Önkéntesség, mint a civil szervezetek működésének egyik önpillére

A civil szervezetek gyakran vesznek igénybe önkéntes segítőket, ám rendre azt tapasztalom, hogy a hozzájuk kapcsolódó dokumentáció elkészítéséről rendre elfeledkeznek, illetve jellemző a szektorra az is, hogy – bár a lehetőség adott számukra – nem regisztrálnak önkéntes fogadó szervezetként, így önkénteseiket nem közérdekű önkéntesként foglalkoztatják.  Ennek ellenére a beszámoló részét képező közhasznúsági mellékletben – mint egy típushibaként – a létszámot feltüntetik, holott nem lenne szabad. Többek között ezért is fontos az önkéntesek közérdekű önkéntesként történő foglalkoztatása, illetve érdemes számításba venni, hogy egyre több pályázat, támogatás elszámolni engedni az önkéntes munkaórákat, ha mást nem, mint önerőt!

Az első és legfontosabb, hogy közérdekű önkéntes, minden olyan önkéntes, akiket a Közérdekű Önkéntes tevékenységről szóló törvény (2005. évi LXXXVIII. törvény, továbbiakban: Köt.) alapján foglalkoztatnak. Az önkéntesek a munkát szigorúan ellenszolgáltatás nélkül végzik, maga a törvény határozza meg azokat a területeket, és azon szervezetek körét, akik fogadó szervezetként regisztrálhatnak. Nagyon fontos pont a fogadó szervezetként történő regisztráció, ugyanis amely szervezet nem rendelkezik ezzel, közérdekű önkéntest nem foglalkoztathat!

A lehetséges fogadó szervezetek körét az Önkéntes törvény 3. § (1) bekezdése sorolja fel – a teljesség igénye nélkül, esetünkben a legfontosabbak:

• Magyarországi székhelyű civil szervezet, közhasznú szervezet a közhasznú és a működésével összefüggő tevékenysége körében;
• Magyarországi székhelyű egyházi jogi személy a hitéleti, a közcélú és a működésével összefüggő tevékenysége körében;

Aki fogadó szervezetté kíván válni, annak ezen szándékát be kell jelenteni a családpolitikáért felelős miniszternek, a Köt. törvény mellékletét képező adatlap segítségével, melyhez csatolni kell  a hatályos létesítő okirat másolatát, a bírósági nyilvántartásba vétel igazolását, 30 napnál nem régebbi szervezet adatait tartalmazó kivonatot, és a jogszerű működés igazolását. Erről a Minisztérium határozatot hoz, és egyidejűleg felveszi a szervezetet a fogadó szervezetek listájára, melyet folyamatosan frissítenek, és az bárki számára elérhető!

Ha a regisztráció során a szervezetet a minisztériumban nyilvántartásba vették, akkor kap egy regisztrációs számot, melyet minden önkéntesekkel kapcsolatos dokumentáción fel kell tüntetni. Fontos tudni, az önkéntes jogviszony az önkéntes szerződéssel jön létre, melyet köthetünk szóban is, de javasolt az írásbeliség, a későbbi problémák elkerülése végett, illetve a törvény felsorol olyan eseteket, amikor a szerződést írásban kell megkötni. Ilyen például a határozatlan időre szóló önkéntes szerződés, vagy a legalább 10 napra kötött szerződés stb. Az írásbeli szerződéskötés – véleményem szerint – minden esetben erősen javasolt, hiszen az írásos dokumentum lefekteti a szabályokat és mindkét felet védi, ezen felül pedig egy hatósági ellenőrzés esetén nem képezheti vita tárgyát, hogy az adott magánszemély milyen jogviszonyban áll a szervezettel, ezáltal elkerülhető pl. egy munkaviszony vélelmezése. Ez utóbbi a civil szervezetek életben kiemelten fontos, hogy a rendezett munkaügyi kapcsolatok kritériumának a szervezet megfeleljen.

