Cikksorozatunk harmadik része a módosító bizonylatok típusairól, azok alkalmazási köréről, illetve a szükséges és elégséges tartalmi követelményekről nyújt összefoglalót.

Módosító bizonylat típusok

1) Sztornó/érvénytelenítő számla

A sztornó/érvénytelenítő számla gyakorlatilag az eredeti számlával megegyező tartalmú, csak negatív előjelű számla. Amennyiben nem a számla teljesítési időpontját szeretnénk javítani, akkor a sztornó/érvénytelenítő számlán az eredeti teljesítési időpontot kell szerepeltetni.

Felhívjuk arra a figyelmet, hogy ugyan nem ütközik az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) rendelkezéseibe, ha valamilyen adóalapot vagy adóösszeget érintő módosítást bizonylatolunk sztornó/érvénytelenítő számlával, majd a helyes adatokról egy új normál számlát állítunk ki, azonban ha így járunk el, nagyon nehéz megfelelni annak az Áfa tv.-beli rendelkezésnek, ami előírja, hogy adóalap/adó csökkenése esetén önellenőrzés nélkül a folyó időszakban kell figyelembe venni a csökkenést. Ezért a sztornó/érvénytelenítő számlával és utána új normál számlával való módosítást (tehát amikor nem egy módosító számlával, hanem két számlával végezzük el a bizonylatkorrekciót) olyan esetben célszerű alkalmazni, amikor valamilyen nem adóalapot/adót érintő adatát módosítjuk a számlának (például teljesítési időpont, vevő neve, címe stb).

A számlát érvénytelenítő okirat kiállításáról történő adatszolgáltatás esetén az adatszolgáltatás XML-jében a „SZTORNO” értéket kell megjelölni.

A fejlesztői specifikáció tanúsága szerint sztornó bizonylat esetén az adatszolgáltatásnak az eredeti számlán szereplő tételsorok adatait kell tartalmaznia, a mennyiségeket ellentétes előjellel szerepeltetve (ebből eredően tipikusan negatív tételsor összesen adatokkal). Tehát tételszinten szükséges negatív előjellel érvényteleníteni a számlát, mivel a specifikáció szerint az ellentétes előjelű számlatételek sorszámozása folytatólagos sorszámot kap az eredeti számla tételeinek sorszámozását folytatva. Továbbá, az eredeti számla összegző adataiban szereplő összegek, az eredetihez képest ellentétes előjellel kell, hogy szerepeljenek.

A sztornó/érvénytelenítő számla lehetséges alkalmazási köre, esetei:

• Nem követi új bizonylat kiállítása, mert a gazdasági esemény nem valósult meg, vagy nem a felek között valósult meg
• Követi új bizonylat kiállítása a megvalósult gazdasági eseménynek megfelelő tartalommal

Módosítás sztornó + új számlával ugyanazon vevő felé

A sztornó számlára és az új számlára is kötelező felvezetni az eredeti számla sorszámát hivatkozási számként

Ez alól kivétel, azaz a sztornó/érvénytelenítő számlát követően kiállított új számlán nem kell hivatkozni az eredeti számla sorszámára a következő három esetben (Természetesen a sztornó/érvénytelenítő számlának még ezekben az esetekben is kell tartalmaznia hivatkozást az eredeti számlára):

• Nem valósult meg a számlában feltüntetett gazdasági esemény:

Ha nem volt ügylet és úgy került sor számlakiállításra és áfa felszámítására, azaz az Áfa tv. 55.§ (2) bekezdése szerinti eset valósul meg, akkor csak abban az esetben nem kell a szóban forgó adót megfizetni, ha a társaság érvényteleníti az eredeti számlát. Tehát a sztornó számla egyértelműen az előző számla korrekciója, abban utalni kell az eredeti számla sorszámára az Áfa tv. 170.§-a alapján. De ha a megvalósult ügyletről mégis kiállításra kerül egy számla ugyanazon számlabefogadó felé, az nem lesz ennek a módosítási láncnak az eleme, még akkor sem ha eredetileg az volt a szándéka a társaságnak, hogy erről az ügyletről állítson ki számlát, azonban a végeredmény helytelen lett. Az új számlában ilyenkor nem kell feltüntetni az eredeti számla sorszámát, amely egy meg nem valósult ügyletre vonatkozik.

