Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) nem ismer korrekciós számla, sztornó számla, előleg számla kifejezéseket, a hétköznapi életben mégis használjuk ezeket. De akkor milyen bizonylatnak minősülnek ezek és mely szabályokat kell alkalmazni? Mai írásomban a számlával egy tekintet alá eső okiratra vonatkozó technikai követelmények kerülnek bemutatásra.

Mi a korrekciós számla?

A számla kiállítását követően előfordulhat, hogy a számlát helyesbíteni kell, mert valamely adat tartalma megváltozik. Ezt a számlázó szoftverek különbözőképpen kezelik, ezért munkánk során találkozunk sztornó számlával, érvénytelenítő számlával, helyesbítő számlával, módosító számlával, korrekciós számlával, rontott számlával, stb.

Az Áfa tv. szerint a számla módosítása (korrekciója) a számlával egy tekintet alá eső okirat nevű bizonylattal történik. A számlával egy tekintet alá eső okirat „kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja”. Ettől még jó megoldás lehet minden olyan bizonylat, amely tartalmában megfelel az előírásoknak. Tehát nem okoz gondot, ha a bizonylat neve például helyesbítő számla.

A korrekciós számla tartalma

A számlával egy tekintet alá eső okirat (korrekciós számla) adattartalmára vonatkozó előírások lényegesen egyszerűbbek, mint a számla esetében. Az Áfa törvény 170.§ szerint a korrekciós számla tartalma:

• a bizonylat kelte és sorszáma;
• hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
• a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.

A korrekciós számla formája

Találkozhatunk olyan korrekciós számlával, amelyet számlázó programból állítottak ki, és annak formája megegyezik a számla képével. Amennyiben tartalmazza a fenti adatokat is, akkor formájában tökéletesen megfelel a számla módosítására.

De a gyakorlatban találkozni olyan számlával egy tekintet alá eső okirattal is, amelynek ugyan pontosan az Áfa tv. szerinti elnevezése van, de az adattartalma nem felel meg a követelményeknek. Például hiányzik az okirat sorszáma.

Az sem helyes megoldás, ha ez az okirat szövegszerkesztővel készül! Hogy miért? Arra választ ad az Áfa tv. 170.§ (2) bekezdése:

„a számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben e törvénynek a számlára vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni”

Szó szerint vizsgálva a mondatot, egyértelműen kiderül, hogy a számla módosítására is vonatkozik a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet (a továbbiakban: NGM rendelet). Azaz, a számlázó programmal szembeni követelmény a kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozás. Mivel ennek nem felel meg egyetlen szövegszerkesztőben készült számlát módosító okirat sem, így ezek könnyen „megdőlnek” az adóhatóság előtti ellenőrzésen.

További követelmény az NGM rendelet szabályai között, hogy a számlázó program „rendelkezzen a 11/A.§ szerinti, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval” (a továbbiakban: számla xml).

2016. január 1-jétől a számlázó programoknak biztosítaniuk kell a számla xml adatexportot, de nem csak a számlákra, hanem a számlamódosításokra is. Ennek oka, hogy egy számla módosítása esetén már a számla és annak korrekciója együttesen jelentik az ügyletről szóló bizonylatot, ezért az ügylet minden bizonylata része az adatexportnak. Tehát számlázó programmal kiállított korrekciós számla esetén csak az lesz megfelelő, amely benne lesz a számla xml adatexport állományban is.

Természetesen a „kézi számla” továbbra is alkalmazható, és annak módosítása – a vevő jelenlétében – történhet az eredeti számla áthúzásával és érvénytelenítésével, valamint a számla javításával. A számla javításának a hibás adat áthúzásával és a helyes adat beírásával, a javítás időpontjának, okának és a javító személyének a feltüntetésével kell megtörténnie.

A számla xml tartalma

Az NGM rendelet definiálja, hogy a számlázó programból kinyert számla xml adatexport milyen típusú számlákat tartalmazhat. A számlák lehetséges típusai között szerepel a számla, az érvénytelenítő számla és a számlával egy tekintet alá eső okirat is.

A számla xml adatexportot nem kell rendszeresen lekérdezni, ezt csak esetenként kérheti az adóhatóság, egy adóellenőrzés alkalmával. Ennek ellenére érdemes meggyőződni arról, hogy a számla xml tartalmában megfelel-e a jogszabályi követelményeknek. A könyvvizsgálók közül sokan rendelkeznek olyan szoftverrel, ami tud információt nyújtani a számla xml állományról. Javaslom, hogy a könyvvizsgálatra kötelezett vállalkozások kérjék könyvvizsgálójuk segítségét a számla xml állomány vizsgálhatóságával kapcsolatban.

Mi változik az online számlázással?

Várhatóan 2017. július 1-jétől bevezetésre kerül az „online számlázás”, amelynek 2017. január 1-jétől lesz egy teszt verziója. Ez annyit jelent, hogy önként jelentkező adóalanyok már 6 hónappal korábban elkezdhetik használni a rendszert. A számlázó programokat bővíteni kell egy kommunikációs csatornával, melyet – jelenlegi ismereteim alapján – az NGM rendelet idén ősszel megjelenő módosítása fog szabályozni. Ezzel együtt a számla xml tartalma is változni fog, ezért érdemes időben felkészülni és foglalkozni ezzel a kérdéssel.

* * *

Amennyiben szeretnél többet tudni a számla kiállítás (számla korrekció) és -befogadás szabályairól, valamint az adózó által alkalmazható lehetőségekről, akkor jelentkezz még a mai nap folyamán kedvezményesen a Számlázás – könyvelői szemmel címmel 2016. október 11-én a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is megvitathatjuk felmerülő kérdéseidet!