Cikksorozatunk előző részében igyekeztünk eloszlatni néhány tévhitet az e-számlázással kapcsolat­ban, mostani cikkünkben pedig áttekintjük azokat a gyakorlati teendőket, amelyeket még az e-számlázásra való áttérés előtt érdemes átgondolni. Kitérünk emellett az elektronikus számlákra vonatkozó archiválási lehetőségekre is.

Bár a gyakorlati teendőkről a cikk keretein belül csupán általánosságban beszélhetünk, hiszen minden társaság életében más az elektronikus számlázásra való átállás, sorvezetőként feltesszük azokat a kérdéseket, amelyeket mindenképpen javasolt átgondolni azoknak, akik a döntéshozatal előtt állnak, és persze azoknak is, akik már elhatározták magukat, és az e-számlázásra váltanának.

Nézzük meg elsőként a költségeket, és becsüljük meg a hosszú távú megtakarításokat!

Korábbi cikkünkben már bemutattuk, hogy a papíralapú számlázás drágább, mint az e-számlázás. Tehát elsőként gondoljuk át a papíralapú számlázáshoz kapcsolódó költségeket, és vessük össze őket az e-számlázásnál felmerülő költségekkel. E célra készítsünk összehasonlító kalkulációt, amely tételekre bontva tartalmazza a jelenlegi, a bevezetés, és a várható költségeket is. A kalkuláció természetesen társaságonként egyedi, de van néhány olyan általános tétel, amivel mindenképpen érdemes számolni:

• Mekkora az elpostázott számlavolumen, és mekkora ennek a postaköltsége? (Például: boríték, bélyeg, ajánlott küldeményként történő feladás, stb.)
• Mennyit költünk a számlázáshoz szükséges irodaszerekre és nyomtatásra? (Például: nyomtatóköltség, nyomtatópapír, tintapatron, dossziék, stb.)
• Hol tároljuk a papíralapú számlákat, és mekkora ennek a költsége?
• Számlázó programunk alkalmas-e e-számla előállására? Ha nem, milyen fejlesztés szükséges, és ez milyen költséggel jár?
• Milyen formában szeretnénk biztosítani az e-számlák hitelességét és sértetlenségét? EDI (electronic data interchange) rendszerrel, elektronikus aláírással, vagy saját megoldással?
• Van-e olyan partnerünk, akivel rendkívül nagy számlaforgalmat bonyolítunk? Ha igen, érdekes lehet-e számunkra EDI rendszer bevezetése? Ha igen, az EDI rendszer bevezetése milyen fejlesztési költségekkel járna? Ha nem releváns az EDI rendszer, milyen e-szignó csomag lenne a legmegfelelőbb, és mennyi ennek a díja?
• Alkalmas az informatikai rendszerünk az e-számlák elektronikus archiválásra? Ha nem, mekkora összegű fejlesztésre lenne szükség, hogy ez megvalósuljon?

Vonjuk be az IT-s kollégákat már a legelején!

A valós idejű adatszolgáltatásra való felkészülés már ötvözte a pénzügyi-adózási és az informatikai feladatokat, és ennek köszönhetően a pénzügyes/adós kollégák és az informatikus kollégák olyan kooperációt alakíthattak ki, amely az e-számlázásra történő átállás során is jól kamatoztatható. Vonjuk be IT-s kollégáinkat már az előkészítési fázisba is!

Az informatikus kollégák támogatása felbecsülhetetlen a döntéshozatalban. Nagymértékben függ az IT infrastruktúrától, hogy a társaság EDI rendszerrel, elektronikus aláírás által, vagy saját módszerrel képes a leghatékonyabban biztosítani az e-számlák hitelességét és sértetlenségét. Az informatikus kollégákat természetesen az e-számlákkal kapcsolatos archiválási lehetőségek átgondolásánál is fontos bevonni a folyamatokba, hiszen, ha a társaság az e-számlákat házon belül archiválná, a támogatásukra van szükség a mentési rendszerek és az informatikai biztonsági szabályozás felülvizsgálatában.

Gondoljuk át a bevezetés folyamatát!