• Számlakiállítás nem megfelelő vevő részére:

Ebben az esetben megvalósult a számlában jelzett gazdasági esemény, azonban rossz vevő felé került kiállításra a számla. Ilyenkor van egy eredeti számla X vevő felé. Ezt szükséges érvényteleníteni egy Áfa tv. 170.§-a szerinti sztornó/érvénytelenítő számlával, amin fel kell tüntetni a hivatkozást az eredeti számlára, hiszen ez a kettő összetartozik, a hivatkozás az Áfa tv. 170.§-a szerinti kötelező kellék. Amikor kiállításra kerül a helyes számla Y vevő felé, azon nem kell szerepeltetni az előző számlákra való hivatkozást, hiszen ez már egy önálló ügylet, önálló bizonylat, nem korrekció.

• A számla hibájának észlelése a vevőnek történő megküldést megelőzően

Amennyiben bármilyen hibában szenved a számla (valamely adata hibás, így például az adóösszeg, adóalap) és még kiküldés előtt erre rájön az adóalany, akkor ezt a számlát szükséges érvényteleníteni, azaz egy ugyanilyen tartalmú negatív számlát kiállítani, amelyet szintén nem küld ki a társaság. Ezen a sztornó számlán – bár nem valódi korrekciós számláról van szó, hiszen nem kerül kiküldésre és az alapszámlát sem küldték ki – erősen javasolt hivatkozni az eredeti számlára annak érdekében, hogy az elektronikus adatszolgáltatás során a NAV-nál összefussanak az eredeti számlával a korrekciós adatok. (Hiszen ne felejtsük el, hogy számlázóprogramos számlázásnál, amennyiben elektronikus adatszolgáltatás alá esik az eredeti számla, akkor fizikai előállítását követően azonnal átkerülnek a NAV-hoz az adatok, függetlenül attól, hogy annak a vevő részére történő kiküldésére nem kerül sor.) Ezt követően kiállítják az új, helyes adattartamú számlát. Ilyen esetben az új, helyes adattartalmú számlán nem kell hivatkozni az eredeti számlaszámra.

2) Módosító/helyesbítő számla, számlával egy tekintet alá eső okirat

A számlahelyesbítés másik módja, amikor egyetlen bizonylattal korrigálunk. Nincs jelentősége annak, hogy hogyan nevezzük el ezt a korrekciós bizonylatot, a lényeg, hogy egyértelműen kiderüljön abból, hogy ez egy korábbi számlát módosító bizonylat és az, hogy melyik korábbi számlát módosítja. Így ide tartoznak a helyesbítő számlák, a jóváíró számlák, a módosító számlák és a számlával egy tekintet alá eső okiratok is. Mint korábban írtunk erről, bármilyen számlaadatot is módosítunk, azt kizárólag számlázóprogramos számlával vagy nyomdai számlával tudjuk megtenni. Ennyiben – ahogy az Áfa tv. ki is hangsúlyozza-, a számlával egy tekintet alá eső okirat is számla.

Ezeken a módosító számlákon/számlával egy tekintet alá eső okiratokon nem szükséges megismételni az eredeti számla azon adatait, amelyek nem módosulnak (persze nem kifogásolható, ha megismételjük), elegendő csak az eltéréseket szerepeltetni. Mindig hivatkozni kell azonban az eredeti számla sorszámára. Amennyiben elektronikus adatszolgáltatás alá esik a módosító számla, az adatszolgáltatás XML-jében a „MODIFY”, értéket kell feltüntetni. A módosító okiratról történő adatszolgáltatásra is igaz (sajnos csak elméletben), hogy kizárólag azokat az adatokat kötelező szerepeltetni, amelyek az eredeti számlán (azt az esetleges korábbi módosító okiratokkal együtt tekintve) módosulnak.