Az önkéntesekről köteles a fogadó szervezet nyilvántartást vezetni, mely nyilvántartás tartalmazza:

• Az önkéntes azonosító adatait
• Lakóhelyét
• Külföldi esetén az állampolgárságát
• Korlátozottan cselekvőképesség illetve kiskorú esetén a törvényes képviselő adatait
• A tevékenység tartalmát
• A tevékenység ellátásának helyét
• A tevékenységre fordítandó időt, és pihenőidőt
• Megkezdésének időpontját
• Határozott idő esetén a megszűnés időpontját
• Az önkéntesnek nyújtott juttatásokat

A jogszabály rögzíti azt is, hogy milyen juttatások adhatók az önkéntesnek:

• munka és védőruha
• Utazás, szállás, étkezés, kiküldetési rendelvénnyel
• Védőoltás, szűrővizsgálat
• Iskolarendszeren kívüli képzés
• Önkéntes tulajdonában álló, feladatellátáshoz szükséges állat ellátási költsége
• Önkéntes külföldön tartózkodása esetére napidíj
• Jutalom

Csak az így foglalkoztatott önkéntes kerülhet bele a közhasznúsági melléklet létszámába. Típushiba, hogy önkéntes létszám kerül feltüntetésre a civil szervezet beszámolójában, annak ellenére, hogy a minisztériumi regisztrációt a szervezet nem végezte el! Azon szervezeteknél, ahol a minisztériumi regisztráció még várat magára, nem lehet közérdekű önkéntesről beszélni, így a közhasznúsági mellékeltben ezen a jogcímen nem lehet adatot feltüntetni! Ez azért különösen fontos például, mert a kis szervezetek esetében – amennyiben közhasznú jogállást szeretne kérni – az egyik mutatószám a két év átlagában legalább 10 közérdekű önkéntes foglalkoztatásával könnyedén teljesíthető, de a másik mutatószám hármas egyikére is hatással bír(hat)! Amennyiben a mutatószámot regisztráció nélkül töltjük ki, és csak ezt teljesíti a szervezet, akkor ez később beláthatatlan következményekkel járhat, hiszen utólag megdőlhet a közhasznú jogállás jogszerűsége! Ha pedig ez utólag dől meg, érinti pl. a kiadott adomány igazolásokat, érintheti a társasági adóalapot (ha van), érintheti a megnyert pályázatokat!

Az önkéntes munka egy órára jutó értékének számításához a mindenkori kötelező legkisebb havi munkabér (minimálbér) százhatvanad részét kell figyelembe venni!  Jelenleg álladóan jelentkezik kérdésként, hogy kell-e, kötelező-e könyvelni. Meglátásom szerint a számviteli törvény teljesség elvével összhangban véleményem szerint eleve nem lehet eltekinteni ezen tételek könyvelésétől, de taxatív, konkrét kifejezetten ezt célzó szabály, előírás jelenleg nincs, így véleményem szerint számviteli politikai döntést igényel a kérdés. Vannak olyan esetek is, amikor pedig kifejezetten jól jöhet, ha elszámolásra kerülnek ezek a tételek, ilyenek pl. – a teljesség igénye nélkül: egy pályázat, ahol az elszámolás lehetőségét a pályázat megengedi, és éltünk vele (ebben az esetben véleményem szerint a számviteli elszámolástól nem lehet eltekinteni, hiszen akkor fog a könyvelési nyilvántartás egyezni, a pályázati elszámolással, ha ez is lekönyvelésre kerül)!

Rendkívül fontos, hogy épp a fentiek teljesítése okán is, az önkénteseink munkavégzését monitorozzuk, részükre jelenléti ívet vezessünk, és a könyvelés részére havi kimutatás formájában az óraszámokat leadjuk! 2021-ben a minimálbér február 1-jei változása okán már arra is figyelni kell, hogy az egy órára jutó érték számítása januárban és februártól eltérő lesz! Felhívom a civil szervezetek figyelmét, hogy sokszor azért nem kerül ez a tétel könyvelésre, mert a könyvelő egyszerűen nem rendelkezik információval, így nem tudja a könyvelésbe helyezni sem ezeket a tételeket. A könyvelő kollégák és gazdasági vezetők figyelmét pedig arra hívom fel, hogy a közhasznúsági mellékletben a közérdekű önkéntesekkel kapcsolatos adatokat felelősen töltsék fel, dokumentáció hiányában sem az egyik, sem a másik mutató csoport érintett mutató adatait ne töltsék fel!

Még az aprócska civil szervezetek életében is jelentős bázist képviselnek az önkéntesek, és az aprócska civil szervezetek esetében jelentős könnyebbség, hogy a közhasznú jogállás mindkét oldali mutatója gyakorlatilag könnyedén teljesíthető, ha az önkéntesek adminisztrációjára kellő figyelmet fordítanak.

* * *

Hogy a cikkben leírtakat a gyakorlatban hogyan is csináljuk, segítek a 2021. március 4-én megrendezésre kerülő, élő online konferencián, ahol iratmintákat is bemutatunk erről a területről is. Jelentkezz most, még kedvezményesen>> Civil mozaik – összhangban a működés és a számvitel, adózás – ÉLŐ ONLINE KÖZVETÍTÉS