Az internet és az okostelefonok világában elsőre talán túlzónak tűnik a kérdés: az e-számlázás barát, vagy ellenség? Ugyanakkor tapasztalataink szerint a mindennapi számlázási folyamatok átalakítását tekintve igencsak reális. Míg magánemberként könnyebben mozdulunk a digitalizáció irányába, addig vállalati szinten már nehezebb az adminisztráció digitálisra hangolása.

A most induló háromrészes cikksorozatban bemutatjuk, miért jobb elébe menni a digitalizációnak az elektronikus számlázásra váltással, és szeretnénk eloszlatni néhány tévhitet az elektronikus számlázással kapcsolatban. Egy ilyen döntés meghozatalához természetesen előre át kell gondolni bizonyos gyakorlati és folyamatszervezési lépéseket is, ezért az elméleten túllépve bemutatjuk azt is milyen teendők várnak az átállás mellett döntőkre.

Jobb elébe menni!

A számviteli-adózási területen dolgozó szakemberek életét sokáig nehezítette a papírhoz kötött ügyvitel. Mind ez idáig ha a vállalat szívesen is mozdult volna a digitalizáció irányába, az adóhatósági kapcsolattartás sokáig csak a papír alapú kommunikációt, és bizonylatolást ismerte el. Ez mára megváltozott, és a tendencia egyértelműen az elektronikus ügyintézés irányába mutat. Emlékezzünk csak az adóhatósági adatexport funkcióra, a Cégkapura, vagy épp a közelmúltban „élesített” valós idejű számla-adatszolgáltatásra! Ezek teljesíthetősége mind olyan számviteli-adózási és informatikai kooperációt igényel, amit érdemes lenne továbbvinni, és a számlázásban is kiaknázni.

Miért jobb?

Jelenleg Európában, minden költséget összesítve átlagosan 10 euróba kerül egy számla kiállítása, befogadása és feldolgozása a kiállítói és a befogadói oldalon. Ezt a költséget az elektronikus számlázásra való áttérés egyes számítások szerint akár 60-70 százalékkal is csökkentheti.

2018. évben, Európában, várhatóan közel 35 milliárd számla kiállítására kerül sor. A jelenlegi becslések szerint ebből közel 8 milliárd számla lesz e-számla, ami az összes számlamennyiség közel egynegyedét jelenti. Több mint 13 millió számlakibocsátó és közel 150 millió számlabefogadó érintett a kérdésben. Míg 2009-ben a nagyvállalatok 42%-a, a kkv-k 22%-a fogadott vagy küldött e-számlákat, és az e-számlázás átlagos európai piaci elterjedtsége viszonylag alacsony, 5% körüli volt, addig 2018-ra ezt az arányt közel 25%-ra becslik.

Az Európai Unió egyik legfontosabb törekvése a versenyképes, minden szempontból példamutató piacgazdaság kiépítése. Az Európa 2020 stratégia egy versenyképes európai szociális piacgazdaság jövőképét vázolta fel a XXI. századra vonatkozóan, és kiemelte a digitális társadalomban rejlő gazdasági és szociális előnyök teljes kiaknázásának szükségességét. Célul tűzte ki, hogy ehhez minden lehetséges segítséget megadjon a jogszabályi környezet kedvező átalakításával. Ennek megfelelően került kidolgozásra a 2010/45/EU tanácsi irányelv. Az irányelv megteremtette a papír alapú számlák és az elektronikus számlák egyenlő kezelését.

Ne legyen aggályunk!

Legyen szó a gazdasági események számviteli vagy adóügyi aspektusairól, nem kell, hogy aggályunk legyen az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatban, mivel mind a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.), mind az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) lehetőséget biztosít a számlák, illetve más iratok elektronikus formában való kiállításra, és azok megőrzésére is. Képzeljük csak el az ebben rejlő lehetőségeket! Felszámolhatók lennének az alagsori poros-dohos irattárak, az asztalokon halmozódó számlakötegek, a polcokat elfoglaló mappasorok, a számlapostázással- és számlaérkeztetéssel járó manuális munkafolyamatok.

A folyamatszervezési és kényelmi szempontokon túl akár jelentős költségcsökkentés is elérhető, mivel olyan kiadások is megszűnnének vagy mérséklődnének, mint az irattárolást végző szolgáltató díja, vagy – saját irattár esetén – a saját irattár bérleti díja, vagy akár a postaköltség. További aspektus, hogy az elektronikus számlázásra átállással bizonyos adminisztratív feladatok kiiktathatóvá válnak a számlafeldolgozási és tárolási folyamatokból. Ezzel mérséklődik a munkatársak leterheltsége, illetve a munkatársak ekképpen felszabaduló kapacitásai más feladatokra allokálhatók. Ha egyszer bevezetésre kerül az elektronikus számlázás és az elektronikus archiválás folyamata, az mindenkinek: a tulajdonosoknak, az ügyvezetésnek, és a munkavállalóknak is előnyt jelent. Érdemes tehát fontolóra venni az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválás lehetőségét!

Cikksorozatunk folytatásában szeretnénk néhány olyan, az elektronikus számlázással kapcsolatos tévhitet ismertetni és tisztázni, amelyek a tapasztalataink alapján gyakran felmerülnek.

* * *

Amennyiben Te is azok közé tartozol, akikben felmerült már benne az elektronikus  számlázás, vagy az e-számlák befogadásának lehetősége, de nincs még egyértelmű válaszod a kapcsolódó kérdéseidre, akkor számítunk részvételedre a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. október 1-jén megrendezésre kerülő Elektronikus számlázás a gyakorlatban – a bevezetéssel és működtetéssel kapcsolatos gyakori kérdések, tapasztalatok, buktatók című  konferenciára, ahol igyekszünk gyakorlati segítséget nyújtani! Jelentkezz most még kedvezményesen!