Az alábbi példa jól szemlélteti, hogy mekkora szabadságot élveznek az adóalanyok a módosító számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adattartalma tekintetében:

Példa: Egy korábban kiállított, öt tételből álló számlán, annak negyedik tételeként téves terméket tüntetett fel. A számlán a ténylegesen eladott 1 darab „F termék” helyett 4 darab „D termék” szerepel.

Az adóalany a tévedést az alábbi módokon korrigálhatja:

• módosító tételként -4 darab „D termék”, illetve 1 darab „F termék” szerepel. Ezen módosításról történő adatszolgáltatásban a társaság újabb tételként szerepelteti a -4 db „D terméket”, illetve az 1 db „F terméket”.
• feltüntetésre kerül, hogy az eredeti számla negyedik tételsora helyesen 1 db „F termék”-et tartalmaz, annak helyes adataival.

Azonban az alapszámlára való hivatkozás nem mellőzhető egyik esetben sem.

Problémás kérdések a számlamódosításra vonatkozó adatszolgáltatásnál

Kijelenthető, hogy a NAV rendszere egyes számlamódosítások esetében az Áfa tv. által előírtnál bővebb adattartalomról vár adatszolgáltatást. Ezeknek az adatoknak nem kell feltétlenül megjelenni a számlán, csak az adatszolgáltatásban. Az más kérdés, hogy ennek a jelentési kötelezettségnek a keretében olyan technikai megoldásokat várnak el, amelyeket a gyakorlatban nem minden számlázó program, illetve adatszolgáltató modul tud teljesíteni, annak ellenére, hogy elméletben lehetséges lenne nekik. Ilyenkor, ha a fejlesztő ezt nem tudja megoldani, akkor nekünk kell a számlamódosítás során az Áfa tv-ben előírtnál több adatot szerepeltetni a számlán, vagy az Áfa tv. által megengedett liberális megoldásoktól tartózkodni (pl csoportos számlahelyesbítés, teljesítési időpont elhagyása stb.)

Melyek a legproblémásabb esetek a módosító számlákra vonatkozó adatszolgáltatás során?

• A módosító számlák kezelése, ha csak egy tétel módosul, vagy nem eredményez számszaki módosulást a korrekció
• Számla korrekció esetében jelenleg minden esetben újra le kell jelenteni a szállító adószámát és a szállító címét is, pedig az Áfa tv. szerint nem kötelező elem
• Módosító számla teljesítési időpontjáról akkor kötelező jelenteni, ha a számla fejlécében bármi módosul – pedig ilyenkor sem kötelező eleme a módosító számlának
• Amennyiben egy számlasor valamilyen adata módosul (pl mennyiség), az adott számlasorban minden adatot újra kell jelenteni (pl.: megnevezés, egységár, stb.). Ez az elvárás nincs összhangban az Áfa tv-el, amely a módosító számlák tekintetében az elvártan jelentendőnél szűkebb adattartalmat határoz meg.
• A szűkített tartalmú számlával egy tekintet alá eső okirat kezelése az előbbiek okán
• A módosítási láncok kezelése
• A csoportos helyesbítő számla kezelése
• Alapszámla nem lehet negatív előjelű, csak a módosító/érvénytelenítő számla, akkor viszont mindig szükséges hivatkozási szám
• A göngyöleg kezelése, az áruvisszavételek, a jóváírások kezelése.

* * *

A PENTA UNIÓ Zrt.  szervezésében az alábbi konferenciámon találkozhatsz velem személyesen:

• 2018.10.03. – Számlázás, számlakorrekciók a 2018 őszén és 2019.01.01-től hatályos áfa szabályozás tükrében – online számlázás, utalványok, ingatlanok, árengedmények, térítésmentes-, csere-, visszáru ügyletek és transzferárak
• 2018.11.07. – Közösségen belüli, export- és import ügyletek áfa rendszerbeli kezelése