A civil szervezetek – mely fogalom alatt mai írásomban elsősorban az alapítványok és egyesületek értendők – az évzárás tekintetében is eltérő jogszabályi környezettel rendelkeznek a normál cégekhez képest. Külön nehézség esetükben, hogy több törvény és rendelet is érinti a számvitelüket, illetve az évzáráshoz kapcsolódó egyéb teendőiket. Éppen emiatt néhány feladat elvégzése egyszerűen elmarad (kimarad), így talán nem hiábavaló, ha összefoglaljuk a civil szervezeteket érintő számviteli kérdéseket.

Az egyik fontos változás, hogy a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII.19.) kormányrendelet az idei évtől felváltotta a 479/2016 (XII.28.) kormányrendelet (továbbiakban: kormányrendelet). Az új kormányrendeletben megállapított sajátos szabályokat először a 2017. évben induló üzleti év könyvvezetésére és az erről az üzleti évről készített beszámolóra kell alkalmazni. Ebből az is következik, hogy minden olyan számviteli kérdésben, amelyet a kormányrendelet vagy az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról 2011. évi CLXXV. törvény (Ctv.) nem szabályoz, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) szabályait kell irányadónak tekinteni.

A civil szervezetek egy része továbbra is vezethet egyszeres könyvvitelt, naplófőkönyvi formában. Ezzel a választási lehetőséggel kizárólag azok a szervezetek élhetnek, akik nem rendelkeznek közhasznú státusszal. A közhasznú státusszal rendelkező civil szervezetek kizárólag kettős könyvvitelt vezethetnek. Amennyiben a közhasznú besorolást az év folyamán bármikor megszerzi az adott civil szervezet, a közhasznú státusz megszerzésének évében már a kettős könyvvitel szabályai szerint kell vezetnie könyveit.

Civil szervezetek mikrogazdálkodói könyvvezetést és beszámolókészítést nem választhatnak, mint ahogyan továbbra sem élhetnek az eltérő üzleti év lehetőségével: kizárólag naptári évben gondolkodhatnak! Mindez nem jelenti azt, hogy egy civil szervezet életében nem fordulhat elő törtidőszak. Lásd például megszűnés, átalakulás esetén.

Civil szervezetek jelenleg az alábbi beszámolási formák közül választhatnak:

• Egyszerűsített beszámoló a kormányrendelet 1. és 2. sz. melléklete szerinti formában, az egyszeres könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány: 2015. év és a korábbi évek pótlására PK-141 és PK-141P, 2016. évre PK-241 és PK -241P (2017. április 19-től)
• Egyszerűsített éves beszámoló a kormányrendelet 3. és 4. melléklete szerinti formában, a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány: PK-142 és PK-142P a 2015. év és a korábbi évek pótlására, 2016. évre PK-242 és PK-242P (2017. április 19-től)
• Számviteli törvény szerinti éves beszámoló a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány erre a célra jelenleg nincs, problémát okozva ezzel a letétbe helyezésnél. Azon civil szervezeteknek, akik ezt a beszámolási formát választották, és elektronikus letétbe helyezésre kötelezettek, javaslom a PK-142-es nyomtatvány garnitúra egyéb csatolmányaként közzétenni az éves beszámolót.

Noha mind a kormányrendelet, mind a számviteli törvény tartalmilag köti meg a beszámolók sémáját, az elektronikus letétbehelyezést jelenleg nem lehet kivitelezni, csak olyan ÁNYK nyomtatványokkal, melyeknek legfeljebb a csatolmánya lehet az általunk elkészített formátum.

A fentiekben jelzett P toldatú nyomtatvány-sorozat a postai úton történő benyújtásra szolgál, míg elektronikus beküldéshez a P toldat nélküli ÁNYK nyomtatványt kell használni!

A híresztelésekkel ellentétben nem változott a beszámoló letétbe helyezés módja és helye sem. A letétbe helyezést továbbra is – ÁNYK alapon, a megfelelő nyomtatvány kitöltésével – az OBH felé kell teljesíteni! A beszámoló letétbe helyezési határideje május 31. A letétbe helyezés kötelezően elektronikus azon szervezetek részére, akik közhasznú státusszal rendelkeznek, vagy a szervezet típusa miatt kötelezettek erre. Mindazon szervezetek, akik egyik körbe sem tartoznak, a letétbe helyezést papír alapon is megtehetik.

A jegyzőkönyvet és a beszámoló elfogadó határozatot nem kötelező letétbe helyezni, de nem is tilos! Attól, hogy az elfogadó jegyzőkönyvet nem kötelező letétbe helyezni, még a jegyzőkönyv felvételétől és a beszámoló elfogadásától nem lehet eltekinteni.