Az e-számlázásra való átállás folyamatátszervezéssel is jár, ezért érdemes előre végiggondolni, hogy a társaságnál milyen osztályok és milyen mértékben lehetnek érintettek. Praktikus végiggondolni, hogy milyen utat jár be és mely kollégák keze alatt halad át egy-egy kimenő, vagy beérkező számla. A teljes folyamatot igyekezzünk feltárni, mert ezek lesznek azok a lépések, amelyeknél meg kell vizsgálni, milyen módon változnak az e-számlára való átállásban.

Érdemes azt is felmérni, hogy melyek azok a pontok a számlakezelési folyamatban, amelyek kifejezetten a papíralapú számlázáshoz kapcsolódnak. Azonosítsuk be, hogy az e-számlázásra történő átállással mely feladatok iktathatóak ki, mert ezzel mérsékelhetjük az érintett munkatársak adminisztratív terheit, és az így felszabaduló kapacitásokat más feladatokhoz allokálhatjuk.

Keressük fel üzleti partnereinket, és kommunikáljunk házon belül is!

Ahogy korábbi cikkünkben írtuk, csupán tévhit, hogy az e-számlázás alkalmazásához a számlabefogadó írásos beleegyezését kell kérni. Viszont a megfelelő tájékoztatás elhagyásával veszélyeztethetjük a jövőbeni zökkenőmentes együttműködést. Ha az addigi üzleti kapcsolat valóban problémamentes, elégséges lehet a szóbeli egyeztetés, vagy az, hogy ráutaló magatartással befogadják az e-számlát. A kevésbé nyitott partnerek esetében azonban praktikus a másik fél írásos tájékoztatása és beleegyezése is.

Az egyeztetések során nem szabad azonban elfeledkeznünk saját kollégáinkról és a szervezeten belüli kommunikációról sem. Az e-számlázásban minden olyan kolléga is érintett, akik számlával találkoznak munkájuk során, ezért célszerű belső tájékoztatást kiadni az átállásról, a módosuló számlakezelési folyamatokról. Gondoljuk végig, hogy mely társosztályok lehetnek érintettek.

Az iratmegőrzés és archiválás technikai lehetőségeinek átgondolása

Az e-számlák kezelése során elektronikus formában kell biztosítani a megfelelő iratmegőrzést, melynek szabályait a digitális archiválásról szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet tartalmazza. Az iratmegőrzés oly módon történhet meg, amelynek során a számlák, nyugták, számlát helyettesítő okiratok adattartalma változatlan marad, valamint az utólagos módosítás és sérülés lehetősége kizárt.

A rendelet előírja, hogy az e-számlákat a rendeletben meghatározott módszerek valamelyike szerint kell megőrizni:

• e-szignó (és opcionálisan időbélyegző) elhelyezése az archiválandó dokumentumon;
• zárt rendszerben történő megőrzés;
• EDI rendszerben történő adattárolás;
• az adatszolgáltatással érintett számlák esetében a számlához tartozó hash kód csatolásával.

A fenti kérdésekben, de akár az előzetes költség-kalkuláció elkészítésében is kérhetünk segítséget a területen tapasztalattal rendelkező tanácsadó cégektől. A tanácsadó cégek akár az IT kérdésekkel kapcsolatban is nyújthatnak segítséget. Persze tanácsadó bevonásakor a tanácsadói költséget is bele kell kalkulálni az átállás költségébe.

Bízunk benne, hogy cikksorozatunkkal sikerült felhívni az olvasók figyelmét arra, hogy a jövő az e-számlázásé, és reméljük, meghoztuk a kedvet az elektronikus számlázásra való mihamarabbi átállásra!

 * * *

Amennyiben Te is azok közé tartozol, akikben felmerült már benne az elektronikus  számlázás, vagy az e-számlák befogadásának lehetősége, de nincs még egyértelmű válaszod a kapcsolódó kérdéseidre, akkor számítunk részvételedre a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében 2018. október 1-jén megrendezésre kerülő Elektronikus számlázás a gyakorlatban – a bevezetéssel és működtetéssel kapcsolatos gyakori kérdések, tapasztalatok, buktatók című  konferenciára, ahol igyekszünk gyakorlati segítséget nyújtani!