Az utóbbi években megfigyelhető, hogy egyre többen döntenek az e-számlázás mellett. Ez a tény nem meglepő, ha figyelembe vesszük, hogy jelenleg Európában, minden költséget összesítve, átlagosan 10 euróba kerül egy számla kiállítása, befogadása és feldolgozása a kiállítói és a befogadói oldalon összesen. Ezt a költséget az elektronikus számlázásra való áttérés – egyes számítások szerint – akár 60-70 százalékkal is csökkentheti. Ezek után felmerül a kérdés, hogy akkor miért nem e-számláz mindenki? Ha ez az eljárás ilyen hatékony és olcsó, mért találkozunk mind a mai napig tömegesen papír alapú számlát kiállító társaságokkal? Miért nem tért át az elektronikus számlázására a magyar társaságok közel 80%-a?

Tapasztalataink alapján a magyar adózók még mindig nincsenek teljesen tisztában a jogszabályi előírásokkal, a kapcsolódó jogszabályhelyek pontos értelmezésével, és tartanak attól, hogy az elektronikus számlázás bevezetése nem bonyolítja-e meg a belső folyamataikat. Tekintsünk át néhány alapvető gyakorlati kérdést, amely megkönnyítheti az elektronikus számlázás bevezetéséről szóló döntést.

Mi minősül e-számlának?

Az ma már talán közismert tény, hogy minden számla elektronikus számlának minősül, amelyet elektronikus úton bocsátottak ki, és elektronikusan fogadtak is be. Ez azt jelenti, hogy 2013 eleje óta nincsen szükség elektronikus aláírásra, vagy EDI technikára ahhoz, hogy egy számla elektronikus számlának minősüljön. Ha a számlát elektronikus úton juttatták el a befogadóhoz, aki nem utasította vissza annak elektronikus úton történő befogadását, elektronikus számláról beszélünk. A gyakorlatban viszont ez az igen tág értelmezés számos problémát vet fel.

A leggyakrabban előforduló értelmezési probléma, amikor a gazdasági társaságok – a fizetési folyamat felgyorsítása, az egyszerűsítés, vagy a postaköltségen való spórolás okán – a számlájukat egy e-mail mellékleteként juttatják el a partnereikhez. Előfordulhat, hogy a számla egyébként papír alapon állt elő, és ezt szkennelik be, de gyakrabban alkalmazott megoldás, hogy eleve .pdf dokumentumként állítják elő a számlájukat. Különösen külföldi partnerek esetén jellemző ez az eljárás, tekintve, hogy más uniós és Unión kívüli országok jogszabályai jóval megengedőbbek a számlák tekintetében, és a partnereknek tökéletesen megfelel ez a módszer.

Ilyen esetekben rendszeresen előfordul, hogy a társaságok – akár azért, mert az áfa törvény korábbi verziójának értelmezéséből indulnak ki, akár azért, mert pusztán nem gondolják végig az így továbbított számla következményeit – meggyőződéssel állítják, hogy nem alkalmaznak elektronikus számlázást. Holott, ha közelebbről vizsgáljuk meg a törvény betűit, egyértelmű, hogy megvalósul mind az elektronikus kibocsátás, mind pedig az elektronikus befogadás, abban az esetben, ha a befogadó fél erre vonatkozóan ráutaló magatartást tanúsít – azaz nem emel kifogást az ilyen számla ellen, nem kéri papír alapú számla megküldését, és ki is fizeti a számlát.

Mi az, ami továbbra sem minősül tehát elektronikus számlának? Egyrészt továbbra sem elektronikus számla a számviteli szoftverrel, számlázó programmal előállított, de kinyomtatott, és papíralapon megküldött számla. Másrészt az általános ellenőrzési gyakorlat alapján nem zárható ki a számla elektronikus úton történő megküldése abban az esetben, ha emellett a kibocsátó egyértelművé teszi, hogy az e-mailben megküldött dokumentum kizárólag tájékoztató jellegű, nem fűződik hozzá semmilyen joghatás, és a számla eredeti példányát postán juttatja el a befogadónak. A gyakorlatban persze számos más megoldás is előfordulhat, melyek kizárják az elektronikus számlázást.

Felmerül viszont a kérdés, hogy melyek az elektronikus számla jellemző formái? Az előbb kifejtett, e-mailben megküldött számla mellett jellemző megoldás, amikor a kibocsátó – akár külső szolgáltató bevonásával, akár saját fejlesztéssel – egy szerveren helyezi el az általa kibocsátott számlákat, amelyről értesítést küld a befogadó félnek. A számla ezek után a befogadó számára elérhetővé válik, és bármikor letölthető. Természetesen a gyakorlatban számos különböző, teljesen egyedi megoldással is találkozhatunk – a hagyományos, PKI vagy EDI technológiákon alapuló számlák mellett – különösen a multinacionális társaságok magyar leányvállalatai esetében, akik más uniós országban elterjedt, az anyavállalattól átvett technikákat alkalmaznak.

