2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók nem lakossági ügyfeleiknek kizárólag elektronikus számlát adhatnak át. A bevezetés fél éves halasztása segítette a felkészülést, de most minden érintett vállalkozásnak kezelnie kell az e-számlák befogadását. Bár a kötelező elektronikus számlázás a ViDA csomagnak is az egyik fontos része, azonban fontos hangsúlyozni, hogy az idei évben hatályba lépő jogszabályváltozás nem kapcsolódik a ViDA csomaghoz.

Az elektronikus számlák befogadásának szabályai

Jelenleg a papír- és elektronikus számlák jogilag egyenértékűek, ettől eltérni csak jogszabályi rendelkezés esetén lehetséges. Az elektronikus számláknak három alapkövetelményt kell teljesíteni: olvashatóság, eredet hitelessége és adattartalom sértetlensége – a számla teljes életciklusán át. A felek megegyezhetnek a technikai részletekről is, ami hozzájárulhat a hitelesség biztosításához. Ha a számla nem a megállapodott módon érkezik (pl. más csatornán, elektronikus aláírás nélkül), gyanakodni kell annak eredetét illetően. A megegyezés hiányában – például ráutaló magatartás esetén – nehezebb az eredet ellenőrzése, ezért lehet praktikus fontos részletekre kiterjedő megállapodás kötése.

A megfelelő megőrzés biztosítása az áfa törvény és az archiválási rendelet alapján történik, a technikai megoldásoknak illeszkedniük kell a számla típusához. Fontos kiemelni, hogy az archiválási szabályokon az elektronikus számlázási kötelezettség nem változtat.

Kötelező elektronikus számlázás részletei

A 273/2007. és a 19/2009. kormányrendeletek módosítása szerint a villamosenergia- és földgáz-kereskedők, illetve -elosztók számára kötelező lesz az elektronikus számlázás nem lakossági ügyfelek felé 2025. július 1-től. Lakossági ügyfelek továbbra is csak hozzájárulással kaphatnak e-számlát. A kötelezettség nem érinti a számlaképet és a számla adattartalmát sem, így a gyakorlatban legtöbbször PDF formátumú, jobb esetben elektronikus aláírással ellátott számlák jelennek meg szolgáltatói oldalon. 

Az új szabály minden 2025. július 1. után kibocsátott számlára vonatkozik, függetlenül a teljesítés időpontjától, fizetési határidőtől. A számla mellett a módosító számlát, elszámolószámlát is ide kell érteni.

Mivel az elektronikus számlázási kötelezettséget jogszabály írja elő, ezért nem szükséges a szolgáltatónak és a vállalkozónak az elektronikus számlázásról megállapodnia. Tehát ha eddig nem volt a vállalkozással elektronikus számlázásra kiterjedő megállapodás, akkor is elektronikus számlát kell a szolgáltatónak kibocsátania. Ugyanakkor érdemes azt is figyelembe venni, hogy megállapodás hiányában a számlabefogadó az eredet hitelességét nehezebben fogja tudni ellenőrizni.

Mire nem terjed ki a kötelező elektronikus számlázás?

A kötelezettség csak a nem lakossági ügyfelekre és kizárólag az energiaszolgáltatókra vonatkozik. Például, ha egy egyéni vállalkozó lakossági szerződés alapján használ energiát, akkor nem vonatkozik rá az előírás. Szintén nem tartozik ide, ha egy vállalkozás továbbszámlázza a rezsi költséget – ebben az esetben nem energiaszolgáltatóként jár el. Csak a jogszabályban meghatározott kereskedők és elosztók kötelesek az e-számlázásra, és csak az energiára vonatkozó számlák esetén.

Elektronikus számlák megőrzése

Magyarországon az elektronikus számlákat kizárólag elektronikus formában lehet megőrizni. Az elektronikus számla kinyomtatása csak feldolgozási célból lehetséges, de kétségkívül egyszerűbb elektronikusan feldolgozni ezeket a számlákat. 

