Mind több cégnél megengedett, hogy a munkavállalók távmunkában dolgozzanak. Számos olyan felület, applikáció létezik, ami megkönnyíti ez esetben a közös munkát.

Ha a munkáról beszélgetnénk…

Workplace

Ez gyakorlatilag az üzleti Facebook. Minden pont ugyanúgy működik benne, így biztos, hogy a kollégák is hamar hozzászoknak a használatához. Ugyanúgy lehet zárt és nyitott csoportokat létrehozni, van üzenőfal, chat funkció. Ezen a felületen meg lehet beszélni azokat a céges információkat, híreket, amiket az irodában szóban intéznénk, de mivel távol vannak egymástól a kollégák, le kell írni. Segítségével a nem a napi faladatkiosztáshoz kötődő üzenetekkel nem kell a postaládát terhelni, a csoportok pedig abban segítenek, hogy csak azok lássák az üzeneteket, akikre valóban tartozik az adott téma.

Slack

A Slack szintén a közös munkavégzést és a távoli kommunikációt segíti elő. Minden egyes projektre létre lehet hozni egy külön csoportot, és ugyanúgy van chat funkció is. Feltölthetünk, megoszthatunk dokumentumokat egymással.

Ha tudni szeretnénk, mennyi időt fordítanak a kollégák a munkavégzésre…

Sok vezető azért nem szereti, ha a kollégák távolról dolgoznak, mert úgy érzi, ha nem látja, hogy az asztaluknál ülnek, akkor nem lehet biztos benne, hogy valóban a munkájukat végzik. Erre valók a különféle időmérő applikációk.

Harvest

Ez egy nagyon egyszerű időmérő alkalmazás. Előre beállíthatjuk a különféle feladattípusokat. Kezdéskor elindítjuk az órát, a munka befejeztével megállítjuk. Az időmérő feladattípusonként összegzi a munkával töltött órák számát, majd a hét végén lezárhatjuk és elküldhetjük az állást, így a főnök összegezheti, hogy melyik kolléga hány órát dolgozott a héten. Hátránya, hogy kézzel átállítható az időmérő, és mivel csak összegzést mutat, a kolléga megbízhatóságára kell hagyatkozni.

Toggle

A Harvestnél is cizelláltabb időmérő, használata ugyanakkor ugyanolyan egyszerű. Előnye a Harvesthez képest, hogy az egyes feladattípusokat úgy összegzi, hogy a részidőket is rögzíti közben. Így pontosan látni lehet hány óra hány perctől meddig mivel töltötte az időt a kolléga. Segítségével könnyebb az ellenőrzés is, hiszen, ha a jelölt időpontban jött tőle mail vagy telefonhívás, akkor tudhatjuk, hogy valóban dolgozott.

A rendszer megmutatja, mennyit dolgozott egy adott munkavállaló, de a céges adatokat is összegezni tudja, átlátható statisztika készíthető az adatokból.

Feladatkiosztásra…

Ha valakire dedikálnánk a feladatot, nem elég erről egy mailt küldeni. Például az Asana segítségével minden érintett láthatja, kire milyen feladatot dedikált a feljebbvalója, mit kell tennie és mi a határidő. Erről a rendszer rendszeresen értesítőt is küld. A kollégák is könnyen átláthatják saját feladataikat, a határidőket, ráadásul az egyes feladatok címkézhetők is, így jelölni lehet, melyik milyen típusú munka – pl. ügyféltalálkozó, írás, telefonos munkavégzés stb.

Hol tároljuk a file-okat?

A közös anyagok tárolására a felhőalkalmazások a legmegfelelőbben. Akár a Google Drive, akár a Dropbox jól használható erre. Utóbbi előnye, hogy értesítést kapunk, ha valaki módosított vagy áthelyezett egy file-t.