Elektronikus számlázás – Miért választják egyre többen az átállást?

Az e-számlázás és archiválás előnyei

Míg másfél évvel ezelőtt a gazdálkodók legtöbbje ellenségként tekintett az elektronikus számlázásra, manapság már egyre többen döntenek az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválásra való áttérés mellett. Ennek döntő oka, hogy egyszerűsödött a jogszabályi környezet, és a technikai megoldásokkal is gyorsan megbarátkoztak az üzleti élet szereplői.

Verseny határok nélküli: egységes európai megoldásokra van szükség

Az Európai Unió egyik legfontosabb törekvése a versenyképes, minden szempontból példamutató piacgazdaság kiépítése. Az Európa 2020 stratégia egy versenyképes európai szociális piacgazdaság jövőképét vázolta fel a XXI. századra vonatkozóan, és kiemelte a digitális társadalomban rejlő gazdasági és szociális előnyök teljes kiaknázásának szükségességét. Célul tűzte ki, hogy ehhez minden lehetséges segítséget megadjon a jogszabályi környezet kedvező átalakításával. Ennek megfelelően került kidolgozásra a 2010/45/EU tanácsi irányelv. Az irányelv megteremtette a papír alapú számlák és az elektronikus számlák egyenlő kezelését.

Költségcsökkentést eredményez

A folyamatszervezési és kényelmi szempontokon túl akár jelentős költségcsökkentés is elérhető az elektronikus számlázással. Olyan kiadások is megszűnnek vagy mérséklődnek, mint az irattárolást végző szolgáltató díja, a postaköltség, vagy a nyomtatási díjak.

Az áttérés ráadásul munkaerőt szabadít fel: az elektronikus számlázásra átállással bizonyos adminisztratív feladatok kiiktathatóvá válnak a számlafeldolgozási és tárolási folyamatokból. Ezzel mérséklődik a munkatársak leterheltsége, illetve a munkatársak ekképpen felszabaduló kapacitásai más feladatokra allokálhatók.

Az elektronikus számlának csak a megjelenése más…

Általánosságban fontos kiemelni, hogy a számláknak – függetlenül attól, hogy elektronikusak vagy papíralapúak – eredethitelesnek, sérthetetlennek és olvashatónak kell lenniük. A hitelesség-sértetlenség-olvashatóság hármas feltételrendszere az e-számlák esetében is előírás, de ez már előírás volt a papír alapú számláknál is. A számla hitelessége a kibocsátó hitelt érdemlő azonosíthatóságának biztosítását jelenti. Az adattartalom sértetlensége arra vonatkozik, hogy a számla tartalma nem változtatható meg. A számla olvashatósága az olvasható írásképre vonatkozik. Ezen követelményrendszernek a Társaság eleget tehet bármilyen olyan üzleti ellenőrzési eljárással, amely megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít a számla és a számlázott ügylet között, ugyanakkor az Áfa tv. a hitelesség és a sértetlenség biztosítására két módszert külön is nevesít – bár nem teszi őket kötelezővé. Ezek a minősített e-aláírás és az EDI rendszer.

A fentiekből tehát látható: ha a papír alapú számláink jelenleg megfelelő folyamatok szerint vannak kiállítva, ebben az esetben nagy valószínűséggel az elektronikus számláink is megfelelnek majd a jogszabályi előírásoknak.

Egyszerűsödött az elektronikus archiválás

Az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni (e-archiválás). Az e-archiválás szabályai 2018. július 1-jétől változtak, és az új Archiválási rendelet több módosítást is hozott:

Mindezek mellett a Társaság dönthet úgy is, hogy a papíralapú számlákat is elektronikusan kívánja archiválni. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítéskor a Társaság a papíralapú számlákról készített elektronikus másolatot záradékkal láthatja el, illetve az e-archiváláshoz szükséges egyéb elemeket szükséges elhelyezni a számlán.

A fenti lehetőségekkel az archiválási folyamatok is egyszerűsödnek, ami további költségcsökkentést eredményez, illetve további munkaerőt szabadíthat fel.

Ha egyszer bevezetésre kerül az elektronikus számlázás és az elektronikus archiválás folyamata, az mindenkinek: a tulajdonosoknak, az ügyvezetésnek és a munkavállalóknak is előnyt jelent. Érdemes tehát fontolóra venni az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválás lehetőségét!

* * *

Amennyiben kérdésed merül fel az elektronikus számlázással kapcsolatban, legyen az jogszabályi háttérre, az archiválásra, vagy a gyakorlati tudnivalókra vonatkozó akkor ajánlom figyelmedbe Dr. H. Nagy Dániellel közösen tartandó előadásunkat, melynek címe Elektronikus számlázás és elektronikus archiválás 2019, üzleti lehetőségek és újdonságok. A konferencia időpontja 2019. március 7., jelentkezni most még kedvezményesen tudsz.

Hozzászólások

Jelenleg nincs hozzászólás, légy te az első!

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!
Kérjük válassza ki egyéni adatvédelmi hozzájárulását! A weboldal használatával elfogadja az adatkezelési szabályzatunkat: Adatvédelmi szabályzat.
Elengedhetetlen Statisztika Marketing ELFOGADOM