Cikkem a díjbekérő-előlegszámla-végszámla hármasról fog szólni. Tisztázzuk mindjárt az elején: az az ügyletem nem előleg, amikor a partnerem (vagy én neki) a megállapodott időpontnál egyszerűen csak korábban fizet! Tisztázzuk azt is, hogy az ÁFA törvény vagyoni előny juttatásáról beszél az előleg kapcsán, de én most csak a pénz formájában juttatott előleggel, az alapesetekkel foglalkozom.

Nézzük először a díjbekérőt!

Díjbekérő, előlegbekérő, proforma számla… Nevezzük, ahogy akarjuk, a lényeg, hogy ez a „számla” nem számla és az ÁFA bevallásban nem szabad megjelennie! Az a biztos, ha rá van írva valami hasonló szöveg: „Számlának nem minősül, adóügyi elszámolásra, ÁFA visszaigénylésre nem jogosít!”

Figyeljünk rá nagyon az ügyviteli szoftverek tervezése során, hogy a díjbekérőnek nem szabad az ÁFA-ba kerülnie! Ennek ellenére – ha felhasználóbarát rendszert szeretnénk – engedhetjük a kívánt ÁFA kulccsal kiállítani a díjbekérőt. Értem ezalatt, hogy a díjbekérő megjelenése – a megnevezést kivéve – a megszólalásig hasonlíthat a számla számlaképére. Ez a későbbiekben nagy segítség is lehet az előlegszámla kiállításakor (például egy díjbekérőről előlegszámla műveletnél), hisz ott a díjbekérő minden adatát bekínálhatjuk és a Felhasználónak csak pár adatot – lényegében csak a dátumokat – szükséges módosítania. Fontos és úgy szép, ha a díjbekérő a számlától külön sorszám tartományon fut!

A díjbekérő az előlegszámla, a számla megelőző bizonylata lehet, de csak lehet, ugyanis kiállítása nem kötelező. Általában akkor célszerű élni a kiállítás lehetőségével, amikor nyomatékosítani szeretnénk partnerünkben a fizetési kötelezettségét, illetve amikor partnerünknek a szerződésen felül szüksége van egy bizonylatra, ami alapján fizethet. A díjbekérő további nagy előnye, hogy amennyiben partnerünk mégsem fizet, nincs ÁFA fizetési kötelezettségünk, ellentétben azzal, mintha számlát állítottunk volna ki. Mindez persze, fordítva is igaz.

Jöjjön akkor az előlegszámla!

Mikor kell kiállítani? Akkor, amikor megérkezik a partner által fizetett előleg. Ez a dátum lesz a teljesítés dátuma is.

Nagyon figyeljünk rá, hogy az előleget milyen esetekben tesszük ÁFA-ba. Vannak olyan esetek a gyakorlatban, amikor az előleg nem is keletkeztet ÁFA fizetési kötelezettséget (illetve ÁFA levonási lehetőséget), és nincs is szükség az előlegszámla kiállítására, de természetesen az nem tilos.

Nézzük a példákat vevői szemszögből!

Alapesetben, amikor például van egy belföldi 27%-os ügyletünk, akkor a kapott előleg ÁFA fizetési kötelezettséget keletkeztet. Az előleg jóváírása, vagy kézhezvétele napján ki kell állítanunk az előlegszámlát 27%-os ÁFA kulccsal, és a megfelelő szabályok szerint be is kell állítani azt az ÁFA bevallásba.

Amennyiben egy belföldi, fordított adózású értékesítést érintően kapunk előleget, úgy ez az előleg nem keletkeztet ÁFA fizetési kötelezettséget, továbbá előlegszámlát sem kötelező kiállítani.

Szoftvertervezői oldalról nézve, természetesen biztosítani kell ilyen esetekben is az előlegszámla kiállításának lehetőségét. Figyeljünk rá azonban, hogy ezeknek az előlegszámláknak nem szabad az ÁFA bevallásba kerülniük.

Következzen a végszámla!

Mint minden egyéb funkcióra, erre is igaz, ahány szoftver, szinte annyi megoldás, az elvárás azonban általános. Szoftvertervezőként próbáljuk e műveletet is úgy tervezni, hogy az a lehető legjobban segítse a Felhasználók munkáját.

Alapvető elvárás, hogy a szoftver „előlegszámlá(k)ról végszámla” művelete felhasználói beavatkozás nélkül vigye fel a végszámlára a hivatkozott előlegszámlá(ko)n szereplő tételeket ellentétes előjellel.

A megoldási módszertől függetlenül, figyeljünk arra, hogy a végszámla tételei közül melyeket engedjük ÁFA bevallásba.

Amikor egy olyan előlegszámláról készül végszámla, mely előlegszámla szerepelt az ÁFA bevallásban, akkor – feltételezve, hogy az előlegszámla és a végszámla ÁFA kódjai megegyeznek – csak a különbözetet kell ÁFA-ba tenni.

Amikor azonban egy olyan előlegszámláról készül végszámla, mely előlegszámla nem szerepelt ÁFA-ban, mely előlegszámla kiállítása nem volt kötelező, akkor a végszámlának teljes egészében be kell kerülnie az ÁFA-ba. Vigyázzunk, ez esetben nem arról van szó, hogy a végszámla végösszegének kell ÁFA-ba kerülnie (hisz az akár nulla forint is lehet), hanem a teljes ügylet összértékének. Leegyszerűsítve, ha a végszámlánkon mínusszal szerepel az előleges sor, és plusszal a teljes ügylet összértékét tartalmazó sor, akkor a dolgunk egyszerű, mert a pluszos sort kell ÁFA bevallásba irányítanunk, anélkül, hogy korrigálnánk azt a mínuszos sorral.

Létezik még egy, a Felhasználók munkáját egyszerűsítő, a nullás végszámla kiállítását érintő lehetőség. Arról van szó, amikor az előlegszámlán az ügylet teljes ellenértéke szerepel, a teljes ellenérték ÁFA-ba kerül, és így a végszámlára már nem marad kiegyenlítendő összeg. Ilyen esetekben, amennyiben még az előlegszámlán a Felhasználó megjelöli az ügylet majdani teljesítési időpontját is, jelezve, hogy ekkor már további ellenérték rendezésre nem kerül sor, nem kötelező kiállítani végszámlát.

Legyen ügyviteli szoftverünk ebben is felhasználóbarát, tervezzük azt úgy, hogy lehetőség legyen az előlegszámlán a szükséges plusz adatok feltüntetésére, és ez esetben ne követeljük meg a nullás végszámla kiállítását.

* * *

Amennyiben részletesebben is érdekelnek a számlázási szabályok és úgy egyébként az ÁFA legnépszerűbb témái, akkor jelentkezz augusztus 14-ig kedvezményesen Dr. Csátaljay Zsuzsanna ÁFA – TOP 10 címmel 2016. szeptember 14-én a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadására, ahol személyesen is megvitathatjátok felmerülő kérdéseidet.