Sajnos még mindig típushiba a közhasznú státusz és a közhasznú tevékenység nem megfelelő elkülönítése a gyakorlati életben, így erre célszerű kiemelt figyelmet fordítani úgy a könyvvezetés, mint a beszámolókészítés során. Közhasznú tevékenységet közhasznú státusz hiányában is lehet végezni, tehát a közhasznú státusz NEM EGYENLŐ a közhasznú tevékenységgel! Szintén típushiba, hogy a közhasznú tevékenység bevételei és/vagy ráfordításai soron nem közölnek adatot a civil szervezetek. Amely szervezet ilyen tevékenységet folytat, annak – meglátásom szerint – ha bevétele nem is, de költsége biztosan keletkezik. Ennek a pályázatok és a NAV 1% fogadása tekintetében is kiemelt jelentősége van.

A beszámoló részeként minden civil szervezet kötelezően közhasznúsági mellékletet készít – függetlenül a közhasznú jogállás fennállásától -, amit a beszámolóval együtt letétbe is kell helyeznie. Cél a közhasznúsági paraméterek hosszú távú vizsgálhatósága. A nem közhasznú jogállású civil szervezetek esetében ennek közzététele egyszerűen elmarad, mondván, hogy nincs erre vonatkozóan adat. Ezzel a gyakorlattal én nem értek egyet, tekintettel arra, hogy a közhasznúsági melléklet adattartalma között szerepel a cél szerinti tevékenységek kibontása is. Már pedig cél szerinti tevékenysége minden civil szervezetnek van, hiszen, ha nem lenne, akkor nem beszélhetnénk civil szervezetről.

A kettős könyvvitelt vezető civil szervezeteknek kiegészítő melléklet készítési kötelezettsége is keletkezik, mely alatt – amennyiben a kormányrendelet szerinti beszámolást választotta – nem a hagyományos értelemben vett kiegészítő mellékletet, hanem a kormányrendelet szerinti kiegészítő mellékletet kell érteni, amely tulajdonképpen a szervezet által kapott támogatásokról szól, támogatásonkénti bontásban.

Apropó támogatás! A támogatás fogalma nem egyenlő az adomány fogalmával, mely fogalmak keveredéséből szintén sok probléma származik. A kiegészítő mellékletben a támogatások forrását is be kell mutatni. Erre vonatkozó utalást jellemzően a támogatási szerződésben, vagy az ahhoz kapcsolható tetemes dokumentációban találhatunk. Sajnos nem minden támogatás az, aminek elsőre látszik. A támogatást és annak elszámolását a dokumentáció teljeskörű ismerete nélkül helyesen könyvelni nem lehet! Már pedig a számviteli elszámolásnak kiemelt szerepe van a közhasznúsági mutatók alakulásában.

További típushiba, hogy a civil szervezeteknél rendre elmarad a “természetben” kapott tételek könyvelése, sőt, sokszor még a bizonylatolása is. Sok esetben ugyanis nagyon nem mindegy – a megfelelő arányszámok biztosításához -, hogy mekkora a civil szervezet kimutatott bevétele, hogy csak a vállalkozási tevékenységet folytató szervezeteket említsem…

Mi minősülhet ilyen tételnek? Például a busz ingyen használata a nyugdíjas kiránduláson, vagy a terem biztosítása az alapítványi bálhoz, stb. Az ehhez kapcsolódó áfa következményekről, már nem is beszélve…

Költségelszámolási oldalon is több kérdés tisztázandó, hiszen a költségek típusának és nagyságrendjének is jelentősége van.

Ha például egy iskolát támogató alapítvány számítógépeket szerez be, felmerülhet kérdésként, hogy azt hogyan kell könyvelni? Az első és legfontosabb kérdés ilyenkor az ügylet minősítése: azaz kinek a tulajdonát képezi a számítógéppark? Ha ugyanis az alapítvány átadja a számítógépeket az iskolának, akkor ez a beszerzés azonnal költségként fog jelentkezni az alapítvány könyveiben és az átadással egyidejűleg ki is kerül a könyvekből. Amennyiben viszont használatba adja az alapítvány a számítógépeket, akkor tárgyi eszközként kell nyilvántartania azokat, tehát értékcsökkenésként kerülnek az eszközök kivezetésre az alapítvány könyveiből, akár több év alatt. Eredményre gyakorolt hatást tekintve, tehát egyáltalán nem mindegy!

