Elektronikus számlázás – Barát vagy ellenség? – 2. rész

Társszerző: Tóth Adrienn

Mostani cikksorozatunkban be szeretnénk mutatni, miért jobb elébe menni a digitalizációnak az elektronikus számlázásra váltással („e-számlázás”). Cikksorozatunk előző részében néhány, a digitalizáció, és az e-számlázás előnyeinek átgondolását céloztuk meg, jelen cikkben pedig szeretnénk eloszlatni néhány tévhitet az e-számlázással kapcsolatban.

Tapasztalatunk szerint sok kételkedőt olyan tévhitek akadályoznak az e-számlázásra váltásban, amelyek nem, vagy csak részben igazak.

Tévhit 1: Az e-számlázás bonyolult.

Sokan tartanak az e-számlázás bonyolultságától, holott ugyanazok a munkafázisok, mint a papíralapú számlánál, csak a kivitelezés módja már nem papírhoz, bélyegzőhöz és borítékhoz kötődik, hanem e-aláíráshoz, pdf-hez és e-mailhez. Ne féljünk tőle! Az e-számlázás nem bonyolultabb, csak az új folyamatok előkészítése és megszervezése miatt tűnik annak a bevezetéskor. Az átállás változással jár, azonban az átállás kényelmetlensége kellő körültekintéssel és előkészítéssel minimálisra csökkenthető, a bejáratott munkafolyamatok pedig már gördülékenyen mennek elektronikusan is.

Tévhit 2: Az e-számlázás drága.

Ahogy cikksorozatunk korábbi részében bemutattuk, épp a papíralapú számlázás a drágább. Kétségtelen, hogy az e-számlázásnak vannak bevezetési és fenntartási költségei, ám ezek nem feltétlenül kerülnek többe, mint a papíralapú számlázás hosszú távú költségei. Vegyük figyelembe, hogy az e-számlázás terjedésével a hozzá szükséges infrastruktúra költsége is csökken. A kezdeti bevezetés költségét már rövidtávon behozhatja a kapcsolódó költségmegtakarítás!

A nyomtatási és postaköltséget e-számlázás esetén mindenképpen megspóroljuk. Igaz ugyan, hogy ehelyett gondoskodnunk kell elektronikus aláírásról, azonban ez – szétnézve a szolgáltatói piacon –  általában olcsóbb, mint papíralapú számlák nyomtatási és postaköltsége.

Az archiválás tekintetében pedig akár jobban is járhatunk! Ha eddig papíralapú iratainkat külső irat­tári szolgáltatónál őriztük, ennek díját akár teljesen meg is spórolhatjuk, könnyebb a számlák visszakereshetősége egy esetleges adóhatósági ellenőrzésnél. Amennyiben informatikai rendszereink kellőképpen biztonságosak az e-számlák megőrzése akár házon belül is megoldható.

Tévhit 3: Mi nem szoktunk kiállítani e-számlát!

Előfordul olyan eset, amikor az eladó a kinyomtatott számlát beszkenneli és e-mailben, pdf csatolmányként elküldi a vevő számára, hogy ezzel is gyorsítsa a számla elfogadásának és kiegyenlítésének folyamatát. Ezzel párhuzamosan azonban az is előfordul, hogy az eladó el is postázza a számlát a vevő részére. Fontos megállapodni ilyenkor abban, hogy a felek melyik bizonylatot tekintik a hiteles bizonylatnak!

A felkészületlen számlakibocsátók számára szintén gondot jelent az ilyen .pdf számlák tárolása, mivel az e-számlákat a digitális archiválásról szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szerint elektronikusan, a rendeletben meghatározott módszerek valamelyike szerint kell megőrizni. A pdf fájl meghajtóra mentése önmagában nem tesz eleget a rendeleti előírásoknak.

Tévhit 4: Mi nem szoktunk befogadni e-számlát!

A pdf formátumú számlákat befogadók sincsenek mindig tisztában az Áfa törvény szerinti e-számla definíciójával, és gyanútlanul fogadnak be e-számlákat, nem gondolva a tőlük elvárt archiválási teendőkre. Ha ezt a társaság elmulasztja vagy helytelenül archiválja az e-számlákat, egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során levonási jogának jogszerű gyakorlására nem tud hiteles dokumentumot bemutatni. A valós idejű adatszolgáltatás bevezetésével pedig lezárult egy kiskapu is! Mivel 2018. július 1-je óta a számlakiállítók a 100 000 Ft-os áfa tartalmú értékhatárt elérő számlákról nemcsak számszaki, hanem egyéb információt is szolgáltatnak (például a számla formátumáról), a számlabefogadónak a számlakibocsátó által lejelentett e-számlát elektronikusan kell tudnia bemutatni!

Tévhit 5: Az e-számlázáshoz a vevő írásos beleegyezését kell kérni.

Az Áfa törvény csupán annyit ír elő, hogy az e-számlázás alkalmazásához a számlabefogadó bele­egyezését kell kérni, azonban nem teszi kötelezővé, hogy ezt írásban tegyék meg. Természetesen az írásos beleegyezés kérése és beszerzése a legkönnyebben lekövethető, azonban ha az ügyfelünkkel és partnerünkkel lévő üzleti kapcsolatunk valóban bizalmi és korrekt, elégséges lehet a szóbeli egyeztetés, vagy az, hogy ügyfelünk vagy partnerünk – ráutaló magatartással – befogadja a számlát.

Az e-számlázásra váltáshoz természetesen előre át kell gondolni bizonyos gyakorlati és folyamat­szervezési aspektusokat is, ezért cikksorozatunk záró részében sorra vesszük az e-számlázással kapcsolatos gyakorlati teendőket, kitérve az elektronikus számlákra vonatkozó archiválási kötelezettségekre.

* * *

Amennyiben Te is azok közé tartozol, akikben felmerült már benne az elektronikus  számlázás, vagy az e-számlák befogadásának lehetősége, de nincs még egyértelmű válaszod a kapcsolódó kérdéseidre, akkor számítunk részvételedre a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. október 1-jén megrendezésre kerülő Elektronikus számlázás a gyakorlatban – a bevezetéssel és működtetéssel kapcsolatos gyakori kérdések, tapasztalatok, buktatók című  konferenciára, ahol igyekszünk gyakorlati segítséget nyújtani! Jelentkezz most még kedvezményesen!

Hozzászólások

Jelenleg nincs hozzászólás, légy te az első!

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!