Elektronikus számla kinyomtatása

Az elektronikus számlák követése, nyilvántartása és megfelelő módon történő megőrzése elengedhetetlen, mivel az elektronikus számlára kizárólag elektronikus formában alapítható bármilyen jogosultság. Ez tehát azt jelenti, hogy különösen befogadói oldalon a levonási jog érvényesíthetőségéhez rendelkezni kell az ilyen számlák elektronikus példányával. Attól a pillanattól kezdve, hogy az elektronikus számlát kinyomtatjuk, és papír alapon kezeljük a továbbiakban, úgy minősül, mintha a számla hiteles példányát megsemmisítettük volna.

Ugyanakkor természetesen semmi nem tiltja, hogy az elektronikus számlákat papír alapon kezeljük, ha az eredeti, elektronikus példányt is megőrizzük. Elképzelhető például, hogy egy társaságon belül a számla jóváhagyási folyamata, a kifizetés engedélyezése, vagy a rendszerezés továbbra is csak papír alapon oldható meg. Ilyen esetben célszerű az elektronikus számlát kinyomtatni, és rávezetni, hogy egy elektronikus számla papír alapú másolatáról van szó, az eredeti, elektronikus példányt pedig az archiválásra vonatkozó szabályok szerint megőrizni.

Kibocsátás időpontja

Fontos tisztázni, hogy mikor minősül egy elektronikus számla kibocsátottnak. Kibocsátásnak az minősül, ha a kibocsátó a számlát úgy bocsátotta rendelkezésre, hogy azt a beszerző/igénybevevő fél megkaphassa. Ez azt jelenti, hogy amikor például egy szerveren történik a számla elhelyezése, nem szükséges annak lekövetése, hogy a befogadó fél ténylegesen le is töltötte-e a számlát. Pusztán a tény, hogy a számla letölthető a szerverről, és erről a befogadó értesítést kapott, megalapozza a kibocsátottságot, és vélelmezi azt is, hogy a számla a befogadó személyes rendelkezésére áll. Ennek különösen olyan esetekben van jelentősége, amikor az áfa törvény bármilyen joghatást (például az adóalap utólagos csökkentésének a lehetőségét) attól teszi függővé, hogy a számla a befogadó személyes rendelkezésére álljon.

Írásos beleegyezés

Az áfa törvény továbbra is tartalmaz egy olyan kitételt, hogy az EDI alapú számlázáshoz előzetes írásos megállapodás szükséges a felek között, míg minden más esetben, általánosságban a számlabefogadó beleegyezése elengedhetetlen (kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik, azaz kifejezetten elektronikus számlát ír elő). Változás viszont a korábbiakhoz képest, hogy nem tartalmazza már a törvény az „előzetes” kitételt a beleegyezésnél.

Tekintettel ugyanis arra, hogy a papíralapú és az elektronikus számlákat egyenlően kell kezelni, az elektronikus számlák alkalmazásához a termék beszerzőjének, illetve a szolgáltatás igénybevevőjének beleegyezése hasonlóképpen határozható meg, mint ahogy a papíralapú számla alkalmazását a termék beszerzője, illetve a szolgáltatás igénybevevője elfogadja. Ez történhet írásbeli beleegyezéssel, amely lehet formális vagy nem formális, vagy a kapott számla feldolgozásával vagy kifizetésével történő hallgatólagos hozzájárulással.

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy valójában a hallgatólagos beleegyezés is megfelelő. Azaz abban az esetben, ha a számlakibocsátó elektronikus úton küldi meg a számláját, és a számlabefogadó azt elfogadja (nem emel ellene kifejezetten kifogást, vagy ráutaló magatartást tanúsít, például kifizeti), megvan a beleegyezés, és megvalósul az elektronikus számlázás, előzetes és/vagy írásos beleegyezés nélkül.

A végére a legfontosabbak…

Látható tehát, hogy a legtöbb gyakorlati probléma könnyedén megoldható, nem állhat az elektronikus számlázás bevezetésének útjába. Ugyanakkor fontos hangsúlyozni: az e-számlázás bevetetése gondos mérlegelést, alapos előkészítést és előzetes tesztelést igényel annak érdekében, hogy minden társaság megtalálja a számára legmegfelelőbb, egyénre szabott megoldást.

* * *

Amennyiben részletesebben is érdekelnek az e-számlázás bevezetésével és működtetésével kapcsolatos gyakori kérdések, tapasztalatok, buktatók, akkor jelentkezz még a mai napon kedvezményesen az Elektronikus számlázás a gyakorlatban címmel 2017. szeptember 18-án a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében tartandó előadásomra, ahol személyesen is megvitathatjuk felmerülő kérdéseidet!