalló esetén pedig a negyedév utolsó napjától számítjuk az ésszerű időt, azaz a 15. napot és legkésőbb eddig kell kiállítania a számlát (természetesen hamarabb is megteheti, de ennél később nem).

A gyűjtőszámla adattartalma

A gyűjtőszámlának nincs önálló teljesítési időpontja, mivel abban az összes számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet szerepeltetni kell. Minden egyes ügyletnél külön-külön fel kell tüntetni annak teljesítési időpontját.

Ezen túlmenően az ügyleteket tételesen, egymástól elkülönítetten, úgy kell szerepeltetni, hogy az ügyletek adóalapjai összesítetten jelenjenek meg. Ezen belül pedig minden ügyletet tovább kell bontani az alkalmazott adómérték, illetőleg adómentesség szerinti csoportosításban.

Természetesen a gyűjtőszámla kiállítási időpontja nem lehet az egyes ügyletek teljesítési napja, hanem önálló kiállítási időpontja van, mely a fent említett ésszerű időn belüli nap.

A fentieken kívül a gyűjtőszámlára a számlára vonatkozó általános rendelkezéseket kell alkalmazni.

A számla könyvelése

Mivel a gazdasági eseményeket a könyvekben rögzíteni kell, így természetesen a gyűjtőszámla sem jelent ez alól kivételt. Mivel az azon szereplő ügyleteknek külön-külön teljesítési időpontja van, így annak ellenére, hogy csak egy bizonylatunk van róla, a könyvelésben is külön-külön teljesítési időpontonként kell rögzíteni az ügyleteket.

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be a tavaszi konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016 – TAVASZ