Szintén civil szervezetek sajátossága – bár meglátásom szerint könyvelése nem kötelező – a közérdekű önkéntes tevékenység “ellenértékének” meghatározása.

Amennyiben például a pályázati elszámolás során ennek összege figyelembe vételre kerül, akkor nem tekinthetünk el a könyvelésétől sem. A közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvény szerinti önkéntes munka egy órára jutó értékének számításánál a mindenkori kötelező legkisebb havi munkabér százhatvanad részét kell figyelembe venni.

Könyvelési bizonylata: az időszakonként kimutatás alapján;

Könyvelési tétel: T55 – K96.

A fenti könyvelési tétel, csak a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvény (Köt.) hatálya alatt foglalkoztatott önkéntesek munkaidejének tekintetében számolható el, illetve csak az ilyen típusú önkéntesek létszáma írható be a közhasznúsági mellékletbe!

A Köt. hatálya alatt önkénteseket is tud fogadni a szervezet. A fogadó szervezet a családpolitikáért felelős miniszternek (a továbbiakban: miniszter) köteles bejelenteni az önkéntesek foglalkoztatását, és a bejelentett adatokban bekövetkező változásokat. Amennyiben a fogadó szervezet megkapta az illetékes minisztériumtól a regisztrációt, az önkéntest nyilvántartásba kell vennie és vele szerződést kell kötnie. (A szerződés nemcsak írásban jöhet létre, ugyanakkor a gyakorlatban célszerű az írásos formát alkalmazni.) Ha bármely feltétel nem teljesül, akkor az önkéntes nem minősül közérdekű önkéntesnek!

Tekintettel arra, hogy egy civil szervezet a számviteli törvény hatálya alatt is áll, ezért az abból eredő kötelezettségeitől – mint például átértékelés, időbeli elhatárolás – sem tekinthet el!

A civil szférára jellemző az ún. származtatott jogi személyek, jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységek létrejötte. Ilyenek például egy alapítvány óvodái, iskolái, vagy egyes helyi szervezetek. Mellettük sem mehetünk el szó nélkül, ugyanis már két éve számukra is kötelező a beszámoló közzététele!

Számvitelüket tekintve elmondható – ami már az új kormányrendeletben egyértelműen deklarálásra is került -, hogy a származtatott jogi személyek ugyanolyan módon vezetik könyveiket, elszámolásaikat, mint fenntartójuk, alapítójuk. Ha a fenntartó egyszeres könyvvitelt visz, akkor az intézmény is, ha a fenntartó kettős könyvvitelt vezet, akkor az intézmény is azt vezet. Az intézmény egy önálló jogi személy, elkülönült könyvvezetéssel.

Ejtsünk néhány szót a nonprofit gazdasági társaságokról is! A nonprofit gazdasági társaságok nem tartoznak a civil szervezetekre vonatkozó számviteli kormányrendelet hatálya alá, tekintettel arra, hogy esetükben gazdasági társaságokról van szó. Két típusuk létezik:

• a közhasznú jogállású nonprofit társaságok,
• és a közhasznú jogállással nem rendelkező nonprofit gazdasági társaságok.

Ez utóbbi esetben (amikor nincs közhasznú jogállás) beszámolás technikailag minden ugyanúgy működik, mint egy normál gazdasági társaság esetében, még a társasági adóbevallás is.

Ugyanakkor azon nonprofit gazdasági társaságok, amelyek közhasznú jogállással rendelkeznek, a beszámolójukon túl közhasznúsági melléklet készítésére és letétbe helyezésére is kötelezettek. Közhasznúsági mellékletüket az IRM rendszerén keresztül, a beszámoló részeként, a kísérőlapon ennek tényét jelölve tehetik közzé!

Bár jelen cikkemben főleg számviteli és beszámolás technikai szempontból közelítettem meg a civil szervezeteket és a nonprofit gazdasági társaságokat, de fontos megjegyezni, hogy esetükben sem múlhat el az évzárás társasági adó és iparűzési adó bevallás, statisztika és – sok esetben – KOZ nyomtatvány nélkül, így lehetőség szerint ne feledkezzenek meg ezen kötelezettségeik teljesítéséről sem!

* * *

Az 5percAdó rendezvény-ajánlata számvitel témakörben:

Amennyiben érdeklődsz a számvitelt érintő változások iránt, akkor a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében idén is számítunk részvételedre a mérlegképes könyvelők kötelező továbbképzésén. A hagyományos, kétnapos továbbképzésre itt jelentkezhetsz! >>> Jelentkezem