Mostani cikksorozatunkban be szeretnénk mutatni, miért jobb elébe menni a digitalizációnak az elektronikus számlázásra váltással („e-számlázás”). Cikksorozatunk előző részében néhány, a digitalizáció, és az e-számlázás előnyeinek átgondolását céloztuk meg, jelen cikkben pedig szeretnénk eloszlatni néhány tévhitet az e-számlázással kapcsolatban.

Tapasztalatunk szerint sok kételkedőt olyan tévhitek akadályoznak az e-számlázásra váltásban, amelyek nem, vagy csak részben igazak.

Tévhit 1: Az e-számlázás bonyolult.

Sokan tartanak az e-számlázás bonyolultságától, holott ugyanazok a munkafázisok, mint a papíralapú számlánál, csak a kivitelezés módja már nem papírhoz, bélyegzőhöz és borítékhoz kötődik, hanem e-aláíráshoz, pdf-hez és e-mailhez. Ne féljünk tőle! Az e-számlázás nem bonyolultabb, csak az új folyamatok előkészítése és megszervezése miatt tűnik annak a bevezetéskor. Az átállás változással jár, azonban az átállás kényelmetlensége kellő körültekintéssel és előkészítéssel minimálisra csökkenthető, a bejáratott munkafolyamatok pedig már gördülékenyen mennek elektronikusan is.

Tévhit 2: Az e-számlázás drága.

Ahogy cikksorozatunk korábbi részében bemutattuk, épp a papíralapú számlázás a drágább. Kétségtelen, hogy az e-számlázásnak vannak bevezetési és fenntartási költségei, ám ezek nem feltétlenül kerülnek többe, mint a papíralapú számlázás hosszú távú költségei. Vegyük figyelembe, hogy az e-számlázás terjedésével a hozzá szükséges infrastruktúra költsége is csökken. A kezdeti bevezetés költségét már rövidtávon behozhatja a kapcsolódó költségmegtakarítás!

A nyomtatási és postaköltséget e-számlázás esetén mindenképpen megspóroljuk. Igaz ugyan, hogy ehelyett gondoskodnunk kell elektronikus aláírásról, azonban ez – szétnézve a szolgáltatói piacon –  általában olcsóbb, mint papíralapú számlák nyomtatási és postaköltsége.

Az archiválás tekintetében pedig akár jobban is járhatunk! Ha eddig papíralapú iratainkat külső irat­tári szolgáltatónál őriztük, ennek díját akár teljesen meg is spórolhatjuk, könnyebb a számlák visszakereshetősége egy esetleges adóhatósági ellenőrzésnél. Amennyiben informatikai rendszereink kellőképpen biztonságosak az e-számlák megőrzése akár házon belül is megoldható.

Tévhit 3: Mi nem szoktunk kiállítani e-számlát!

Előfordul olyan eset, amikor az eladó a kinyomtatott számlát beszkenneli és e-mailben, pdf csatolmányként elküldi a vevő számára, hogy ezzel is gyorsítsa a számla elfogadásának és kiegyenlítésének folyamatát. Ezzel párhuzamosan azonban az is előfordul, hogy az eladó el is postázza a számlát a vevő részére. Fontos megállapodni ilyenkor abban, hogy a felek melyik bizonylatot tekintik a hiteles bizonylatnak!

A felkészületlen számlakibocsátók számára szintén gondot jelent az ilyen .pdf számlák tárolása, mivel az e-számlákat a digitális archiválásról szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szerint elektronikusan, a rendeletben meghatározott módszerek valamelyike szerint kell megőrizni. A pdf fájl meghajtóra mentése önmagában nem tesz eleget a rendeleti előírásoknak.

Tévhit 4: Mi nem szoktunk befogadni e-számlát!

A pdf formátumú számlákat befogadók sincsenek mindig tisztában az Áfa törvény szerinti e-számla definíciójával, és gyanútlanul fogadnak be e-számlákat, nem gondolva a tőlük elvárt archiválási teendőkre. Ha ezt a társaság elmulasztja vagy helytelenül archiválja az e-számlákat, egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során levonási jogának jogszerű gyakorlására nem tud hiteles dokumentumot bemutatni. A valós idejű adatszolgáltatás bevezetésével pedig lezárult egy kiskapu is! Mivel 2018. július 1-je óta a számlakiállítók a 100 000 Ft-os áfa tartalmú értékhatárt elérő számlákról nemcsak számszaki, hanem egyéb információt is szolgáltatnak (például a számla formátumáról), a számlabefogadónak a számlakibocsátó által lejelentett e-számlát elektronikusan kell tudnia bemutatni!

Tévhit 5: Az e-számlázáshoz a vevő írásos beleegyezését kell kérni.

Az Áfa törvény csupán annyit ír elő, hogy az e-számlázás alkalmazásához a számlabefogadó bele­egyezését kell kérni, azonban nem teszi kötelezővé, hogy ezt írásban tegyék meg. Természetesen az írásos beleegyezés kérése és beszerzése a legkönnyebben lekövethető, azonban ha az ügyfelünkkel és partnerünkkel lévő üzleti kapcsolatunk valóban bizalmi és korrekt, elégséges lehet a szóbeli egyeztetés, vagy az, hogy ügyfelünk vagy partnerünk – ráutaló magatartással – befogadja a számlát.

Az e-számlázásra váltáshoz természetesen előre át kell gondolni bizonyos gyakorlati és folyamat­szervezési aspektusokat is, ezért cikksorozatunk záró részében sorra vesszük az e-számlázással kapcsolatos gyakorlati teendőket, kitérve az elektronikus számlákra vonatkozó archiválási kötelezettségekre.

* * *

Amennyiben Te is azok közé tartozol, akikben felmerült már benne az elektronikus  számlázás, vagy az e-számlák befogadásának lehetősége, de nincs még egyértelmű válaszod a kapcsolódó kérdéseidre, akkor számítunk részvételedre a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. október 1-jén megrendezésre kerülő Elektronikus számlázás a gyakorlatban – a bevezetéssel és működtetéssel kapcsolatos gyakori kérdések, tapasztalatok, buktatók című  konferenciára, ahol igyekszünk gyakorlati segítséget nyújtani! Jelentkezz most még kedvezményesen!