A megőrzésnél az adattartalom sértetlenségét, olvashatóságát és elérhetőségét kell biztosítani. Ezt meg lehet oldani elektronikus aláírással, hash-kóddal vagy megfelelő IT-rendszerrel. A megoldásokat a vállalkozás méretéhez és működéséhez szükséges igazítani. Lehetséges archiválási szolgáltató használata, saját szerver kialakítása vagy felhőalapú megoldás választása is. Kerülni érdemes a hosszú távú adatmegőrzés tekintetében megbízhatatlan tárolási módokat (pl. postafiók, helyi számítógép, nem megfelelő mentések).

Az archiválási megoldás kiválasztásánál fontos szempont lehet az időtényező is. Kétségkívül, ha gyorsan kell lépnie egy vállalkozásnak, akkor egy külső szolgáltató, akár egy felhőszolgáltató lehet az ideális választás. A saját archiválási rendszer kialakítása esetén érdemes számításba venni az őrzendő elektronikus dokumentumok (ez bővebb lehet, mint az elektronikus számla!) mennyiségét, az időbeli és térbeli elérhetőség szerepét és a saját rendszer kialakításának és fenntartásának költségeit. Egyik megoldás sem jobb vagy rosszabb, mint a másik, azonban másfajta előnyöket és hátrányokat jelentenek.

Az elektronikus számlázási kötelezettség kétségkívül a számlabefogadó vállalkozásoknak fog nagyobb fejtörést jelenteni, mivel, ha eddig nem vezettek be megfelelő elektronikus számlabefogadási folyamatokat, július 1-jét követően már kénytelenek lesznek. A kisvállalkozásoknál jellemző aluldigitalizáltság jelenti az egyik legnagyobb problémát, ugyanakkor a nagyobb vállalatoknál sem feltétlenül megfelelők a számlabefogadási folyamatok. 

Elektronikus számlabefogadási folyamat kialakítása

Fontos, hogy ne csak egy-egy részterületre koncentráljunk, hanem a teljes folyamatot lássuk magunk előtt. A legtöbb könyvelő, vállalkozás a kötelező elektronikus számlázásnál csak a megőrzésre fókuszál, ugyanakkor a számlabefogadási folyamatot nem gondolják át. Azok a vállalkozások számára lesz könnyebb az elektronikus számlázásra való átállás, amelyek a teljes számlabefogadási folyamatukat – függetlenül azok megjelenési formájától – gondolják végig, és alkotják meg a számukra legjobb megoldást. Nem létezik ugyanis egyetlen jó számlabefogadási folyamat, azt mindig érdemes az adott vállalat, vállalkozás igényeinek, specialitásainak figyelembevételével kialakítani. Ennek persze egy része az archiválás, ugyanakkor a teljes képet érdemes áttekinteni.

Számlabefogadási folyamatot érintő kérdés, hogy a szolgáltató milyen módon vagy módokon bocsátja ki az elektronikus számlát, és ahhoz az érdekeltek (pl. könyvelő) hogyan fog hozzáférni. Például egy e-mailes kibocsátással könnyen létrehozható olyan szabály, hogy a vállalkozás postafiókja automatikusan továbbítsa a számlát a könyvelőnek. De akár a szolgáltató rendszerében be is lehet állítani a könyvelőt, mint ahová megküldésre kerül a számla a vállalkozó e-mail címe mellett. A folyamat megfelelő kézbentartása miatt érdemes lehet a vállalkozónak a könyvelővel egyeztetnie és megfelelő számlatovábbítási és számlafeldolgozási folyamatot kialakítani.

***

5percAdó ajánló:

Ha szeretnéd tudni, milyen jogszabályok változnak, milyen gyakorlati megoldások állnak a cégek rendelkezésére, és mik azok a buktatók, amelyeket célszerű elkerülni – különösen az aluldigitalizált kisvállalkozások számára, akkor vegyél részt a PENTA UNIÓ Zrt. >>Elektronikus számlázás – kötelezettségek 2025. július 1-től című ÉLŐ-online konferenciáján 2025. 06. 18-án, ahol Dr. Czöndör Szabolcs előadásában részletesen átnézzük a lehetőségeket!

Ne csak az e-számla tárolásán gondolkozz: tekintsd át a teljes számlabefogadási folyamatot a számla beérkezésétől a könyvelőhöz jutásig!