Annak érdekében, hogy rendszeresen kapcsolatban maradjunk ügyfeleinkkel, érdemes időről időre hírlevelet küldeni nekik. Azonban csak akkor fogják azt megnyitni, ha az alábbi szempontok figyelembevételével készítjük el azokat.

A hírlevél szempontjából két fontos tényező van: az időzítés és a tartalom. Azért, hogy ne legyen „zaklató” a sok hírlevél, elég, ha kéthetente küldjük ki. Válasszunk egy egyszerű, de mutatós sablont, amin legalább egy évig nem változtassunk. Az állandóság a külsőt illetően azért is fontos, mert sokan első ránézésre eldöntik, hogy a hírlevelünk a kukában landol-e vagy sem.

Ami mindennél fontosabb, az a releváns tartalom. Hírlevelet általában vagy reggel, vagy este, esetleg hétvégén fut át az ember, amikor van egy kis ideje. Ilyenkor azonban senki sem olvasna száraz, terjengős jogi szövegeket, például különböző jogszabályváltozásokról. Ennyiből nehéz helyzetben vannak a könyvelők, hiszen szakmájukban az újdonságok elsősorban törvényi változásokhoz kapcsolódnak.

Egy-egy hírlevélben elegendő, ha csak két vagy három témát vetünk fel. Az egyik lehet egy aktuális szabályváltozás, azonban azt világos, érthető nyelven írjuk meg, mi az, ami az ügyfelekkel valóban érinti ebből. Fontos például, ha egy bevallás beadási határideje vagy valamilyen összeghatár módosult, amire fel kell hívni az emberek figyelmét. A hírlevélben azonban elegendő csak pár mondatot írni erről, jelezve, hogy kik az érintettek, és mely területen történt a jogszabályi változás. Aki érintett, az a részleteket elolvashatja honlapunkon.

Emellett szemlézhetünk a sajtóból érdekes cikkeket, amelyre felhívnánk az ügyfélkörünk figyelmét. Érdemes gazdasági lapokat, online hírportálokat olvasni emiatt. Például a penzcentrum.hu vagy a portfolio.hu számos érdekes témát felvet, de például a lakásvásárlással kapcsolatos hírek megjelenhetnek az ingatlan.com-on, a Biztosítási Szemlében, vagy nagy hírportálokon, például az index.hu-n. Akár kommentálhatjuk is a híreket, például az ingatlannal kapcsolatos cikkek mellé leírhatjuk, mely esetekben nem szja-köteles az ingatlan eladása. Ugyanígy érdekes lehet ügyfeleink számára, hogy mivel lehet az adóalapot csökkenteni.

Harmadrészt pedig írhatunk cégünkkel kapcsolatos híreket is. Ilyen lehet egy új munkatárs bemutatása, egy nyugdíjas könyvelő elbúcsúztatása, köszönőlevelének közzététele. Fontos információ, ha cégünk elköltözött, vagy a nyári szabadságolások idején is érdemes körbe írni arról, mikor kit nem lehet megtalálni, főleg, ha egy rövid időre az egész iroda bezár.

Emellett természetesen szentelhetünk extra témákra is figyelmet, amivel egyedivé tehetjük hírlevelünket. Például ha hétvége előtt küldünk hírlevelet, akkor mindig megoszthatjuk egyik munkatársunk kedvenc receptjét is akár. Garantáltan emlékezni fognak a hírlevelünkre, akik érdekesnek találják, biztosan el is fogják olvasni.